上行文報告格式
上行文報告格式
上行文報告格式
上行文亦即向國務(wù)院報送的請示或報告。其文頭在眉首區要留出供國務(wù)院領(lǐng)導批示簽署意見(jiàn)的空白區，因此眉首區比一般公文為大。這種格式要求在一般公文格式的眉首區整體往下移55mm，以保證發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)與版心上邊沿距離80mm。
由于上行文要由行文機關(guān)負責人簽名，簽名位置與發(fā)文字號在同一水平線(xiàn)上，為此發(fā)文機關(guān)的字號就不能放在正中位置，應左移至版心左邊緣空一個(gè)字位置標識。負責人及其簽名在版心右邊緣空一個(gè)字位置標識。簽發(fā)人姓名應用3#楷體。簽發(fā)人與簽發(fā)人姓名之間用冒號分隔。如上行文或下行文中有幾個(gè)單位聯(lián)合行文，則其格式與上、下行文格式相同，同是在發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)欄應把多個(gè)機關(guān)名稱(chēng)順序列上，后加文件二字，居中擺放。如聯(lián)合行文單位過(guò)多，則要注意保證第一頁(yè)有正文，如保證不了就只好縮小發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)的字號。在聯(lián)合行文時(shí)主辦機關(guān)應列在第一位。單位領(lǐng)導人簽名在聯(lián)合行文時(shí)與機關(guān)名稱(chēng)排列一致。這時(shí)紅色反線(xiàn)下移。
多個(gè)單位聯(lián)合行文，其發(fā)文字號只有一個(gè)，也就是主辦單位的發(fā)文字號。
下行文聯(lián)合行文不需標識簽發(fā)人和簽發(fā)人姓名，因此其發(fā)文字號應列在中間。
主體區
包括公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)蓋章、成文日期、附注等欄目。
公文標題
標識在紅色反線(xiàn)下空二行字的位置居中對稱(chēng)標識。如標題字數太多可分一行、二行、或三行標識。采用字體字號為2號小標宋體。
標題標識一般要包括三要素，即發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由、文種三部份內容。其中，發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)除“請示”文種需嚴格標識外，其他文種有時(shí)可省略。發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)標識時(shí)要用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。事由應把公文的主題內容高度概括成簡(jiǎn)明扼要的一段話(huà)，說(shuō)明全文要點(diǎn)。文種則按新《辦法》規定的13種文件選用標識。
標識標題時(shí)除要注意美觀(guān)、對稱(chēng)外，還要注意標題中的用詞和引用書(shū)名、人名、數字等不要分離。標題中除引用書(shū)名號或政治術(shù)語(yǔ)要加引號外，一般不用標注標點(diǎn)符號。
主送機關(guān)
也就是受文辦理機關(guān)。要標識機關(guān)的全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。主送機關(guān)標識在標題下空一行字位置，左側頂格標識，后加冒號。如碰到主送機關(guān)太多，則要注意必須保證首頁(yè)有正文。在這種情況下其主送機關(guān)可在此欄標幾個(gè)，后加括弧說(shuō)明其余主送見(jiàn)版記，然后將其余主送機關(guān)放置于版記處，“抄送”上一行標識。
正文在主送機關(guān)下一行字左側空二個(gè)字標識。正文要求文字簡(jiǎn)練、明了，用詞正確、概括，每自然段開(kāi)始左側空二個(gè)字書(shū)寫(xiě)。
正文中數字要用阿拉伯數字標識，計量單位全采用公制計量單位。但在標識詞語(yǔ)中的序數詞時(shí)，其數字標識仍采用中文大寫(xiě)。如“七上八下”、“五顏六色”等詞。
印章
公文生效標識。但用印時(shí)要注意防偽。除油墨防偽外，印章蓋章位置很重要，要求印章與正文之間不允許再加內容，因此控制印章與正文間3～5mm內蓋章。由于這位置比較難掌握，則可控制在正文下一行字距范圍內蓋章。這樣正文下也不好加文字內容了，保證了防偽。另外要求印章必須蓋在成文時(shí)間上即印章應壓成文年月日幾個(gè)字上，防止空白印章。
成文時(shí)間
