文件紙檔管理(電腦文檔管理和紙質(zhì)版文檔管理需要注意些什么?)
1.電腦文檔管理和紙質(zhì)版文檔管理需要注意些什么?
相比于電腦文檔管理，紙質(zhì)版文檔管理需要注意的問(wèn)題比較多。因為紙質(zhì)文件在管理的時(shí)候容易破損，查找時(shí)需要根據文件名、文件類(lèi)型、歸檔時(shí)間等信息在文件柜中一份分地查閱，而且紙質(zhì)資料在查詢(xún)時(shí)步驟繁多，費時(shí)費力，大大降低了工作效率。
所以比較推薦電腦文檔管理，可以借助云脈紙質(zhì)文檔管理系統，不僅可自動(dòng)快速實(shí)現紙質(zhì)文檔電子化，而且在應對大量文檔時(shí)，獨有的文件夾列表還可以對文檔進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的有序管理，獨有的排序模式，可按照個(gè)人習慣進(jìn)行排序，隨心所欲全面掌控文件資源。
2.檔案管理的注意事項包括那些?
檔案管理應注意這幾方面：文件分類(lèi)、文件整理、標簽標明、特殊文件、鑰匙的保管。
1、文件分類(lèi) 公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個(gè)文件時(shí)，需要從所有的文件中一個(gè)一個(gè)的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是進(jìn)行文件分類(lèi)。
2、文件整理 分好類(lèi)別的文件，不要一堆堆的散著(zhù)，日子久了又會(huì )成為一堆亂紙。各個(gè)公司都會(huì )有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類(lèi)別，進(jìn)行逐一裝盒收納。
3、標簽標明 把文件逐一裝好之后， 記得一定要在各個(gè)檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類(lèi)的文件，包括共有幾份，都要做個(gè)簡(jiǎn)單說(shuō)明。 4、特殊文件 每個(gè)公司都會(huì )有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。
需要注意的的是，這一類(lèi)文件，最好多加一把鎖。 5、鑰匙的保管 一般公司的檔案卷柜，都是由專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據公司規定進(jìn)行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著(zhù)責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。
3.檔案管理（電子文檔及書(shū)籍檔案、文件檔案）的意義及注意事項
用檔案管理軟件唄，現在都無(wú)紙化辦公，一體化了
1、檔案信息數字化能夠提供檔案信息方便快捷的服務(wù)方式。
數字化的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )等現代技術(shù)實(shí)現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。
2、檔案信息數字化是對紙制檔案原件實(shí)行有效保護方式。
檔案唯一性、原始性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要必須最大限度的保護檔案，檔案數字化之后，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。
3、檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現。
根據檔案載體形式的不同，我們將錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過(guò)數字轉換，也同樣再現其它載體檔案信息的真實(shí)內容，既加強管理又方便利用。
4、檔案信息數字化為實(shí)現檔案信息資源共享奠定基礎。
在當今信息化和數字化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息數字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，我們現在所做的檔案數字轉化工作除強化自身管理和方便檔案信息的利用外，為今后在國家大環(huán)境下作為科學(xué)技術(shù)檔案信息數據庫并入國家數字檔案聯(lián)網(wǎng)數據庫實(shí)現資源共享做好基礎準備。
5、檔案信息數字化為電子政務(wù)和無(wú)紙辦公的信息接軌創(chuàng )造條件。
隨著(zhù)電子政務(wù)的不斷發(fā)展和技術(shù)成熟，無(wú)紙辦公和電子文檔的普遍應用，這是現代辦公和國際管理發(fā)展的必然趨勢，根據國家對電子文檔的標準統一和進(jìn)一步規范，在法律規定允許范圍內，電子文檔可直接采用數字方式存檔，與早期紙制檔案的數字轉化信息共同組成數字檔案信息庫，便于資源共享。
4.企業(yè)文件檔案如何管理
企業(yè)文件檔案如何管理：首先檔案歸類(lèi)，定期檔案清理。
借鑒互聯(lián)網(wǎng)上的檔案歸類(lèi)交流一下。第一條 管理部門(mén)?1.文書(shū)結案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。
如為 特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文 書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。
第二條 文件點(diǎn)收?文件結案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：?1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門(mén)主管的簽認。
3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門(mén)補辦。4.與本案無(wú)關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門(mén)。
5.有價(jià)證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應送指定保管部門(mén)簽收后 ，文件送歸檔。 第三條 文件整理?點(diǎn)收文件后，應依下列方式整理：?1.中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條 檔案分類(lèi)?1.檔案分類(lèi)應視案件內容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級分類(lèi)。先以部門(mén)別區分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為 若干小類(lèi)。
2.檔案分類(lèi)應力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時(shí)得于第三級之后 另增第四級“細類(lèi)”。
如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級。3.同一“小類(lèi)”（或細類(lèi)）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè) 檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)（或細類(lèi)）之后增設“卷次”編號，以便查考。
4.每一檔夾封面內頁(yè)應設“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下?A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號，B1B2為大類(lèi)號，C1C2為小類(lèi)號。
D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱(chēng)及編號?1.檔案各級分類(lèi)應賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。
