公文除在語言表述上要求體現(xiàn)準(zhǔn)確性、生動性、鮮明性外,在公文中的名稱、數(shù)字、時間表述以及公文中的省略、標(biāo)點(diǎn)符號的使用上,也應(yīng)遵循其特定的規(guī)范要求。
公文寫作是一件讓人十分頭疼的事情,一篇好的文章往往需要花費(fèi)大量的精力去精雕細(xì)琢。俗話說,巧婦難為無米之炊。
心中沒有積累一定的詞語、短句,寫出來的文章常常干巴巴的沒有什么文采,得不到領(lǐng)導(dǎo)的賞識。所以一定要多給自己備一些公文寫作素材庫。
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文中涉及若干人的職務(wù)時,要按有關(guān)規(guī)定正確排列次序,重量、長度計量單位名稱按國家規(guī)定書寫,對有些明文規(guī)定不用的名詞,要使用新的提法。正確使用專用術(shù)語,引用譯名以統(tǒng)一、通用的譯名為準(zhǔn)。
公文中的數(shù)字表述 其一般要求是:表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等,一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字;表示若干萬、若干億等的整數(shù)時,可以“萬”“億”為單位與阿拉伯?dāng)?shù)字并用。名詞、成語、分?jǐn)?shù)中的數(shù)詞,表示序數(shù)的序詞,以及“三四個”“七八十人”等數(shù)字,用漢字;“一年四季”“理由有二”等表述,其中的數(shù)字也用漢字。
引用法規(guī)中的章、節(jié)、條、款時,原來用漢字的套用漢字,原來用阿拉伯?dāng)?shù)字的,用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中的標(biāo)題順序號可依次選用漢字、小寫數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字。
通常情況下,一、二、三、四級標(biāo)題,依次選用漢字小寫數(shù)字、漢字小寫數(shù)字加括號、阿拉伯?dāng)?shù)字、阿拉伯?dāng)?shù)字加括號表述??萍肌⒇敃?、統(tǒng)計類公文及報表等所用數(shù)字,應(yīng)根據(jù)國家規(guī)定和國際通用的方式表述。
寫好公文有什么“竅門”,這是機(jī)關(guān)工作人員常常遇到的問題。
本人認(rèn)為,找“竅門”并非為了偷懶,實(shí)際上這是對做好這一項(xiàng)事的謀略問題,也就是借助他人的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),尋找規(guī)律性的東西,不再毫無頭緒地去從頭盲目探索。寫好公文的“訣竅”,就是結(jié)合自己的實(shí)際工作多學(xué)、多想、多練,即選準(zhǔn)目標(biāo)、勤學(xué)苦練,堅韌不拔、不懈探索,最后由必然王國走入自由王國。
公文該怎樣寫?有些人一寫文章就落入用什么形式,采用什么格式、構(gòu)思什么結(jié)構(gòu)的怪圈,實(shí)際上這是一個誤會。文章應(yīng)該有一種形式,但決定文章怎樣寫的根本要素是內(nèi)容,而不是形式。
公文無非是一個載體,載的內(nèi)容不同因而載的方法也應(yīng)不同。評價公文寫得好不好,主要看行文目的和內(nèi)容反映得好不好,有沒有真知灼見,有沒有針對性和指導(dǎo)性,而不是錦繡般的文字。
目前機(jī)關(guān)中很多公文的弊病多出在這個方面。一是內(nèi)容空,有其形無其神,言之無物,象似為寫文章而寫文章。
二是篇幅長,而且有越寫越長的趨勢,文章不是圍繞一個主題緊密去寫,而是擺開架子洋洋萬言,生怕把什么事漏了,把所涉及的工作一條不漏地排列開,最后給人的感覺是一份資料、一本流水帳。三是論述亂,不分內(nèi)容特點(diǎn)和對象的知識層次,先論述一番再說,結(jié)果議論一番讀者最熟悉的東西,毫無作用。
四是抄襲多?,F(xiàn)在公文寫作中有一種不良作風(fēng),就是用剪子加膠水“寫”文章,不分時境變化,不分場合變更,照抄照般,搞文字“批發(fā)”。
五是美術(shù)化。有的人利用計算機(jī)優(yōu)越的打印功能,把公文各種字體、字形、字號擺布賞心悅目,把各級標(biāo)題“塑造”得很美,追求公文的感官效應(yīng)。
這樣是寫不好公文的。還有的文章結(jié)構(gòu)、形式很漂亮氣派、詞句用得很好,但什么事也沒闡明,給人看完后感覺很茫然、一無所得,不能喚起新的啟示,這也難以說是一篇好的公文。
總之,寫好公文關(guān)鍵于內(nèi)容好,能夠準(zhǔn)確無誤于表現(xiàn)出行文目的,有真知灼見,給送達(dá)對象以指引、啟迪和遵循。古人說文無定法。
作為公文寫作來說,雖無定法,卻有無形的規(guī)范和規(guī)律。根據(jù)實(shí)際工作體驗(yàn),本人認(rèn)為公文寫作有許多帶有普遍性、規(guī)律性的東西,這也是寫好公文必需把握住的。
一、切實(shí)領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)意圖公文是為領(lǐng)導(dǎo)活動服務(wù)的,是領(lǐng)導(dǎo)者從事行政領(lǐng)導(dǎo)管理活動的重要手段。因而能否真正領(lǐng)會好領(lǐng)導(dǎo)意圖,是決定公文寫作是否成功的一個非常重要的環(huán)節(jié)。
(一)公文寫作與領(lǐng)導(dǎo)意圖的關(guān)系在機(jī)關(guān)工作應(yīng)當(dāng)了解而且必需了解公文寫作與領(lǐng)導(dǎo)意圖的關(guān)系。公文與一般文章最大的區(qū)別的姓“公”,是公務(wù)文書。
