第一,會議紀要的注意問題:1、要突出中心。
2 、注意吸收正確意見。3、要條理化、理論化。
4 、要忠于會議的實際內(nèi)容。5 、要認真做好會議記錄,詳盡地占有材料;并且要認真研究會議的精神,以便對材料正確取舍,合理刪減。
6、會議紀要是與會者共同意志的體現(xiàn),落款應(yīng)是全體與會單位,故不寫落款,不加蓋公章,與會者帶回去執(zhí)行就行了。第二,會議紀要的結(jié)構(gòu)形式。
1、標(biāo)題。有兩種格式:一是,會議名稱加紀要,也就是在“紀要”兩個字前寫上會議名稱。
二是,把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來,類似文件標(biāo)題式的。2、開頭。
簡要介紹會議概況,其中包括:會議召開的形勢和背景;會議的指導(dǎo)思想和目的要求;會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者;會議的主要議題或解決什么問題;對會議的評價。3、文號格式。
文號寫在標(biāo)題的正下方,由年份、序號組成,用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出,并用“〔〕”括入,如:〔2004〕67號。辦公會議紀要對文號一般不做必須的要求,但是在辦公例會中一般要有文號,如“第XX期”、“第XX次”,寫在標(biāo)題的正下方。
4、制文時間。會議紀要的時間可以寫在標(biāo)題的下方,也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面,要用漢字寫明“年、月、日”,如“二〇〇二年八月十六日”。
5、正文。它是紀要的主體部分,是對會議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進行具體的綜合和闡述。
要從會議的客觀實際出發(fā),從會議的具體內(nèi)容出發(fā),抓中心,抓要點。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作;所謂要點,就是會議主要內(nèi)容。
要對此進行條理化的紀要;會議紀要是以整個會議的名義表述的,因此,必須概括會議的共同決定,反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題,則需要分別論述并寫明分歧之所在;要掌握并運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進行概括與總結(jié)。
它是貫穿在紀要始終的一條紅線;為了敘述方便,眉目清楚,常用“會議認為”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“與會人員一致表示”等詞語,做為段落的開頭語。也有用在段中的,仍起強調(diào)的作用;屬于介紹性文字,筆者可以靈活自由敘述,但屬于引用性文字,必須忠實于發(fā)言原意,不能篡改,也不可強加于人;小型會議,側(cè)重于綜合會議發(fā)言和討論情況,并要列出決議的事項。
大型會議內(nèi)容較多,正文可以分幾部分來寫。常見的有三種:一是概括敘述式;二是分列標(biāo)題式;三是發(fā)言記錄式。
6、結(jié)尾。一般寫法是提出號召和希望。
但要根據(jù)會議的內(nèi)容和紀要的要求,有的是以會議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號召,要求廣大干部認真貫徹執(zhí)行會議精神,奪取新的勝利;有的是突出強調(diào)貫徹落實會議精神的關(guān)鍵問題,指出核心問題;有的是對會議做出簡要評價,結(jié)合提出希望要求。
一、做好會議記錄的技巧:1、提升自己的書寫速度。
要做會議記錄,首先要有一定的書寫速度,不能人家說了三句話,你才記下來一句話。在平日里多寫東西,有意識地提升自己的書寫速度,久而久之速度就提升起來了。
2、借助錄音筆等工具。在做會議記錄的時候,即使是書寫速度再快的人,也會有疏忽漏寫的情況發(fā)生。
這個時候,我們會議前準備的錄音筆就派上用場了。在會議結(jié)束后,我們就可以根據(jù)錄音填補自己缺失的地方,完善自己的會議記錄。
3、提前了解會議的主要內(nèi)容。在開會以前,可以通過會議通知了解一下會議的大體內(nèi)容,然后在會前就將一些可以寫上的東西寫好,比如時間、地點、參會人等,等正式會議開始,就只需要記錄參會人的觀點了。
4、認真聆聽參會人的觀點。所謂的會議記錄是要記錄參會人的不同觀點,而不是每一句話都要記錄。
所以在進行會議記錄的時候,我們完全可以先聆聽發(fā)言人的話,然后歸納總結(jié)后記錄。5、不要一心二用,左顧右盼。
做會議記錄最忌諱的就是會議過程中開小差,一心二用。一旦自己有一個地方跟不上,那么其他地方就會隨之跟不上,就會嚴重影響會議記錄的完整性。
所以,記錄時要保持高度集中,認真記錄。6、一個沒記完,果斷跳過。
很多人在第一次做會議記錄的時候,都會想著一個一個記好,不想漏掉一個??墒?,在開會期間,總會出現(xiàn)無法跟上步調(diào)的時候,這時候,就要果斷跳過這個地方,直接記錄下一個人的發(fā)言,以免影響后面的整體記錄。
二、在做會議記錄時,要注意以下幾點:1、提前到達會場,記錄會議的組織情況,包括會議的名稱,開會的時間、地點、缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名等。2、準確記錄會議的內(nèi)容。
要寫明發(fā)言人的姓名,發(fā)言的內(nèi)容,包括討論的內(nèi)容、提出的建議、通過的決議等,必要時還要記下表決情況。3、采用速記方式。
把每一位發(fā)言人所講的中心意思概括出來,不要一字一句地記錄。要把重點放在所討論的問題上,把問題的核心點出來,如會議待解決的問題、提出的觀點、問題各個小點解決的方案、問題討論到最后的結(jié)果等。
