公文培訓(xùn)ppt(機(jī)關(guān)公文)
1.機(jī)關(guān)公文基礎(chǔ)知識(shí)
公文，即公務(wù)文書(shū)，是指黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體在處理公務(wù)過(guò)程中形成的有現(xiàn)行功用和特定格式的文字材料。
我們今天所要講的，主要是指行政機(jī)關(guān)公文。行政機(jī)關(guān)公文（以下簡(jiǎn)稱公文）是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，通俗的講，就是我們平時(shí)所講的文件，它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的工具。
一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個(gè)文種，包括：命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。就縣、鄉(xiāng)兩級(jí)信用社而言，公文種類通常用得最多的主要是通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等文種。
三、公文格式公文是公務(wù)人員共同使用的處理公務(wù)的重要工具，必須有統(tǒng)一的格式，供大家共同遵守。公文格式是指公文的外觀形式，由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式組成。
（一）文面格式公文的文面格式是公文全部書(shū)面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，不同的機(jī)關(guān)、不同類別的公文，有不同的文面格式，如黨的機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)的文面格式有所不同，但差別不大。目前，通用公文的文面格式一般包括版頭、份號(hào)、密級(jí)與保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等要素。
就基層信用社而言，一般要有發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、印章、主題詞、印制版記等。1、發(fā)文字號(hào)。
即公文代號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成（如桃農(nóng)信發(fā)〔2006〕1號(hào)），用3號(hào)仿宋體標(biāo)注于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側(cè)排印，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對(duì)稱。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字組成。
發(fā)文年度與發(fā)文順序號(hào)都只能用阿拉伯?dāng)?shù)字，發(fā)文年度要用中括號(hào)“〔〕”而不能用圓括號(hào)“（）”或方括號(hào)“[]”，另外發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡(jiǎn)寫，例如〔2006〕不能簡(jiǎn)寫為〔06〕。發(fā)文序號(hào)分年度從1號(hào)起，按公文簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號(hào)，不能跳號(hào)，不留空號(hào)，不隨意編號(hào)（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。
2、標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）、公文主題和文種組成。
位于紅色橫線下方空2行排印。用2號(hào)小標(biāo)宋體，居中排印。
標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3、主送機(jī)關(guān)。
指主要受理公文的機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體排印，回行時(shí)頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號(hào)。4、正文。
位于主送機(jī)關(guān)下方。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1）”。
第三層的“1.”不能寫成“1、”，即把小圓點(diǎn)寫成頓號(hào)。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1.”。
在正文中，只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷4種字體，均用3號(hào)字。正文中只有一級(jí)小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排??；有兩級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印；有多級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印，第三級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印，第四級(jí)小標(biāo)題用仿宋體排印。
除小標(biāo)題之外的正文文字，有雙文種的（既復(fù)合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。5、附件及附件名稱附件是公文的組成部分，對(duì)主件正文起說(shuō)明、解釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁(yè)開(kāi)始排印，與主件裝訂在一起。
公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個(gè)字，用3號(hào)仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有2個(gè)以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號(hào)。