公文寫作必須體現(xiàn)“公務(wù)”的特征和內(nèi)涵。公務(wù)活動特征是層級領(lǐng)導(dǎo),公文寫作當(dāng)然也要體現(xiàn)層級負(fù)責(zé)的原則,即行文的目的和要求必須符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖,最終由領(lǐng)導(dǎo)拍板定論。
“公務(wù)”的內(nèi)涵表明公務(wù)活動是有組織和目標(biāo)的,是在領(lǐng)導(dǎo)要達(dá)到的預(yù)期中按一定的方式進(jìn)行活動的,文字工作也不例外。換一句話來說,公文成功與否,在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可程度和滿意程度。
機(jī)關(guān)公文寫作一般講有兩種情況,一種是職守寫作,另一種是授命寫作。所謂職守寫作,即干什么工作寫什么公文,是本職工作中所必需記錄、表達(dá)、傳遞公文寫作,因而是帶有局部性和例行性,公文涉及內(nèi)容的跨度較小。
職守寫作,寫作者最熟悉本職業(yè)務(wù)工作情況和特點(diǎn),儲備的素材比較集中,專業(yè)性較強(qiáng),文種和格式相對集中,同時由于領(lǐng)導(dǎo)意圖平日都以批示和口頭的方式給予傳達(dá),并切由領(lǐng)導(dǎo)親自簽發(fā),相對來講寫作難度小一些,一般容易被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。授命寫作,也就是“命題作文”,就是寫作者雖不具體從事某項(xiàng)工作,但領(lǐng)導(dǎo)安排要求承擔(dān)該項(xiàng)工作的寫作任務(wù)。
公文中的領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作報告、工作意見、會議發(fā)言等等,以及領(lǐng)導(dǎo)交的其它寫作任務(wù)都屬于授命寫作。授命寫作的內(nèi)容往往帶有全局性、綜合性、指導(dǎo)性和思想性。
授命寫作的除了要把握好前面所講五個寫作要點(diǎn)外,非常需要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖,運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)者的思維方式,符合領(lǐng)導(dǎo)者平日的講話習(xí)慣和風(fēng)格。授命寫作有一個重要原則,就是受命于誰,文章思維和特征服從于誰。
在這個基礎(chǔ)上融會有關(guān)政策、精神和理論,在領(lǐng)導(dǎo)的意圖上進(jìn)行闡述發(fā)揮,這樣的授命寫作才能打得住。授命寫作切不可人云亦云,沒有主見;但也決不可固執(zhí)已見,把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)意圖之上,寫進(jìn)公文之中。
(二)怎樣領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖應(yīng)當(dāng)明確的是,領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖并不等于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)個人意圖,而是領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)群體工作意圖,但也不可排除領(lǐng)導(dǎo)者個人獨(dú)有的思想觀點(diǎn)和某些言語。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖有多種途徑,主要的方式有以下幾種:一是學(xué)習(xí)好黨和國家的路線、方針、政策和法律、重要規(guī)劃,了解每個時期突出強(qiáng)調(diào)的方針政策。
這是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)意圖從本質(zhì)上講是黨、國家和人民意志的具體體現(xiàn)。因此要把握住這個方面就會把握住領(lǐng)導(dǎo)意圖的總體,這是領(lǐng)導(dǎo)意圖最重要的部分。
二是主動撲捉機(jī)會參加一些會議,了解一個時期上級領(lǐng)導(dǎo)擬安排的工作重點(diǎn)、工作原則、工作要求、工作措施,掌握領(lǐng)導(dǎo)層的活動意向和動態(tài)。領(lǐng)導(dǎo)的行政活動是領(lǐng)導(dǎo)意圖的。
1書寫公文中的成文日期應(yīng)使用漢字。
2. 規(guī)定用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章。3. 以上請示事項(xiàng)當(dāng)否,請即批復(fù)。
4. 命令不屬于規(guī)定性文件,屬于規(guī)定性文件的有規(guī)定、條例、辦法。5. 由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)文稿批注核準(zhǔn)發(fā)出的意見并簽署姓名及日期的活動,是發(fā)文處理中的簽發(fā)。
6.公文中的詞語應(yīng)含義確切7. 公文要選擇適宜的行文方式,一般不得越級行文8. 若需向外國有關(guān)部門和人士對我國領(lǐng)導(dǎo)人任職、重大政治活動的祝賀表示答謝亦須選用公告。9. 規(guī)定性文件是兼有行政公文和法律的性質(zhì)10.公告在撰寫時要求行文鄭重、用語規(guī)范。
對公告中涉及國家、地區(qū)、機(jī)關(guān)要使用通用的規(guī)范名稱;詞語符合現(xiàn)代漢語的局面語言規(guī)范;計量單位一律采用中華人民共和國法定計量單位11. 在公告的總體結(jié)構(gòu)中,有標(biāo)題、正文、成文時間,沒有主送單位份號適用機(jī)密公文、絕密公文公文。12. 我國法定的公布性文件包括通告、公告。
