項目溝通計劃編制方法(項目溝通管理的計劃編制)
1.項目溝通管理的計劃編制
項目溝通計劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項目干系人都必須準備該項目“語(yǔ)言”進(jìn)行溝通。并且要明白：每個(gè)項目干系人所參與的溝通將會(huì )如何影響到項目的整體。誰(shuí)需要何種信息、何時(shí)需要以及相應如何將其交到他們手中就好通過(guò)溝通方式和手段。因而溝通計劃對于項目的成功很重要。
溝通計劃的依據包括：溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設三個(gè)方面。
確認項目溝通要求的信息一般包括：項目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系；該項目設計技術(shù)知識；項目本身的特點(diǎn)決定的信息特點(diǎn)；與項目組織外部的聯(lián)系等等。
溝通技術(shù)：根據溝通的嚴肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據溝通的工具分為書(shū)面溝通和口頭溝通等等。
選用何種溝通技術(shù)以到達迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預期的項目環(huán)境；制約因素和假設。
溝通計劃的結果有項目利益相關(guān)者的分析結果和溝通管理計劃。分析確定項目的利益。 就我個(gè)人而言，我認為編制計劃的成員是非常重要的。好的溝通計劃具有可行性。考慮問(wèn)題的影響因素是否全面和解決問(wèn)題的方法是否可行決定了計劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗豐富的團隊是最明智的選擇。計劃需經(jīng)過(guò)各部門(mén)經(jīng)理的認可，方可公布。是執行和控制的有力保證。
2.項目溝通管理的計劃編制
項目溝通計劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項目干系人都必須準備該項目“語(yǔ)言”進(jìn)行溝通。并且要明白：每個(gè)項目干系人所參與的溝通將會(huì )如何影響到項目的整體。誰(shuí)需要何種信息、何時(shí)需要以及相應如何將其交到他們手中就好通過(guò)溝通方式和手段。因而溝通計劃對于項目的成功很重要。
溝通計劃的依據包括：溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設三個(gè)方面。
確認項目溝通要求的信息一般包括：項目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系；該項目設計技術(shù)知識；項目本身的特點(diǎn)決定的信息特點(diǎn)；與項目組織外部的聯(lián)系等等。
溝通技術(shù)：根據溝通的嚴肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據溝通的工具分為書(shū)面溝通和口頭溝通等等。
選用何種溝通技術(shù)以到達迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預期的項目環(huán)境；制約因素和假設。
溝通計劃的結果有項目利益相關(guān)者的分析結果和溝通管理計劃。分析確定項目的利益。 就我個(gè)人而言，我認為編制計劃的成員是非常重要的。好的溝通計劃具有可行性。考慮問(wèn)題的影響因素是否全面和解決問(wèn)題的方法是否可行決定了計劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗豐富的團隊是最明智的選擇。計劃需經(jīng)過(guò)各部門(mén)經(jīng)理的認可，方可公布。是執行和控制的有力保證。
3.項目管理中的溝通方法有哪些
項目過(guò)程中當有決策定下來(lái)以后，不管是團隊內部還是和客戶(hù)之間，一定要書(shū)面記下來(lái)。項目過(guò)程中有無(wú)數微小細節要決定，不記下來(lái)，可能今天說(shuō)明白了明天就忘了。
永遠不要想當然的認為：總有人會(huì )來(lái)記錄和分發(fā)這些決定，自己動(dòng)手！其實(shí)通常一個(gè)簡(jiǎn)單的電子郵件就夠了，而且有一個(gè)文檔線(xiàn)索就可以證明寶貴的重要細節。日事清是專(zhuān)業(yè)的工作計劃、工作日志軟件，方便您的團隊加強團隊協(xié)作，優(yōu)化項目管理流程，提升工作效率，獨創(chuàng )的工作日志一鍵生成輕松完成一天工作！
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項目經(jīng)理的溝通原則是簡(jiǎn)明準確。團隊成員都很忙，他們看郵件只會(huì )去關(guān)注關(guān)鍵內容：什么事兒？ 和我有關(guān)嗎？ 我要做什么？ 什么時(shí)候？簡(jiǎn)潔語(yǔ)言覆蓋稱(chēng)述內容，而不要長(cháng)篇大論。總是抓住要點(diǎn)，基于要解釋的問(wèn)題提供必要的背景資料。
溝通是項目經(jīng)理最重要的技能之一，也是項目能否成功的關(guān)鍵所在。妥善運用溝通會(huì )使項目事半功倍
4.項目溝通計劃的溝通方式
在項目溝通中，不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項目溝通計劃過(guò)程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個(gè)方面：