序號(hào)后面用小圓點(diǎn)。例如“附件：1.XXXXXXXXXX”附件的首頁(yè)左上角頂格用3號(hào)黑體字排印“附件”2字及附件的順序號(hào)。
6、成文日期。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的決議、決定等以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)。
用漢字標(biāo)注，“。
2.2018公共基礎(chǔ)知識(shí)考點(diǎn)公文常識(shí)
公共基礎(chǔ)知識(shí)考點(diǎn)：公文常識(shí)
公文重點(diǎn)變化不大，集中在公文的文種，公文的格式和公文的寫作這三個(gè)方面，需要大家在備考中重點(diǎn)把握。另外在近今年的考試中，大家也應(yīng)該注意一下公文處理這部分的知識(shí)，在以往的復(fù)習(xí)之中，考生通常都將這部分知識(shí)遺忘。但是隨著題目考查知識(shí)點(diǎn)的細(xì)微化，出題人往往容易在這一塊兒設(shè)置一些微小的知識(shí)點(diǎn)，容易被考生忽略。因此，在復(fù)習(xí)公文的過(guò)程中，切不可忽視一些細(xì)小的考點(diǎn)。公文的考察主要內(nèi)容基本包括以下幾個(gè)模塊。
（一）公文基礎(chǔ)知識(shí)
概念、特點(diǎn)、種類、文種、公文的組成要素。
（二）常用公文寫作
1.法定公文：通知、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通報(bào)、函、紀(jì)要。
2.事務(wù)性文書(shū)：倡議書(shū)、調(diào)查報(bào)告、證明信、啟事、海報(bào)。
（三）公文寫作要求
基本要求、公文的語(yǔ)言運(yùn)用、寫作程序。
（四）公文的處理
擬制、辦理和管理。
公文分為法定公文、事務(wù)公文、專用公文。以法定公文的15種文種為例，考試中要求考生的每一個(gè)文種的適用范圍，區(qū)別不同文種之間的本質(zhì)差異。
（一）決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。
（二）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。
（四）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。
（五）公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
（七）意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
3.請(qǐng)?zhí)峁┮环莺?jiǎn)明的公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)講稿,謝謝
各類文件的基本寫法一、公文文種的種類按照國(guó)務(wù)院印發(fā)的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），行政機(jī)關(guān)的公文種類有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。
如果按行文的不同方向來(lái)劃分，公文可分為上行文、平行文和下行文。以上13種公文中，請(qǐng)示和報(bào)告、議案是上行文，函是平行文，意見(jiàn)是通用文，其他的8種都是下行文。
二、簡(jiǎn)單了解一下不常用的3種文種（一）命令（令）：依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。一般為國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)、國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用。
（二）公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。通常由權(quán)力機(jī)關(guān)、監(jiān)督機(jī)關(guān)使用。
（三）議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。屬于提請(qǐng)審議的上行文。
三、常用的10種文種的使用及基本寫法（一）通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。通知是適用范圍較廣、使用頻率較高的下行文。
從常用的通知看，可分為：1.批轉(zhuǎn)通知：用以批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文。就是對(duì)被轉(zhuǎn)發(fā)的公文作出同意或原則同意并要求有關(guān)單位遵照?qǐng)?zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行的。
批轉(zhuǎn)性公文只是在上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)公文時(shí)才能使用，如《市政府批轉(zhuǎn)市交通局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)路政管理的意見(jiàn)的通知》、《市局批轉(zhuǎn)市公路處102國(guó)產(chǎn)暑期保暢工作方案的通知》。2.轉(zhuǎn)發(fā)通知：用以轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。
轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)不受等級(jí)，只要符合有關(guān)規(guī)定都可以使用轉(zhuǎn)發(fā)通知。轉(zhuǎn)發(fā)通知的特點(diǎn)就是“轉(zhuǎn)”字，轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)可以要求下級(jí)執(zhí)行或參考，還可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況作具體要求或補(bǔ)充規(guī)定。