145. 有領(lǐng)導(dǎo)被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)行文時可采用的行文方式有逐級行文、越級行文、多級行文13. 調(diào)查報告作為研究結(jié)果的書面材料,它必須以科學(xué)分析為手段、以敘述、描寫為主、以客觀事實(shí)為基礎(chǔ)14. 撰寫紀(jì)要應(yīng)遵循的要求是要有專人在會議召開時作好會議記錄、紀(jì)要寫成之后,要送會議主持人審核修訂15. 需要在首頁標(biāo)注簽發(fā)人的公文文種包括請示、報告16. 下列幾組公文,既是行政機(jī)關(guān)正式公文,又是上行文的是報告、請示、請示、工作報告17. 收文處理標(biāo)志所包括的項(xiàng)目有以下收文機(jī)關(guān)的名稱、收文編號、收文時間檔號幾種18. 擬寫和制作公文、包括會簡、審核、簽發(fā)等19. 收文登記的主要作用是便于掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理的情況、為查閱公文提供線索和論據(jù)、作為公文交接的憑證20.公文對語句的基本要求是含義明確、清晰、完整、便于準(zhǔn)確理解無歧意、句子成分搭配得當(dāng)21. 重要公文的簽發(fā)者應(yīng)是機(jī)關(guān)正職領(lǐng)導(dǎo)、主持常務(wù)的副職領(lǐng)導(dǎo)22. 屬于收文處理過程的是擬辦、批辦、注辦23. 文件的特征通常表現(xiàn)在作者、文種、時間、地區(qū)等等方面。24.工作報告的標(biāo)題應(yīng)包括的內(nèi)容是發(fā)文機(jī)關(guān)、針對時間、內(nèi)容、文種25. 區(qū)別正文各層次的標(biāo)注方法,常見的有用數(shù)量詞標(biāo)示、用小標(biāo)題標(biāo)示、用慣用語標(biāo)法26. 應(yīng)在調(diào)查報告正文的開頭部分撰寫的有概述調(diào)查對象的情況,給讀者以概貌的認(rèn)識;告訴讀者寫作背景的有關(guān)情況;給讀者展示前景,發(fā)出號召;以議論、提問的方式揭示全文主題27. 公文處理精簡原則的內(nèi)容包括在保證有效的前提下努簡化公文的格式與語言表達(dá);簡化公文處理的程序、手續(xù)與方法;反對形式主義與文牘主義28. 文件的簽發(fā)主要有代簽、會簽、核簽、正簽。
公文,即公務(wù)文書,是指黨政機(jī)關(guān),企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體在處理公務(wù)過程中形成的有現(xiàn)行功用和特定格式的文字材料。
我們今天所要講的,主要是指行政機(jī)關(guān)公文。行政機(jī)關(guān)公文(以下簡稱公文)是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,通俗的講,就是我們平時所講的文件,它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的工具。
一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個文種,包括:命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。決定適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動作出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。通報適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。
意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。就縣、鄉(xiāng)兩級信用社而言,公文種類通常用得最多的主要是通知、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等文種。
三、公文格式公文是公務(wù)人員共同使用的處理公務(wù)的重要工具,必須有統(tǒng)一的格式,供大家共同遵守。公文格式是指公文的外觀形式,由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式組成。
(一)文面格式公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu),不同的機(jī)關(guān)、不同類別的公文,有不同的文面格式,如黨的機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)的文面格式有所不同,但差別不大。目前,通用公文的文面格式一般包括版頭、份號、密級與保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等要素。
就基層信用社而言,一般要有發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、印章、主題詞、印制版記等。1、發(fā)文字號。
即公文代號,由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成(如桃農(nóng)信發(fā)〔2006〕1號),用3號仿宋體標(biāo)注于版頭下空2行紅色橫線之上,下行文、平行文的居中排印,上行文的在左側(cè)排印,與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱。其中,發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字組成。