溝通需求的緊迫程度；
溝通方式方法的有效性；
項目相關(guān)人員的能力和習慣；
項目本身的規模。
5.項目溝通管理計劃有哪些
對于大多數項目，溝通計劃的大部分工作作為項目前期階段的一部分來(lái)完成。
然而本過(guò)程的結果在項目進(jìn)行中應時(shí)常被復查和修訂（如有需要）以確保持續的應用性。 溝通計劃常常與組織計劃緊密聯(lián)系在一起，因為項目的組織結構對項目溝通要求有重大影響。
溝通計劃輸入（inputs to communication planning） 1。 溝通要求。
溝通要求是項目涉及人信息需求（information requirements）的總和。需求結合信息類(lèi)型和格式定義。
信息的類(lèi)型和格式在信息的數值分析中必須的。項目資源只有通過(guò)信息個(gè)溝通才能獲得擴展，信息使項目成功，缺乏溝通會(huì )導致失敗。
項目的資源應當花費并且僅能花費在溝通信息上。決定項目溝通通常所需要信息有： 項目組織和項目涉及人責任關(guān)系； 涉及項目的紀律，行政部門(mén)、專(zhuān)業(yè)； 項目所需人員的推算以及應分配的位置； 外部信息需求（例如，同媒體的溝通）。
2。 溝通技巧。
在項目的基本單位之間來(lái)回傳遞信息，所能使用的技術(shù)和方法可能差異很大：從簡(jiǎn)短的談話(huà)到長(cháng)期的會(huì )議；從簡(jiǎn)單的書(shū)面文件到即時(shí)查詢(xún)的在線(xiàn)的進(jìn)度表和數據庫。可能影響項目溝通的技術(shù)因素有： 信息需求的即時(shí)性--項目的成功是取決于即時(shí)通知頻繁更新的信息，還是通過(guò)定期發(fā)行的報告已足夠？ 技術(shù)的有效性（the availability of technology）--已到位的系統運行良好嗎？還是系統要作一些變動(dòng)？ 預期的項目人員配置--計劃中的溝通系統是否同項目參與方的經(jīng)驗和知識相兼容？還是需要大量的培訓和學(xué)習？ 項目工期的長(cháng)短（the length of project）--現有技術(shù)在項目結束前是否已經(jīng)變化以至于必須采用更新的技術(shù)？ 制約因素。
制約因素是限制項目管理小組作出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購項目資源，那么處理合同的信息就需要更多考慮。
當項目按照合同執行時(shí)，特定的合同條款也會(huì )影響溝通計劃。 假設因素。
對計劃中的目的來(lái)說(shuō)，假設因素是被認為真實(shí)的確定的因素。假設通常包含一定程度的風(fēng)險。
他們可在本處確定，或者他們也可是風(fēng)險識別過(guò)程的輸出。 溝通計劃的工具和方法（tools and techniques for communication planning） 項目涉及人分析（stakeholder analysis）。
為了對項目涉及人的信息需求和信息資源形成一種系統的和符合邏輯的觀(guān)點(diǎn)以滿(mǎn)足需求，應對多種多樣項目涉及人的信息需求加以分析。 此種分析應考慮那些適合于項目且能提供所需要信息的方法和技術(shù)。
應注意避免在不需要的信息和不適合的技術(shù)上浪費資源。 溝通計劃的輸出 溝通管理計劃（communications management plan）。
溝通管理計劃是一個(gè)文件，它提供： 收集和歸檔的結構（a collection and filing structure），詳細規定用來(lái)收集和貯存各類(lèi)信息的方法。 采用的過(guò)程應涵蓋對以前已公布材料更新和糾正收集和發(fā)送。
發(fā)送結構。
6.項目管理的溝通管理計劃內容具體有哪些
溝通管理計劃是項目管理計劃的組成部分，描述將如何對項目溝通進(jìn)行規劃，結構化和監控。該計劃包括如下信息：
(1)干系人的溝通需求；
(2)需要溝通的信息，包括語(yǔ)言、格式、內容、詳細程度；
(3)發(fā)布信息的原因；
(4)發(fā)布信息及告知收悉或做回應的時(shí)限和頻率；
(5)負責溝通相關(guān)信息的人員；
(6)將要接收信息的個(gè)人或小組；
(7)傳遞信息的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件等；
(8)為溝通活動(dòng)分配的資源，包括時(shí)間和預算；
(9)問(wèn)題升級程序，用于規定下層員工無(wú)法解決問(wèn)題時(shí)的上報時(shí)限和上報路徑；
(10)隨項目進(jìn)展，對溝通管理計劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法；
(11)通用術(shù)語(yǔ)表；
(12)項目信息流向圖、工作流程、報告清單，會(huì )議計劃等；
(13)溝通制約因素，通常來(lái)自特定的法律法規、技術(shù)要求和組織政策等；
(14)溝通管理計劃中還可包括關(guān)于項目狀態(tài)會(huì )議、項目團隊會(huì )議、網(wǎng)絡(luò )會(huì )議和電子郵件信息等的指南和模板。溝通管理計劃中也應包含對項目所用網(wǎng)站和項目管理軟件的使用說(shuō)明。
7.項目的溝通包括哪些內容
項目中溝通對象主要為項目干系人，不同干系人需要的信息可能不同。所以在項目啟動(dòng)時(shí)，就要識別所有的項目干系人，以及不同人的不同信息需求。不同人所得到信息拿出來(lái)共享交流。