注：正文須標(biāo)注“被轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)+標(biāo)題+文號(hào)”?！妒刑庩P(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省公路局資金管理辦法的通知》3.傳達(dá)通知：用以傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。
主要有：（1）印發(fā)規(guī)章制度（2）要求下級(jí)周知或辦理，如啟用印章通知，調(diào)整、撤銷機(jī)構(gòu)的通知，依據(jù)上級(jí)精神對(duì)下級(jí)提出要求的通知等。（3）會(huì)議通知：經(jīng)常使用的，《召開(kāi)**大會(huì)的通知》。
4.任免通知：任命和免去干部職務(wù)的通知。寫法：依據(jù)……，經(jīng)研究，任命\任免職\任職\免職……。
注意：1.勿給不相隸屬的機(jī)關(guān)發(fā)通知。如與其有關(guān)聯(lián)應(yīng)用“函”或在發(fā)通知中“抄送”。
2.勿將向公眾告知的事項(xiàng)發(fā)通知。應(yīng)用“通告”。
（二）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況、提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)。報(bào)告有的是主動(dòng)向上級(jí)報(bào)的，有的是上級(jí)要求報(bào)的。
為了方便上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱讀、辦理，報(bào)告內(nèi)容要盡量做到簡(jiǎn)明扼要，不必給上級(jí)講什么大道理，篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)。此外，報(bào)告是向上級(jí)匯報(bào)工作，或答復(fù)詢問(wèn)的文件，上級(jí)可以只看不答復(fù)。
因此，報(bào)告不要加雜請(qǐng)求上級(jí)答復(fù)的事項(xiàng)，如果有就用“請(qǐng)示”這個(gè)文種，否則可能會(huì)耽誤工作。本來(lái)是挺急的請(qǐng)示，寫成報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)看了沒(méi)下文了，就有可能誤事。
各種會(huì)議的工作報(bào)告，包括領(lǐng)導(dǎo)的述職報(bào)告，這些都不屬于正式公文的報(bào)告。正式公文的報(bào)告常用的主要有三類。
1.匯報(bào)工作報(bào)告。就本單位主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，提出建議、措施或新的規(guī)定，并報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)各有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行時(shí)使用。
這類報(bào)告一經(jīng)上級(jí)批轉(zhuǎn)就具有權(quán)威性，各有關(guān)單位必須照此執(zhí)行。比如，給《市處關(guān)于……總結(jié)報(bào)告》《市處關(guān)于……的專題報(bào)告》。
寫法：正文內(nèi)容一般包括：基本情況、主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、存在問(wèn)題、今后設(shè)想等幾部分。2.反映情況報(bào)告。
下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)某種情況、某一問(wèn)題、某項(xiàng)活動(dòng)，或工作中某些方面狀況時(shí)使用。比如處里按市局要求開(kāi)展了一個(gè)專項(xiàng)活動(dòng)，可以給上級(jí)正式行文寫一個(gè)報(bào)告。
寫法：⑴上級(jí)何時(shí)、何形式布置了什么任務(wù)，接任務(wù)后領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度如何，任務(wù)完成如何，簡(jiǎn)明扼要說(shuō)明；⑵辦理的具體措施、過(guò)程和實(shí)際效果，主體部分應(yīng)著力反應(yīng)；⑶簡(jiǎn)要說(shuō)明有何經(jīng)驗(yàn)或有何尚未解決的問(wèn)題；⑷當(dāng)否，請(qǐng)指示。主體部分一般分條列項(xiàng)逐一闡明工作的要求和措施，結(jié)尾“以上報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)**部門執(zhí)行”。
3、答復(fù)問(wèn)題報(bào)告。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)查詢、查辦、催辦的事項(xiàng)做出專門的回復(fù)時(shí)，使用這種報(bào)告。
這種報(bào)告要求迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，有時(shí)一兩句話即可，答復(fù)事項(xiàng)指針對(duì)所提問(wèn)題答復(fù)的意見(jiàn)或處理結(jié)果，既要寫得周全，又要注意不要節(jié)外生枝，答非所問(wèn)。寫報(bào)告需注意：要在掌握充分材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合分析，提煉出正確的主題和新穎的觀點(diǎn)，后用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言來(lái)表述。