發(fā)文年度與發(fā)文順序號都只能用阿拉伯?dāng)?shù)字,發(fā)文年度要用中括號“〔〕”而不能用圓括號“()”或方括號“[]”,另外發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱,不能簡寫,例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發(fā)文序號分年度從1號起,按公文簽發(fā)時間的先后依次編號,不能跳號,不留空號,不隨意編號(例如“1”不編為“01”或“001”),不加“第”字。
2、標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(全稱或規(guī)范化簡稱)、公文主題和文種組成。
位于紅色橫線下方空2行排印。用2號小標(biāo)宋體,居中排印。
標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。3、主送機(jī)關(guān)。
指主要受理公文的機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱,或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
在標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體排印,回行時頂格,最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。4、正文。
位于主送機(jī)關(guān)下方。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用,即:第一層用“一、”,第二層用“(一)”,第三層用“1.”,第四層用“(1)”。
第三層的“1.”不能寫成“1、”,即把小圓點(diǎn)寫成頓號。在正文層次不多的情況下,第一層用“一、”,第二層可用“1.”。
在正文中,只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷4種字體,均用3號字。正文中只有一級小標(biāo)題的,小標(biāo)題用黑體字排??;有兩級小標(biāo)題的,第一級小標(biāo)題用黑體字排印,第二級小標(biāo)題用楷體字排?。挥卸嗉壭?biāo)題的,第一級小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印,第二級小標(biāo)題用黑體字排印,第三級小標(biāo)題用楷體字排印,第四級小標(biāo)題用仿宋體排印。
除小標(biāo)題之外的正文文字,有雙文種的(既復(fù)合型公文),第一文種的正文用楷體字排印,第二文種的正文用仿宋體字排印。5、附件及附件名稱附件是公文的組成部分,對主件正文起說明、解釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表,置于主件之后,另起一頁開始排印,與主件裝訂在一起。
公文如有附件,要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個字,用3號仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件,用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。
序號后面用小圓點(diǎn)。例如“附件:1.XXXXXXXXXX”附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。
6、成文日期。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn),經(jīng)會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準(zhǔn)。
用漢字標(biāo)。
格式 行政公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。
紅色反線以上的各個要素統(tǒng)稱眉首;紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱為主體;主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。 結(jié)構(gòu)用語 公文結(jié)構(gòu)的用語分為:中,國演。
講網(wǎng),一是開頭用語,代,寫公,文。用來表示行文目的、依據(jù)、原因,伴隨情況等。
如:為(了)、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按(遵、依)照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。
如:為要(荷、盼)、是荷、特此通知,電畫:幺三二,二令五三,五零零六,(報告、函告)等。 三是過渡用語。
如為(對、因、據(jù))此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。
如:經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱謂用語。
有第一人稱:我、本;第二人稱:你、貴;第三人稱:該。等等。
版頭 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加上“文件”二字或者加上帶括號注明的文種名稱組成,用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文,可用主辦機(jī)關(guān)名稱,也可并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱。