4、要確保會議記錄的準確性和及時發(fā)出。在會議紀要發(fā)出前,如果遇到不太清楚的地方,最好跟相關(guān)人員確認核實一遍,以免發(fā)出會議記錄后產(chǎn)生異議或錯記。
(1) 事前準備。
為了做好會議記錄,事先應(yīng)了解會議議程,以 便使會議期間的記錄注意各有關(guān)方面的關(guān)系,加速記錄速度。 (2) 真實準確。
這是對會議記錄的根本要求。記錄一定要按 會議進行的情況如實記下來,不能有意增刪發(fā)言內(nèi)容,不能夾雜 記錄者的個人情感。
如果記錄不準確,不能正確反映會議內(nèi)容,就 失去記錄的意義,還會造成工作的損失。一些重要發(fā)言或講話,還 要注意發(fā)言(講話)人的語言、風(fēng)格,會場的情緒氣氛。
會議通 過的決議,記好后應(yīng)該當(dāng)眾宣讀或經(jīng)與會者傳閱,以免有誤。記 錄者記錄一定要精神集中,一絲不茍。
重要會議和人物發(fā)言最好錄音,會后要用聽錄音的辦法校正記錄誤差。 (3) 抓住要點重點。
一般的會議記錄不可能也不必要有話必 錄,記錄者要善于選擇講話、發(fā)言中切題的主要內(nèi)容進行記錄,還 要注意發(fā)言內(nèi)容的線索,重點記錄反映發(fā)言者基本觀點的話,支 持基本觀點的理由,證明觀點的典型材料。
請參照如下資料希望對你有所幫助 一、會議記錄格式 一般會議記錄的格式包括兩部分:一部分是會議的組織情況,要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。
另一部分是會議的內(nèi)容,要求寫明發(fā)言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。
對于發(fā)言的內(nèi)容,一是詳細具體地記錄,盡量記錄原話,主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言。二是摘要性記錄,只記錄會議要點和中心內(nèi)容,多用于一般性會議。
會議結(jié)束,記錄完畢,要另起一行寫"散會"二字,如中途休會,要寫明"休會"字樣。 例文一: 會議名稱 會議時間 會議地點 記錄人 出席與列席會議人員 缺席人員 會議主持人 審閱 簽字 主要議題 發(fā)言記錄: 例文二: **公司辦公會議記錄 時間:一九**年*月*日*時 地點:公司辦公樓五樓大會議室 出席人:*** *** *** *** *** … 缺席人:*** *** *** … 主持人:公司總經(jīng)理 記錄人:辦公室主任劉** 主持人發(fā)言:(略) 與會者發(fā)言:*** … *** … 散會 主持人:***(簽名) 記錄人:***(簽名) (本會議記錄共*頁) 二、會議記錄的基本要求 一、準確寫明會議名稱(要寫全稱),開會時間、地點,會議性質(zhì)。
二、詳細記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實到人數(shù),缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù),記錄者姓名。如果是群眾性大會,只要記參加的對象和總?cè)藬?shù),以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。
如果某些重要的會議,出席對象來自不同單位,應(yīng)設(shè)置簽名簿,請出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。 三、忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。
會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點。其他會議動態(tài),如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲,臨時中斷以及別的重要的會場情況等,也應(yīng)予以記錄。
記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點,即把發(fā)言者講了哪幾個問題,每一個問題的基本觀點與主要事實、結(jié)論,對別人發(fā)言的態(tài)度等,作摘要式的記錄,不必“有聞必錄”。
某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言,需要記下全部內(nèi)容。有錄音機的,可先錄音,會后再整理出全文;沒有錄音條件,應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄;沒有速記人員,可以多配幾個記得快的人擔(dān)任記錄,以便會后互相校對補充。
四、記錄會議的結(jié)果,如會議的決定、決議或表決等情況。 會議記錄要求忠于事實,不能夾雜記錄者的任何個人情感,更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。
會議記錄一般不宜公開發(fā)表,如需發(fā)表,應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。 三、會議記錄的重點 會議記錄應(yīng)該突出的重點有: (1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動; (2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解; (3)權(quán)威人士或代表人物的言論; (4)會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論; (5)會議已議決的或議而未決的事項; (6)對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。