要做到：1.立意新穎：提煉主題，應(yīng)該在占有大量材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析研究，歸納出新穎的觀點(diǎn)，從而提煉出能反映本質(zhì)的、帶規(guī)律性的主題；2.內(nèi)容具體：報(bào)告的內(nèi)容必須是真實(shí)的，實(shí)事求是；3.重點(diǎn)突出：報(bào)告的內(nèi)容要根據(jù)主題的要求來(lái)安排，分清緩急輕重。重點(diǎn)的、主要的內(nèi)容安排在前面，應(yīng)詳寫，非重點(diǎn)的將要的內(nèi)容可略寫；4.不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
（三）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 有3種：1.請(qǐng)求指示的請(qǐng)示：多涉及政。
4.中文基礎(chǔ)知識(shí)和公文寫作知識(shí)
公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行： 一、明確發(fā)文主旨 任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫的。
因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容： 1.文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問(wèn)題等。 2.根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)，中，國(guó)演，講網(wǎng)工作情況，是寫專題，代，寫公，文報(bào)，告，還是點(diǎn)畫(huà)：幺三二 二令五三 五令令六，寫情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。
3.明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。
4.明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見(jiàn)等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問(wèn)題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。 二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。
例如，擬寫一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對(duì)于問(wèn)題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(zhǎng)的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。
總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。 三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu) 在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。
提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。 提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。
篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問(wèn)題，依次再寫什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。
提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。
四、落筆起草、擬寫正文 結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)： 1. 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。
也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)來(lái)統(tǒng)帥材料，使材料來(lái)為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。
在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。
有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。
2. 要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。
五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改 初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。
自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。 1. 關(guān)于主題的修改。
看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。 2. 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。
修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問(wèn)題。 3. 關(guān)于材料的修改。
材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)。 4. 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。
修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。 5. 關(guān)于語(yǔ)言的精練。
主要是修改不通順的語(yǔ)句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務(wù)公文 請(qǐng)示 請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。 請(qǐng)示的特點(diǎn) 一、針對(duì)性。