2.各級分類(lèi)、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長(cháng)情形而斟酌決定。3.檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應編制“檔案分類(lèi)編號表”，即將所有分類(lèi)各級名 稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4.檔案分類(lèi)各級編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補之用。5.檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號對照表，以免混淆。
第六條 檔號編定?1.案件如系新案，應就“檔案分類(lèi)編號表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類(lèi)者，應先確定其主 要類(lèi)別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左 方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。
第七條 歸檔與檔案清理?1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類(lèi)編號及名稱(chēng)，以便查檔。
?第八條 保存期限?文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規章特定者外，依下列規定辦理：?1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名簿；（3）組織規程及辦事細則；（4）董事會(huì )及 股東會(huì )紀 錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機關(guān)核準文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；（8）工程設 計圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2.10年保存：（1）預算、決算書(shū)類(lèi)；（2）會(huì )計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核 定須保存10年的文書(shū)。
3.5年保存：（1）期滿(mǎn)或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4.1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者。
5.規章由規章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理?1.管檔人員應隨時(shí)拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。
每年年度更換時(shí)， 依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必 要時(shí)向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷(xiāo)毀日期。2.保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應將“ 收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。
第十條 調卷程序?1.各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調閱檔案時(shí)，應填具“調卷單”經(jīng)其部門(mén)主 管（科長(cháng)以上）核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調卷人員。
“。
5.企業(yè)文檔管理需要注意一些什么問(wèn)題
1，文檔的分類(lèi)要清晰。將不同的文檔分成不同的類(lèi)別，放在不同的文件夾之內。便于查找。
2，清晰易懂的文件命名。命名能夠反映文件的內容，便于查詢(xún)。
3，文件版本記錄要清楚。不同時(shí)間、不同時(shí)期的不同版本，要分清。
4，文檔流通記錄要記錄。
5，文檔電子備份。為安全起見(jiàn)，對文檔要進(jìn)行安全掃描備份，防止文件丟失等意外情況。
6，文件管理者的流動(dòng)管理。管理者流動(dòng)，會(huì )造成文件管理的混亂，所以在交接時(shí)一定要交接好。
6.檔案管理員在工作中需注意哪些事項
檔案管理具體的內容要看你所從事的工作是什么性質(zhì)的，每個(gè)單位對于檔案管理員都會(huì )有不同的內容要求.摘了兩篇如下：
A.學(xué)校檔案管理員職責：
1、政策執行；
貫徹執行上級有關(guān)檔案工作方針、政策、指示和規定。
2、檔案保管
負責接收本單位檔案材料歸檔工作，并進(jìn)行分類(lèi)、編目和加工整理。
3、業(yè)務(wù)指導
負責督促、指導各職能部門(mén)立卷、歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。
4、驗收保管
負責各類(lèi)檔案材料的驗收、保管工作。
5、臺帳資料
負責學(xué)校創(chuàng )優(yōu)創(chuàng )先的各類(lèi)評比活動(dòng)的檔案資料提供6、服務(wù)意識
編制檢索工具和參考資料，積極開(kāi)展檔案利用工作，主動(dòng)為全校各項工作服務(wù)
7、業(yè)務(wù)水平
積極參加上級檔案機關(guān)組織的各項業(yè)務(wù)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平
8、安全確保
遵守保密制度，搞好"八防"，確保檔案安全
9、工作安排
及時(shí)刊出一周的工作和活動(dòng)安排，做好校長(cháng)室的臨時(shí)通知
10、臨時(shí)工作
完成學(xué)校安排的臨時(shí)性工作。
B.負責采購信息統計、合同檔案的管理工作。
(1)負責按月、季、年上報采購信息資料。
(2)負責采購信息的采集
(3)負責對公開(kāi)招標信息、中標信息、違規通報、投訴處理信息及按規定應公告的其他信息的公布。
(4)負責中心檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、。檔案管理具體的內容要看你所從事的工作是什么性質(zhì)的，每個(gè)單位對于檔案管理員都會(huì )有不同的內容要求.摘了兩篇如下：
A.學(xué)校檔案管理員職責：
1、政策執行；
貫徹執行上級有關(guān)檔案工作方針、政策、指示和規定。
2、檔案保管
負責接收本單位檔案材料歸檔工作，并進(jìn)行分類(lèi)、編目和加工整理。
3、業(yè)務(wù)指導
負責督促、指導各職能部門(mén)立卷、歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。
4、驗收保管
負責各類(lèi)檔案材料的驗收、保管工作。
5、臺帳資料
負責學(xué)校創(chuàng )優(yōu)創(chuàng )先的各類(lèi)評比活動(dòng)的檔案資料提供6、服務(wù)意識
編制檢索工具和參考資料，積極開(kāi)展檔案利用工作，主動(dòng)為全校各項工作服務(wù)
7、業(yè)務(wù)水平
積極參加上級檔案機關(guān)組織的各項業(yè)務(wù)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平
8、安全確保
遵守保密制度，搞好"八防"，確保檔案安全
9、工作安排
及時(shí)刊出一周的工作和活動(dòng)安排，做好校長(cháng)室的臨時(shí)通知
10、臨時(shí)工作
完成學(xué)校安排的臨時(shí)性工作。
B.負責采購信息統計、合同檔案的管理工作。
(1)負責按月、季、年上報采購信息資料。
(2)負責采購信息的采集
(3)負責對公開(kāi)招標信息、中標信息、違規通報、投訴處理信息及按規定應公告的其他信息的公布。
(4)負責中心檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、編目、立卷、歸檔工作。
(5)對采購檔案做到妥善保管、存放有序、方便查閱，防止毀損、散失和泄密等。
(6)負責保管計算機的磁帶、磁盤(pán)等磁性介質(zhì)檔案和光盤(pán)，并按規定負責查詢(xún)、存放、復制等。
(7)對批準查閱采購檔案的人員要及時(shí)進(jìn)行登記。
(8)負責對中心各部室的檔案工作進(jìn)行審核。
(9)完成領(lǐng)導交辦的其他工作。
檔案要分類(lèi)存放，如：屬采購的，人事檔案的，建設合同等要歸類(lèi)存放還要按時(shí)間順序，內容保密程度，標的的大小等要求存放.存放的時(shí)候除了裝袋外還要在袋上簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)明袋內的內容.并做好檔案的存放登記，以及調閱，移交登記.