發(fā)文字號 由機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成如: 渝府字〔2009〕23號 1、份號 標(biāo)注同一份公文正本份數(shù)的號.在秘密以上等級公文中標(biāo)引。 2、密級 秘密,機(jī)密,絕密 3、緊急程度 特急,急件 標(biāo)題 1. 規(guī)范式:三部分,即:發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種 ――用于重要、莊重的公務(wù) 2. 靈活式 A 二部分:一是發(fā)文機(jī)關(guān)+文種 (以上標(biāo)題下可加時間) 二是事由+文種 三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題” B 一部分:只有文種 ――常是不大重要的公務(wù),帶周知性 ★帶發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題下面如寫發(fā)文時間,則須用括號,公務(wù)須是重大的、莊重的。
文后不寫落款及時間。 正文 1.主送機(jī)關(guān) (面向機(jī)關(guān)全體人員或者社會群體的,公務(wù)是周知的、重大的,常常不寫;注意工作實(shí)際中組織關(guān)系) 2. 正文 A. 原由:一是依據(jù): # 情況:敘述時間、單位、地點(diǎn)、人物和事件等; 常用“目前…”類時間狀語 ;簡介人物及事跡 #文件: 常用“根據(jù)…”;往往是一句話 # 意義:議論:常用“是…” # 作用 :常用“將使…” 二是目的:常用“為…” 原由部分可省略,或只省略依據(jù)、目的之一。
B 事項(xiàng):(內(nèi)容多而重要的分條列項(xiàng)即列出層義,或用小標(biāo)題 或用句子表達(dá)) 1.并列式。常見。
一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系,獨(dú)立性強(qiáng),但共同為說明主旨服務(wù)。
能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣,條理性強(qiáng)。
并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式,也可用分段式;段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號(;),也可用句子并列式。 要求重輕有序:重要的放在前邊,依次類推。
2.遞進(jìn)式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動態(tài)的過程或者事理。
各部分層層遞進(jìn),每一部分也不可缺少,前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密,能說明問題。
在一篇公文中,兩種方法可以互相交叉,即以一種方法為主,在某一部分即某一層次中用另一種方法。 注意:自此以下常運(yùn)用序碼。
順序是一、(一)、1、(1)共四層。 不重要內(nèi)容分項(xiàng)可用分段甚至加分號(;)的形式。
C 結(jié)尾:(可以不要)常見有: 一是各文種專用語如:“請予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。 二是希望、號召類。
幾種常用的商務(wù)公文 請示 請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。 請示的特點(diǎn) 一、針對性。
只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng),如重要決定、重要決策、人事安排等問題,以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難,才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。
因而"請示"具有很強(qiáng)的針對性。 二、呈批性。
請示是有針對性的上行文,上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項(xiàng),無論同意與否,都必須給予明確的"批復(fù)"回文。 三、單一性。
請示應(yīng)一文一事,一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo),即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo),也只能用抄送形式。 四、時效性。
請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題,求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文,如能及時發(fā)出,就會使問題得以及時解決。 請示的分類 根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同,請示分為以下三種: 一、請求指示性請示。
二、請求批準(zhǔn)性請示。 三、請求批轉(zhuǎn)性請示。
請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 請示由首部、正文和尾部三部分組成,其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下: 一、首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個項(xiàng)目內(nèi)容。
1. 標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式:一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。
