輸入方法有哪些(財務(wù)軟件輸入憑證的五大技巧是什么?)
1.財務(wù)軟件輸入憑證的五大技巧是什么?
1。
摘要輸入 會(huì )計憑證摘要多為中文，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會(huì )受到影響，提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要，可點(diǎn)擊【增加】按鈕，新增一條常用摘要，錄入常用摘要編碼（用以標識某常用摘要。
在制單中錄入摘要時(shí)，用戶(hù)只要在摘要區輸入該常用摘要的編碼，系統即自動(dòng)調入該摘要正文和相關(guān)科目）、常用摘要正文內容（結合本單位的實(shí)際情況，輸入常用摘要的正文）、相關(guān)科目（如果某條常用摘要對應某科目，則可以在此輸入，在調用常用摘要的同時(shí)，也將被一同調入，以提高錄入速度），這些信息可任意設定并在調用后可以修改補充。 那么在填制憑證時(shí)，在調用常用摘要的同時(shí)，自動(dòng)調入相關(guān)科目，提高憑證錄入效率。
其次增加常用摘要，只需選擇某條常用摘要，點(diǎn)擊【選入】按鈕即可以調用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。
2。科目代碼輸入 會(huì )計軟件中的科目代碼是為提高會(huì )計軟件的運算速度和精度而設計的。
輸入記賬憑證時(shí)只需輸入科目代碼，操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶(hù)輸入確定的科目代碼，而用戶(hù)對會(huì )計科目較熟悉，對科目代碼卻不一定能記得準確，如果用戶(hù)輸入了未經(jīng)定義的科目代碼，軟件系統將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶(hù)輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。
如果科目數量較多，人工逐頁(yè)查找也很費事。事實(shí)上，許多會(huì )計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會(huì )計人員記不準確的科目多為明細科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸入此類(lèi)科目時(shí)，干脆只輸入到其上級科目的代碼，由于系統只能接受最明細的科目，此時(shí)將打開(kāi)科目代碼表，并指向剛輸入的上級科目，所要查找的明細科目應就在附近，省去多余的翻頁(yè)查找操作。
還有一個(gè)更為簡(jiǎn)捷的方法，是在科目設置時(shí)的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼，比如“工商銀行”明細科目可以設置成為“gh”代碼，那么你輸入“工商銀行”明細科目時(shí)可以輸入 “gh”代碼。 3。
金額輸入 按照會(huì )計制度的有關(guān)規定，記賬憑證可以一借多貸，多借一貸，在輸入完多借或多貸的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的麻煩，有些商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。 4。
常用憑證 在單位里，會(huì )計業(yè)務(wù)都有其規范性，因而在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來(lái)，在填制會(huì )計憑證時(shí)可隨時(shí)調用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證，點(diǎn)擊【增加】按鈕，新增一張常用憑證，輸入編號，編號是調用常用憑證的依據，所以必須唯一。