指公文被領(lǐng)導批準發(fā)布的時(shí)間。其年、月、日的標識，在國家行政機關(guān)公文中要標識為中文大寫(xiě)即“二○○一年十一月二十一日”，不能稱(chēng)為“2001年11月21日”。這是一個(gè)特殊要求。一般公文的年、月、日標識位置在圖文右側距右側空4個(gè)字的位置標識。
如遇到二個(gè)單位行文時(shí)，年、月、日標識則為左、右側距版線(xiàn)均空7個(gè)字，居中標識××××年××月×××日。如碰到多個(gè)單位聯(lián)合行文時(shí)則年、月、日標識應在右側距右側版線(xiàn)空二個(gè)字標識。印章不壓年、月、日，印章與年、月、日間空一行字距標識。
附件
公文如有附件，應在正文下空一行左側距版線(xiàn)空二個(gè)字標識“附件”后加冒號，冒號后標識附件內容。附件名稱(chēng)標識不加標點(diǎn)符號。如附件名稱(chēng)內容很長(cháng)一行標識不下，要四行時(shí)則應在文字下一行位置標識。不在“附件”或序號數下標識。如附件有幾個(gè)，則可在冒號后標識附件順序號和每個(gè)附件的內容，并順序排列。遇到有附件，則印章和成文時(shí)間應放在附件標識的下面。其位置與正文位置相同。
附注
這一欄為在正文內無(wú)法表述的內容，但又需說(shuō)明的事項，在附注欄標識。標識時(shí)加括弧，如“請示”文種中“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話(huà)”則可標為(聯(lián)系人：×××，聯(lián)系電話(huà)：×××××××××)，或(此文限傳達到縣、團級)等。其標識位置在正文成文日期下一行左側距版線(xiàn)空二個(gè)字的位置標識。
版記
其內容包括主題詞、主送、抄送、印發(fā)說(shuō)明等內容。版記一般應放在公文最后一頁(yè)的底部，其位置均在雙數頁(yè)面上。版記一般不編頁(yè)碼。但如遇正文同頁(yè)則可編頁(yè)，不同頁(yè)不編頁(yè)碼。版記中每欄目間用黑色粗實(shí)線(xiàn)分割。
主題詞
用3號黑體字標于版記頂部，左側頂左版線(xiàn)標識，后加冒號。冒號后標主題詞詞組。主題詞詞組間不用標點(diǎn)符號分割，要用空一個(gè)字作間隙。詞組用3號小標宋體字標識。
主送機關(guān)
當正文中主送機關(guān)太多時(shí)移至此標識，其位置在主題詞下一行，標識時(shí)左、右各空一個(gè)字，標“主送”，主送后加冒號。主送機關(guān)名稱(chēng)要標全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。主送機關(guān)之間分隔要用逗號分割。
抄送機關(guān)
標“抄送”
標在主送或主題詞下一行位置，其標識方法與“主送”相同。
印發(fā)說(shuō)明
在“抄送”下一行左、右各空一個(gè)字標識，左標公文承印單位，右標年月日(用阿拉伯數字)。
各單位如要進(jìn)一步標審核人、校對、及印發(fā)份數時(shí)，則可在承印單位下一行標識，但要求標識均勻，對稱(chēng)好看。
取消“此頁(yè)無(wú)正文”標識增強公文防偽性。
過(guò)去往往在公文結束時(shí)碰到所剩頁(yè)面不多無(wú)法加蓋印章和標注年、月、日。這時(shí)只好把印章和成文時(shí)間列入低。為表示有印章和成文時(shí)間這一頁(yè)紙與正文是聯(lián)接的`所以在紙的開(kāi)頭標注(此頁(yè)無(wú)正文)以示說(shuō)明。這次新《辦法》和新的《公文格式》標準則為公文防偽，取消了這一說(shuō)明。并明確規定：蓋印章的一頁(yè)公文上面必須有正文內容。為了解決這一問(wèn)題，新的《公文格式》標準中規定：遇有這個(gè)問(wèn)題時(shí)，可采取調正公文行距和字距的辦法來(lái)解決，也就是說(shuō)遇到這樣情況可視公文內容及其下部空白多少，用改變這一頁(yè)低公文的行距或字距來(lái)達到使印章和成文時(shí)間與公文同處一頁(yè)。
頁(yè)碼
要求用4號半角白體阿拉伯數字標識。其位置在公文版心線(xiàn)下右邊緣(指單頁(yè))線(xiàn)下空7mm，距右版心線(xiàn)空一個(gè)字處標識。雙頁(yè)在版心線(xiàn)左下角距左側版心線(xiàn)空一個(gè)字，距版心線(xiàn)底線(xiàn)7mm處標識。
公文中表格公文中有時(shí)附有表格，則在標識時(shí)要注意：跟正文一致的表格其頁(yè)碼編寫(xiě)與正文相同。如跟正文位置不同，表格是橫排，則此時(shí)應記住：?jiǎn)雾?yè)表頭面向訂口方向，雙頁(yè)表頭面向切口(也稱(chēng)翻口)方向，頁(yè)碼標識與圖表成90°方向扭轉，單頁(yè)標在左下角，雙頁(yè)標在左上角。對大張紙的表格，則不標頁(yè)碼，只標附表名稱(chēng)或“附表1”、“附表2”。如附表放在文件最后則均不編頁(yè)碼，只標“附表1”、“附表2”……。