如《***組關(guān)于********的請示》;另一種是由事和文種構(gòu)成,如《關(guān)于*******的請示》 2. 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo),不能多頭請示。
二、正文,其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。 1. 開頭。
主要交代請示的理由。 2. 主題。
主要說明請示事項(xiàng),它是向上級機(jī)關(guān)提出的具體請求,這部分內(nèi)容要單一,只宜請求一件事。 3. 結(jié)語。
另起一段,其習(xí)慣用語有"當(dāng)否,請批示"、"妥否、請批復(fù)"、"以上請示,請予審批"、"以上請示,呈請核準(zhǔn)"或"以上請示如無不妥,請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行"。 三、。
各類文件的基本寫法一、公文文種的種類按照國務(wù)院印發(fā)的《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》),行政機(jī)關(guān)的公文種類有13種:命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
如果按行文的不同方向來劃分,公文可分為上行文、平行文和下行文。以上13種公文中,請示和報告、議案是上行文,函是平行文,意見是通用文,其他的8種都是下行文。
二、簡單了解一下不常用的3種文種(一)命令(令):依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。一般為國家權(quán)力機(jī)關(guān)、國家行政機(jī)關(guān)使用。
(二)公告:適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。通常由權(quán)力機(jī)關(guān)、監(jiān)督機(jī)關(guān)使用。
(三)議案:適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。屬于提請審議的上行文。
三、常用的10種文種的使用及基本寫法(一)通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員等。通知是適用范圍較廣、使用頻率較高的下行文。
從常用的通知看,可分為:1.批轉(zhuǎn)通知:用以批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文。就是對被轉(zhuǎn)發(fā)的公文作出同意或原則同意并要求有關(guān)單位遵照執(zhí)行或參照執(zhí)行的。
批轉(zhuǎn)性公文只是在上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級機(jī)關(guān)公文時才能使用,如《市政府批轉(zhuǎn)市交通局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)路政管理的意見的通知》、《市局批轉(zhuǎn)市公路處102國產(chǎn)暑期保暢工作方案的通知》。2.轉(zhuǎn)發(fā)通知:用以轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。
轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)不受等級,只要符合有關(guān)規(guī)定都可以使用轉(zhuǎn)發(fā)通知。轉(zhuǎn)發(fā)通知的特點(diǎn)就是“轉(zhuǎn)”字,轉(zhuǎn)發(fā)時可以要求下級執(zhí)行或參考,還可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況作具體要求或補(bǔ)充規(guī)定。
注:正文須標(biāo)注“被轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)+標(biāo)題+文號”?!妒刑庩P(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省公路局資金管理辦法的通知》3.傳達(dá)通知:用以傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。
主要有:(1)印發(fā)規(guī)章制度(2)要求下級周知或辦理,如啟用印章通知,調(diào)整、撤銷機(jī)構(gòu)的通知,依據(jù)上級精神對下級提出要求的通知等。(3)會議通知:經(jīng)常使用的,《召開**大會的通知》。
4.任免通知:任命和免去干部職務(wù)的通知。寫法:依據(jù)……,經(jīng)研究,任命\任免職\任職\免職……。
注意:1.勿給不相隸屬的機(jī)關(guān)發(fā)通知。如與其有關(guān)聯(lián)應(yīng)用“函”或在發(fā)通知中“抄送”。
2.勿將向公眾告知的事項(xiàng)發(fā)通知。應(yīng)用“通告”。
(二)報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況、提出意見或建議,答復(fù)上級詢問。報告有的是主動向上級報的,有的是上級要求報的。
為了方便上級領(lǐng)導(dǎo)閱讀、辦理,報告內(nèi)容要盡量做到簡明扼要,不必給上級講什么大道理,篇幅不宜過長。此外,報告是向上級匯報工作,或答復(fù)詢問的文件,上級可以只看不答復(fù)。
因此,報告不要加雜請求上級答復(fù)的事項(xiàng),如果有就用“請示”這個文種,否則可能會耽誤工作。本來是挺急的請示,寫成報告,領(lǐng)導(dǎo)看了沒下文了,就有可能誤事。