必須選擇憑證類(lèi)別，方便以后參照調用常用憑證時(shí)，只顯示該憑證類(lèi)別范圍內的常用憑證。另外如何調用常用憑證也很重要，調用方法一：在制單時(shí)單擊 “編輯”菜單下的“調用常用憑證”，根據提示輸入常用憑證的編號，即可調出該常用憑證。
若調出的常用憑證與當時(shí)處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息，則可直接將其修改成所需的憑證。 調用方法二：在制單時(shí)單擊“編輯”菜單下的“調用常用憑證”，在輸入常用憑證的編號處按【f2】 鍵，屏幕顯示常用憑證定義窗，將光標移到要調用的常用憑證，點(diǎn)【選入】按鈕或按[f3] 鍵，可選入要調用的常用憑證。
5。編制會(huì )計分錄中的技巧 （1）會(huì )計分錄盡可能細。
記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料，所有賬簿都是根據記賬憑證的分錄來(lái)登記的，分錄越詳細，賬簿也越詳細。為日后查賬方便、快捷，在編制記賬憑證時(shí)，應盡可能詳細，甚至可以每張原始憑證編制成一條分錄，摘要也應詳細說(shuō)明。
不過(guò)這樣會(huì )使記賬憑證的輸入量加大，但為日后用賬考慮，這樣做還是值得的。 （2）沖減收入或費用以紅字或負數反映。
在輸入收入和費用類(lèi)科目的記賬憑證時(shí)，如果發(fā)生額的方向與該類(lèi)科目余額方向相反，如沖減收入或費用，應將金額以紅字或負數方式輸入到與該類(lèi)科目的余額相同的方向，收入類(lèi)為貸方，費用類(lèi)為借方。這樣做的目的是為編制報表公式簡(jiǎn)捷，有些報表需要取某一會(huì )計期間某些科目的發(fā)生額，如損益表，損益類(lèi)科目期末結轉后沒(méi)有余額，必須用科目的發(fā)生額填報。
如果沖減費用金額記入貸方，報表所需的期間借方發(fā)生額就不正確，還應扣除沖減的費用，如取借貸方發(fā)生額的差，由于貸方發(fā)生額中包括期末結轉金額，差為0，由計算機識別自動(dòng)匯總沖減的費用比較困難，不如在編制會(huì )計分錄時(shí)以紅字或負數反映沖減的費用和收入。 。
2.會(huì )計科目的編碼方法
會(huì )計科目編碼的通用原則
萬(wàn)變不離其宗，與其它財務(wù)管理軟件相同，用Excel實(shí)現的財務(wù)管理也需要對會(huì )計科目進(jìn)行編碼，并遵循同樣的編碼原則：一方面要能夠起到區分會(huì )計科目的作用；另一方面，要便于會(huì )計人員的識別與計算機的輸入。
一級會(huì )計科目的編號一般采用四位純數字表示，其中：第一位數字（即千位）表示會(huì )計科目的類(lèi)別，其中1表示資產(chǎn)類(lèi)，2表示負債類(lèi)，3表示所有者權益類(lèi)，4表示成本類(lèi)，5為損益類(lèi)；第二位數字（即百位）可以劃分大類(lèi)下面小類(lèi)；剩余兩碼為流水號。為便于會(huì )計科目的增減，一般情況下，編碼要考慮到未來(lái)的擴展性，在編碼間，留有一定的間隔。
二級會(huì )計科目一般采用六位編碼，其中前四位為一級科目的代碼，后兩位為流水號。如：銀行存款（編碼為1002）下根據銀行的不同，設置多個(gè)二級別科目，諸如“中國建設銀行”、“中國工商銀行”、“中國農業(yè)銀行”等等，則可分別編碼為：
100201中國建設銀行
100202中國工商銀行
100203中國農業(yè)銀行
一般情況下，二級科目都是根據企業(yè)的需要來(lái)設置。但無(wú)論一級科目、二級科目如何設置，其前提都必須要保證編碼的唯一性。因此，為了確保會(huì )計科目的唯一，數據保存時(shí)的檢驗動(dòng)作必不可少。
3.根據代碼的種類(lèi),敘述會(huì )計科目代碼設計方法與步驟
一、代碼及其作用
1、定義
代碼（Code）是人為確定的代表客觀(guān)事物（實(shí)體）名稱(chēng)、屬性或狀態(tài)的符號或者是這些符號的組合。
2、作用
在系統開(kāi)發(fā)過(guò)程中設計代碼作用是：
