合同歸檔(合同歸檔管理)
1.合同歸檔管理
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個(gè)法人單位，不同性質(zhì)和類(lèi)別的合同往往由不同職能部門(mén)擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；從合同成立看，合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立，流程多周期長(zhǎng)。受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給檔案部門(mén)的收集工作帶來(lái)一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā)編研工作的開(kāi)展。
如何解決這一問(wèn)題呢？ 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！倍滥壳皣?guó)內(nèi)慣例，合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)（簽訂方皆為自然人除外） ?？梢?jiàn)，蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。
對(duì)一個(gè)全宗單位而言，較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門(mén)等相關(guān)信息，由合同經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě)，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)（一式三聯(lián)，格式如下） 。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供檔案部門(mén)作為合同審批材料，與合同文本一并歸檔；第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門(mén)，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門(mén)作為專(zhuān)項(xiàng)資料保留。在合同用印階段，文書(shū)部門(mén)（或檔案部門(mén)） 直接在合同審批單編號(hào)，并留下第一聯(lián)備案存查，督促合同經(jīng)辦部門(mén)在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式，并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2.合同歸檔管理辦法
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合同歸檔管理制度
1.目的
為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)公司各類(lèi)合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢，統(tǒng)一歸檔，特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司各類(lèi)合同的管理。
3.職責(zé)
3.1行政人事部是本制度制定及監(jiān)督的責(zé)任部門(mén)；
3.2各部門(mén)是本制度執(zhí)行的責(zé)任部門(mén)。
4.合同分類(lèi)管理
合同分類(lèi)|管理部門(mén)|備注|
（客戶）商務(wù)類(lèi)|行政人事部|存檔文件為原件|
（供應(yīng)商）商務(wù)類(lèi)|行政人事部|
技術(shù)類(lèi)|行政人事部|
（客戶）保密類(lèi)|行政人事|
質(zhì)量類(lèi)|行政人事部|
人事類(lèi)|行政人事部|
其他|行政人事部|
5.合同編號(hào)
6.5.1編號(hào)規(guī)則
HSNE—XXXX—X—XXXX
文件編號(hào)
企業(yè)代碼年份 流水號(hào)
5.2文件編號(hào)
SW|商務(wù)合同|ZL|質(zhì)量協(xié)議|
JS|技術(shù)協(xié)議|BM|保密協(xié)議|
QT|其它|
7.歸檔管理
8.6.1各部門(mén)指定專(zhuān)人進(jìn)行合同歸檔管理，各類(lèi)合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門(mén)將原件送至保管部門(mén)進(jìn)行存檔保管，（如有多余件，合同簽訂部門(mén)自行保管一份）；
6.2原件保管部門(mén)收到合同原件后，對(duì)合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔歸檔管理，同時(shí)發(fā)一份給業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)；
6.3電子歸檔處理完后，對(duì)合同原件進(jìn)行紙檔分類(lèi)保存，并建立查詢目錄；
6.4市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部的各類(lèi)合同（非人事類(lèi)），由銷(xiāo)售管理科統(tǒng)一編號(hào)、保管，電子目錄發(fā)送文件歸檔部門(mén)備份。
3.公司合同存檔辦法
可以按照合同編號(hào)，合同類(lèi)別進(jìn)行存檔。
第三十九條 合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
第四十條 業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由法律顧問(wèn)據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報(bào)。
第四十一條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號(hào)整理，由法律顧問(wèn)確認(rèn)后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。
第四十二條 公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄等納入公司對(duì)員工和部門(mén)的工作成績(jī)考核范圍。
4.合同檔案歸檔期限的界定,交接及整理要求
第一條 為便于企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)和規(guī)范管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所指的企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的記錄。第三條 各級(jí)檔案行政管理部門(mén)依照企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系分別負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。
第四條 企業(yè)文件材料歸檔范圍是： （一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。 （二）本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料。
（三）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料。 （四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。
第五條 企業(yè)下列文件材料可不歸檔： （一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； （二）本企業(yè)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來(lái)信、來(lái)電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； （三）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的不需貫徹執(zhí)行和無(wú)參考價(jià)值的文件材料； （四）所屬和控股企業(yè)報(bào)送的供參閱的一般性簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，其他社會(huì)組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料； （五）其他不需歸檔的文件材料。第六條 凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第七條 企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。第八條 永久保管的企業(yè)管理類(lèi)檔案主要包括： （一）本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料，本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)的構(gòu)成、變更、召開(kāi)會(huì)議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料。
（二）本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買(mǎi)賣(mài)、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對(duì)外投資文件材料；本企業(yè)資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料。 （三）本企業(yè)關(guān)于重要問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對(duì)本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等重要文件材料，本企業(yè)與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料。
（四）本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計(jì)劃和總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。 （五）本企業(yè)機(jī)構(gòu)演變，人力資源管理的重要文件材料；本企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料。
（六）本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的重要文件材料。 （七）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料。
（八）本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料。 （九）本企業(yè)黨群工作的重要文件材料。
（十）新聞媒體對(duì)本企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報(bào)道。 （十一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士等重要來(lái)賓到本企業(yè)檢查、視察、調(diào)研、參觀時(shí)的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報(bào)等重要文件材料；本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)重大活動(dòng)的重要文件材料，本企業(yè)職工參加省級(jí)以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的重要文件材料。
（十二）本企業(yè)直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)報(bào)送的關(guān)于重要問(wèn)題的報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)等文件材料。第九條定期保管的企業(yè)管理類(lèi)檔案主要包括： （一）本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般性文件材料，本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料。
（二）本企業(yè)部門(mén)工作或?qū)ｍ?xiàng)工作規(guī)劃，半年、季度、月份計(jì)劃與總結(jié)等文件材料。 （三）本企業(yè)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告。
（四）本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的一般性文件材料。 （五）本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料。
（六）本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料。 （七）本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料。
（八）本企業(yè)關(guān)于一般性問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位、行業(yè)協(xié)會(huì)制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對(duì)本企業(yè)出具的一般性證明文件，本企業(yè)與其他單位和個(gè)人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料。 （九）直屬單位、所屬和控股企業(yè)。