各種會議的工作報告,包括領(lǐng)導(dǎo)的述職報告,這些都不屬于正式公文的報告。正式公文的報告常用的主要有三類。
1.匯報工作報告。就本單位主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項(xiàng),提出建議、措施或新的規(guī)定,并報請上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)各有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行時使用。
這類報告一經(jīng)上級批轉(zhuǎn)就具有權(quán)威性,各有關(guān)單位必須照此執(zhí)行。比如,給《市處關(guān)于……總結(jié)報告》《市處關(guān)于……的專題報告》。
寫法:正文內(nèi)容一般包括:基本情況、主要成績、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、存在問題、今后設(shè)想等幾部分。2.反映情況報告。
下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報某種情況、某一問題、某項(xiàng)活動,或工作中某些方面狀況時使用。比如處里按市局要求開展了一個專項(xiàng)活動,可以給上級正式行文寫一個報告。
寫法:⑴上級何時、何形式布置了什么任務(wù),接任務(wù)后領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度如何,任務(wù)完成如何,簡明扼要說明;⑵辦理的具體措施、過程和實(shí)際效果,主體部分應(yīng)著力反應(yīng);⑶簡要說明有何經(jīng)驗(yàn)或有何尚未解決的問題;⑷當(dāng)否,請指示。主體部分一般分條列項(xiàng)逐一闡明工作的要求和措施,結(jié)尾“以上報告如無不妥,請批轉(zhuǎn)**部門執(zhí)行”。
3、答復(fù)問題報告。對上級機(jī)關(guān)查詢、查辦、催辦的事項(xiàng)做出專門的回復(fù)時,使用這種報告。
這種報告要求迅速、及時、準(zhǔn)確、簡要,有時一兩句話即可,答復(fù)事項(xiàng)指針對所提問題答復(fù)的意見或處理結(jié)果,既要寫得周全,又要注意不要節(jié)外生枝,答非所問。寫報告需注意:要在掌握充分材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合分析,提煉出正確的主題和新穎的觀點(diǎn),后用簡潔的語言來表述。
要做到:1.立意新穎:提煉主題,應(yīng)該在占有大量材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析研究,歸納出新穎的觀點(diǎn),從而提煉出能反映本質(zhì)的、帶規(guī)律性的主題;2.內(nèi)容具體:報告的內(nèi)容必須是真實(shí)的,實(shí)事求是;3.重點(diǎn)突出:報告的內(nèi)容要根據(jù)主題的要求來安排,分清緩急輕重。重點(diǎn)的、主要的內(nèi)容安排在前面,應(yīng)詳寫,非重點(diǎn)的將要的內(nèi)容可略寫;4.不能夾帶請示事項(xiàng)。
(三)請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 有3種:1.請求指示的請示:多涉及政。
公文寫作知識 來源:互聯(lián)網(wǎng) 點(diǎn)擊數(shù):13088 更新時間:2006-8-8 第一節(jié) 規(guī)范性文件 一、規(guī)范性公文的特點(diǎn) 規(guī)范性公文是以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件。
條例、規(guī)定、辦法就是其中具有代表性的部分,與其他類型的公務(wù)文件相比它們具有如下特征: 公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示,其規(guī)范作用的成立與實(shí)現(xiàn)不以對方是否同意為前提條件,具有極強(qiáng)的強(qiáng)制約束力;公文所針對的問題是反復(fù)多次適用的、涉及多數(shù)人而非少數(shù)人的一般的普遍性問題;公文生效程序更為嚴(yán)格和規(guī)范,特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴(yán)格;在效用方面一般均實(shí)行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原則;語言運(yùn)用講究高度準(zhǔn)確、概括、簡潔、通俗、規(guī)范。 二、規(guī)范性公文結(jié)構(gòu) (一)總體結(jié)構(gòu) 條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文一般均包括:文件標(biāo)題、發(fā)布或通過或批準(zhǔn)的日期、章題(必要時還有節(jié)題)、正文。
(二)正文的結(jié)構(gòu) 條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文的正文一般均有這樣幾部分內(nèi)容:制定目的、制定依據(jù)、適用范圍、有關(guān)定義、主管部門、具體規(guī)范、獎懲辦法、施行日期、施行程序與方式、有關(guān)說明等。 在寫作實(shí)踐中,上述內(nèi)容多以條文形式表達(dá),每條還可下分為款、項(xiàng)、目等層次。