溝通對象、需要的信息、信息發(fā)布頻率等都要確定好，執行溝通計劃。看上去很簡(jiǎn)單，每個(gè)項目都可以依此模式套用，但實(shí)際上很多項目在執行中都會(huì )出現溝通問(wèn)題。
計劃要分長(cháng)期計劃，中期計劃，短期計劃。
各期計劃分清：主次、緊急與否之分，只有正確區分，才能一 步一步展開(kāi)工作計劃
項目溝通管理的方法
1、方法
1）正式溝通與非正式溝通
(1)正式溝通是通過(guò)項目組織明文規定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式。它的優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，有較強的約束力。缺點(diǎn)是溝通速度慢。
(2)非正式溝通指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流。這種溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通方便，溝通速度快，且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點(diǎn)是容易失真。
2）上行溝通、下行溝通和平行溝通
(1)上行溝通。上行溝通是指下級的意見(jiàn)向上級反映，即自下而上的溝通。
(2)下行溝通。下行溝通是指領(lǐng)導者對員工進(jìn)行的自上而下的信息溝通。
(3)平行溝通。平行溝通是指組織中各平行部門(mén)之間的信息交流。在項目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)常可以看到各部門(mén)之間發(fā)生矛盾和沖突，除其他因素外，部門(mén)之間互不通氣是重要原因之一。保證平行部門(mén)之間溝通渠道暢通，是減少部門(mén)之間沖突的一項重要措施。
3）單向溝通與雙向溝通
(1)單向溝通。單向溝通是指發(fā)送者和接受者兩者之間的地位不變（單向傳遞），一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息方式。這種方式信息傳遞速度快，但準確性較差，有時(shí)還容易使接受者產(chǎn)生抗拒心理。
(2) 雙向溝通。雙向溝通中，發(fā)送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對接受者，信息發(fā)出以后還需及時(shí)聽(tīng)取反饋意見(jiàn)，必要時(shí)雙方可進(jìn)行多次重復商談，直到雙方共同明確和滿(mǎn)意為止，如交談、協(xié)商等。其優(yōu)點(diǎn)是溝通信息準確性較高，接受者有反饋意見(jiàn)的機會(huì )，產(chǎn)生平等感和參與感，增加自信心和責任心，有助于建立雙方的感情。
4）書(shū)面溝通和口頭溝通
5）言語(yǔ)溝通和體語(yǔ)溝通
在項目環(huán)境下，項目經(jīng)理很可能花費90%或更多的個(gè)人時(shí)間來(lái)溝通，典型的職能包括：提供項目指導、決策、授予工作、指導行動(dòng)、報告、參加會(huì )議、綜合項目管理、市場(chǎng)與營(yíng)銷(xiāo)、公共關(guān)系、備忘錄/信件、記錄管理、合同文件管理等等。
項目經(jīng)理在進(jìn)行溝通管理時(shí)，他主要所做的溝通管理工作是：確定溝通計劃、明確溝通依據、檢驗溝通結果。
1、溝通計劃
(1)與誰(shuí)溝通？
(2)為什么溝通？動(dòng)機是什么？
(3)確定和明確需要溝通的是什么信息？
(4)選擇最佳時(shí)間。
(5)使用接受者能理解的語(yǔ)言。
(6)選擇溝通地點(diǎn)。
2、溝通依據
(1)溝通要求。溝通要求是項目參加者信息要求的總和。
(2)溝通技術(shù)。它包括根據溝通的嚴肅性程度所分的正式溝通和非正式溝通；根據溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據溝通的工具分為書(shū)面溝通和口頭溝通等等。
(3)制約因素和假設
3、溝通結果
(1)分析確定項目的厲害關(guān)系者。確定他們的需要和期望是什么后對這些期望進(jìn)行管理和施加影響，確保項目獲得成功。
(2)制訂溝通管理計劃。
(3)說(shuō)明待分發(fā)信息的形式、內容、詳細程度和要采用的符號規定與定義。
(4)訂出信息發(fā)生的日程表。
(5)制訂隨著(zhù)項目的進(jìn)展而對溝通計劃更新和細化的方法。
8.溝通管理計劃的主要內容有哪些
溝通管理計劃是項目管理計劃的組成部分，描述將如何規劃，結構化、執行與監督項目溝通， 以提高溝通的有效性。主要內容包括以下方面：
1、干系人的溝通需求；
2、需要溝通的信息，包括語(yǔ)言、內容、格式、詳細程度；
3、發(fā)布相關(guān)信息的原因；
4、發(fā)布所需信息的時(shí)限和頻率；
5、負責溝通相關(guān)信息的人員；
6、有權發(fā)布機密信息的人員；
7、將要接收信息的個(gè)人或小組；
8、傳遞信息的技術(shù)和方法，如備忘錄、電子郵件等；
9、為溝通活動(dòng)分配的資源，如時(shí)間和預算；
10、問(wèn)題升級流程，用于規定問(wèn)題上報時(shí)限和上報路徑；
11、隨項目進(jìn)展對溝通規劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法；
12、通用術(shù)語(yǔ)表；
13、信息流向圖、工作流程、報告清單、會(huì )議計劃等；
14、溝通制約因素；
15、項目狀態(tài)會(huì )議、項目團隊會(huì )議等的指南和模板。