唯一化。在現實(shí)世界中有很多東西如果我們不加標識是無(wú)法區分的，這時(shí)機器處理就十分困難。所以能否將原來(lái)不能確定的東西，唯一地加以標識是編制代碼的首要任務(wù)。
舉例。最簡(jiǎn)單、最常見(jiàn)的例子就是職工編號。在人事檔案管理中我們不難發(fā)現，人的姓名不管在一個(gè)多么小的單位里都很難避免重名。為了避免二義性，唯一地標識每一個(gè)人，因此編制了職工代碼。
規范化。唯一化雖是代碼設計的首要任務(wù)。但如果我們僅僅為了唯一化來(lái)編制代碼，那么代碼編出來(lái)后可能是雜亂無(wú)章的，使人無(wú)法辨認，而且使用起來(lái)也不方便。所以我們在唯一化的前提下還要強調編碼的規范化。
舉例。財政部關(guān)于會(huì )計科目編碼的規定，以“1”開(kāi)頭的表示資產(chǎn)類(lèi)科目；以“2”表示負債類(lèi)科目；“3”表示權益類(lèi)科目；“4”表示成本類(lèi)科目等。
系統化。系統所用代碼應盡量標準化。在實(shí)際工作中，一般企業(yè)所用大部分編碼都有國家或行業(yè)標準。
舉例。在產(chǎn)成品和商品中各行業(yè)都有其標準分類(lèi)方法，所有企業(yè)必須執行。另外一些需要企業(yè)自行編碼的內容，例如生產(chǎn)任務(wù)碼、生產(chǎn)工藝碼、零部件碼等，都應該參照其它標準化分類(lèi)和編碼的形式來(lái)進(jìn)行。
二、代碼設計的原則
一個(gè)良好的設計既要保證處理問(wèn)題的需要，又要保證科學(xué)管理的需要。在實(shí)際分類(lèi)時(shí)必須遵循如下幾點(diǎn)：
1、必須保證有足夠的容量，要足以包括規定范圍內的所有對象。如果容量不夠，不便于今后變化和擴充，隨著(zhù)環(huán)境的變化這種分類(lèi)很快就失去了生命力。
2、按屬性系統化。分類(lèi)不能是無(wú)原則的，必須遵循一定的規律。根據實(shí)際情況并結合具體管理的要求來(lái)劃分是我們分類(lèi)的基本方法。分類(lèi)應按照處理對象的各種具體屬性系統地進(jìn)行。如在線(xiàn)分類(lèi)方法中，哪一層次是按照什么屬性來(lái)分類(lèi)，哪一層次是標識一個(gè)什么類(lèi)型的對象集合等都必須系統地進(jìn)行，只有這樣的分類(lèi)才比較容易建立，比較容易為別人所接受。
3、分類(lèi)要有一定的柔性，不至于在出現變更時(shí)破壞分類(lèi)的結構。所謂柔性是指在一定情況下分類(lèi)結構對于增設或變更處理對象的可容納程度。柔性好的系統在一般的情況下增加分類(lèi)不會(huì )破壞其結構。但是柔性往往還會(huì )帶來(lái)別的一些問(wèn)題，如冗余度大等，這都是設計分類(lèi)時(shí)必須考慮的問(wèn)題。
4、注意本分類(lèi)系統與外系統、已有系統的協(xié)調。任何一項工作都是從原有的基礎上發(fā)展起來(lái)的，故分類(lèi)時(shí)一定要注意新老分類(lèi)的協(xié)調性，以便于系統的聯(lián)系、移植、協(xié)作以及新老系統的平穩過(guò)渡。
如何利用國際標準、國家標準、部頒標準、行業(yè)標準？
三、代碼的設計方法
目前最常用的分類(lèi)方法概括起來(lái)有兩種，一種是線(xiàn)分類(lèi)方法，一種是面分類(lèi)方法，在實(shí)際應用中根據具體情況各有其不同的用途。
1、線(xiàn)分類(lèi)方法
線(xiàn)分類(lèi)方法是目前用得最多的一種方法，尤其是在手工處理的情況下它幾乎成了唯一的方法。
線(xiàn)分類(lèi)方法的主要出發(fā)點(diǎn)是：首先給定母項，母項下分若干子項，由對象的母項分大集合，由大集合確定小集合……，最后落實(shí)到具體對象。
線(xiàn)分類(lèi)劃分時(shí)要掌握兩個(gè)原則：唯一性和不交叉性。
線(xiàn)分類(lèi)法的特點(diǎn)：
結構清晰，容易識別和記憶，容易進(jìn)行有規律的查找。
與傳統方法相似，對手工系統有較好的適應性。
主要缺點(diǎn)是結構不靈活，柔性較差。