總則、分則、罰則、附則。 三、寫作要求 撰寫條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文時,應(yīng)遵循一些特殊的規(guī)律,特別應(yīng)注意:維護(hù)文件的高度一致性、嚴(yán)密性、條理性、簡明性、穩(wěn)定性、連續(xù)性,尊重條例、規(guī)定、辦法各自的特殊撰寫要點(diǎn)。
第二節(jié) 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件 一、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的特點(diǎn) 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的一般特點(diǎn)是:公文內(nèi)容對規(guī)定受文者的行為具有強(qiáng)制約束力,有關(guān)下級機(jī)關(guān)及有關(guān)個人必須認(rèn)真遵行;公文所針對的問題帶有一定的隨機(jī)性,涉及特定的問題、特定的人,一般不具有普遍性;有效期一般不長,時過境遷公文即失去執(zhí)行效用;與規(guī)范性公文相比生效程序相對簡約,除決定、決議等之外,只要發(fā)文機(jī)關(guān)的法定代表對公文的效用予以確認(rèn)(如簽發(fā)),即為有效;在效用方面,一般“溯及既往”,即公文的效力所及不僅針對成文之后發(fā)生的有關(guān)事物和問題,而且包括成文之前發(fā)生的問題,受文者應(yīng)根據(jù)作者要求糾正有關(guān)偏向,采取措施彌補(bǔ)不足。 二、指示 指示用于對下級機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則。
用于對下級機(jī)關(guān)布置工作的指示的正文包括三部分內(nèi)容:一是行文的客觀依據(jù)或目的、意義;二是具體的工作任務(wù)與安排,以及指示事項(xiàng)的意義;三是對落實(shí)指示事項(xiàng)提出具體注意事項(xiàng)和要求(如步驟、方法、時間安排、期限、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式、時間等)。這三部分內(nèi)容可依以上次序陳述,也可先講事項(xiàng)意義及行文目的,然后分條列項(xiàng)對每一項(xiàng)具體任務(wù)和要求分別陳述。
用于闡明工作活動的指導(dǎo)原則的指示,其正文通常也有三個組成部分:一是行文依據(jù)或該項(xiàng)工作活動的意義;二是對開展各項(xiàng)活動指導(dǎo)原則的規(guī)定(禁止、糾正或倡導(dǎo)、要求以及有關(guān)政策界限);三是在落實(shí)指示事項(xiàng)過程中的具體注意事項(xiàng)和要求等。 撰寫指示時應(yīng)注意的事項(xiàng)。
三、決定 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的一種,用于對重要事項(xiàng)和重大行動作出安排。決定在實(shí)踐中具有比較廣泛的具體用途,正文的組成也存在很大的差異,常見的組成形式有這樣兒種: 第一種最簡潔,通常只有一個自然段,幾句話。
主要包括的內(nèi)容是:誰,于何處,根據(jù)或?yàn)榱耸裁矗_定采取什么行動或措施。確定召開會議、人事任免、設(shè)立機(jī)構(gòu)、參加或脫離組織的決定,以及一部分履行法定審定批準(zhǔn)程序的決定常采用這種形式。
第二種比第一種稍復(fù)雜一些,主要有這樣一些內(nèi)容:目的或根據(jù);對所針對事物或問題性質(zhì)的分析、評價;有關(guān)措施(實(shí)施的對象、范圍、方法、注意事項(xiàng)等)。用于表彰或處分,命名,撤銷有關(guān)議案或其他公文,以及賦予、剝奪、免除有關(guān)對象的權(quán)利義務(wù)、能力的決定常采用這種形式。
第三種形式則更復(fù)雜一些,主要組成部分有:根據(jù)、目的、意義或原因;分條列項(xiàng)陳述有關(guān)措施的具體內(nèi)容,必要時在各條項(xiàng)上附加小標(biāo)題,以概括揭示各自的主要內(nèi)容。這部分內(nèi)容通常要寫出:措施的性質(zhì)、種類以及實(shí)施的時間空間和人員范圍、步驟、方法、條件、組織領(lǐng)導(dǎo)保障、政治思想保障、與其他措施的關(guān)系、有關(guān)的政策界限、執(zhí)行要求等。
用于確定實(shí)施重要政策的決定常采用這種形式。 第四種形式適用于確定并表明原則立場的決定。
其特點(diǎn)是除了以簡要文字表明自己的立場、觀點(diǎn)之外,還有較多的議論、推理方面的文字,以講清道理,駁斥錯誤觀點(diǎn)。>撰擬決定時應(yīng)注意的事項(xiàng) 四、通知 (一)頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知 頒發(fā)(印發(fā))、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知的主要作用分別是完成有關(guān)規(guī)范性公文的發(fā)布生效程序(頒發(fā));擴(kuò)大一部分公文的有效范圍并使之更加具體化(轉(zhuǎn)發(fā));使一部分公文升格賦予其在更大范圍產(chǎn)生效用的條件(批轉(zhuǎn))。
這三種通知的正文都比較簡短,最簡單的形式就是指出誰,經(jīng)誰批準(zhǔn),為何原因,根據(jù)什么,制定了一個什么公文,現(xiàn)將公文發(fā)(轉(zhuǎn)發(fā))給誰,怎樣執(zhí)行(或從何時開始施行)。稍復(fù)雜一點(diǎn)的就是在上述簡單形式的基礎(chǔ)上,對被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)。
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