四、會議記錄的寫作技巧 一般說來,有四條:一快、二要、三省、四代。 一快,即記得快。
字要寫得小一些、輕一點,多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢,斜一點寫。
二要,即擇要而記。就記錄一次會議來說,要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想,與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄,就記錄一個人的發(fā)言來說,要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論,論證過程可以不記。
就記一句話來說,要記這句話的中心詞,修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨立成篇。
三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。
省略詞語和句子中的附加成分,比如"但是"只記"但",省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組,句子的后半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會后查補。 四代,即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。
一可用姓代替全名,二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯,等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時,均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。
五、會議記錄與會議紀要的區(qū)別 會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是:第一,性質(zhì)不同:會議記錄是討論發(fā)言的實錄,屬事務(wù)文書。
會議紀要只記要點,是法定行政公文。第二,功能不同:會議記錄一般不公開,無須傳達或傳閱,只作資料存檔;會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱,要求貫徹執(zhí)行。
會議記錄是把會議的基本情況和會上的報告、討論的問題、發(fā)言、決議、決定等內(nèi)容當(dāng)場記錄下來的書面材料。會議記錄通常按照會議名稱來分類,往往以會議召開的時間順序編號入檔。對會議記錄的分類主要是檔案管理的需要。
在會議過程中,由記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來,就形成了會議記錄?!坝洝庇性斢浥c略記之別。略記是記會議大要,會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備,記錄的言論必須詳細完整。 會議記錄將用于存檔,統(tǒng)一的格式和要求有利于會議記錄的保存和閱讀,以及發(fā)揮其作用,使會議記錄檔案更有價值。
記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點,即把發(fā)言者講了哪幾個問題,每一個問題的基本觀點與主要事實、結(jié)論,對別人發(fā)言的態(tài)度等,作摘要式的記錄,不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言,需要記下全部內(nèi)容。
會議記錄是會議內(nèi)容和過程的真實憑證。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會議的實際進程、會議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見 ,不能有所遺漏。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的責(zé)任心 ,以嚴肅認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意 ,重要的意思應(yīng)記原話,不得任意取舍增刪。
會議紀要是一種法定的公務(wù)文書,其撰寫與制作屬于應(yīng)用寫作和公文處理的范疇,必須遵循應(yīng)用寫作的一般規(guī)律,嚴格按照公文制發(fā)處理程序辦事。
1.紀實性。會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實,不能隨意增減和更改內(nèi)容,任何不真實的材料都不得寫進會議紀要。
2.概括性。會議紀要必須精其髓,概其要,以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。
既要反映與會者的一致意見,又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀要,還要有一定的分析說理。
3.條理性。會議紀要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括,使之眉目清晰、條理清楚。
格式 格式內(nèi)容 1、標(biāo)題。由"會議名稱+會議紀要"構(gòu)成。
2、導(dǎo)言。介紹會議召開的基本情況,如時間、地點,參加 人,討論的問題。
3、會議的成果及議定的事項。應(yīng)逐項列出。
[2] 4、希望。
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