只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到的新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可用"請(qǐng)示"行文。請(qǐng)示上級(jí)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。
因而"請(qǐng)示"具有很強(qiáng)的針對(duì)性。 二、呈批性。
請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的"批復(fù)"回文。 三、單一性。
請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄。
5.如何提高工作中文件寫作的培訓(xùn)課件
（一）系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)的理論，打好理論根底。
恩格斯認(rèn)為，任何一個(gè)民族，要想保持旺盛的發(fā)展活力，就一刻也不能離開(kāi)理論思維。相比之下，我們往往不注意對(duì)工作進(jìn)行理論思維，而喜歡就事論事。
這直接導(dǎo)致我們一些公文起點(diǎn)不高，深度不夠。實(shí)踐證明，我們要正確地認(rèn)識(shí)全局工作中的各種現(xiàn)象，正確地處理工作中的各種矛盾、各種關(guān)系，就不能不認(rèn)真地學(xué)習(xí)有關(guān)的理論。
理論是我們觀察、認(rèn)識(shí)和分析有關(guān)問(wèn)題的指南。只有理論素質(zhì)提高了，才能頭腦更敏銳，思維更活躍，眼光更長(zhǎng)遠(yuǎn)，寫出來(lái)的東西才能有正確的立場(chǎng)觀點(diǎn)和深刻的思想內(nèi)容，才有不可動(dòng)搖的邏輯力量。
當(dāng)然，理論的作用是間接的。一份調(diào)查報(bào)告可能沒(méi)有直接談理論問(wèn)題，但它的觀點(diǎn)是對(duì)調(diào)查材料進(jìn)行透視和思維的成果。
理論的作用是潛移默化的，不能指望學(xué)理論立竿見(jiàn)影，現(xiàn)炒現(xiàn)賣。打牢理論基礎(chǔ)必須作長(zhǎng)期艱苦的努力。
（二）努力擴(kuò)大知識(shí)積累，建立起適合自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我們每天都在接觸知識(shí)，并在不自覺(jué)地進(jìn)行著知識(shí)積累。
在積累知識(shí)時(shí)，既要注意量的增長(zhǎng)，面的擴(kuò)大，還要注意根據(jù)自己的職務(wù)和專業(yè)分工，設(shè)計(jì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，有目的地進(jìn)行知識(shí)積累。所謂知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，就是既有專業(yè)知識(shí)，又有外圍知識(shí)，專業(yè)知識(shí)精，外圍知識(shí)博。
專業(yè)知識(shí)的精，是沒(méi)有止境的，那么，外圍知識(shí)要寬到什么程度呢？如果要?jiǎng)澮粋€(gè)圈的話，這個(gè)圈應(yīng)該把日常公文寫作所涉及的領(lǐng)域基本覆蓋住。這樣，在寫作公文時(shí)，即使涉及不懂的知識(shí)，也不會(huì)是完全生疏的，起碼知道從哪里獲得這些知識(shí)，從什么書(shū)里查到所需要的資料、數(shù)據(jù)。
專業(yè)知識(shí)必須熟悉、精通。在寫作中用到這些知識(shí)時(shí)，不必每次都去查找。
要象律師熟悉法律條文那樣熟悉自己的專業(yè)知識(shí)。特別是工作中常用的條令條例、政策法規(guī)、基本數(shù)據(jù)，要十分熟悉。
（三）勤奮地進(jìn)行資料積累和思想積累。積累資料需要技巧，更需要毅力。
偶爾剪輯、摘記一點(diǎn)資料，做一點(diǎn)卡片，比較容易，長(zhǎng)期堅(jiān)持相當(dāng)不易。積累資料決不像有些同志想的那樣是剪刀加漿糊的工作，它會(huì)耗費(fèi)很多時(shí)間和精力。
要積累資料，就要閱讀資料，判斷資料的價(jià)值及分類。如果由他人代勞，自己對(duì)資料內(nèi)容沒(méi)有印象，用時(shí)就無(wú)處查找。
積累資料的過(guò)程，也是熟悉資料的過(guò)程。只有熟悉資料，才能在需要時(shí)，從資料儲(chǔ)備中迅速把它調(diào)出來(lái)。
當(dāng)然，這里說(shuō)的熟悉，并不熟悉資料的具體內(nèi)容，而是指了解資料的類別、屬性。資料是供備查用的，沒(méi)有必要把它的內(nèi)容都記住，知道能在那里找到它就行了。
為了便于查閱，積累資料要注意分類，并定期整理。資料的積累不能代替思想的積累。
所謂思想積累，就是腦子要想事、裝事，注意把一些一閃即逝的想法捉住，記下來(lái)，并加以聯(lián)想。有一位參謀在翻閱報(bào)紙時(shí)，看到一篇題為《莊則棟談乒乓》的短文。
該文認(rèn)為，中國(guó)乒乓球之所以近年來(lái)走下坡路，從主觀上看有兩個(gè)原因，一是世界在研究中國(guó)，而中國(guó)研究世界不夠；二是中國(guó)自己研究自己不夠。全文不到200字，但很有新意。
這位參謀由此聯(lián)想到，世界研究中國(guó)具有特有的優(yōu)勢(shì)；大批乒乓精英出國(guó)執(zhí)教，他們對(duì)內(nèi)情最清楚，由他們幫助外國(guó)人尋找戰(zhàn)勝中國(guó)的方法，針對(duì)性最強(qiáng)。而我們沒(méi)有這樣的優(yōu)勢(shì)。
這位參謀的思維并沒(méi)就此停止，而是進(jìn)一步聯(lián)想，想到了軍事上對(duì)現(xiàn)實(shí)敵人和潛在敵人的研究，感到我們目前知敵的程度，不如70年代后期和80年代初期。這是戰(zhàn)法研究和訓(xùn)練內(nèi)容改革缺乏針對(duì)性的重要原因之一（這就是在進(jìn)行思想積累）。
后來(lái)在討論這幾年戰(zhàn)法研究缺少突破性的研究成果時(shí)，這位參謀又指出了另一條原因，就是我們?nèi)狈Ω咚降慕茖?shí)戰(zhàn)的戰(zhàn)役戰(zhàn)術(shù)演習(xí)，以少代多、因陋就簡(jiǎn)的東西太多了；強(qiáng)擊機(jī)一個(gè)編隊(duì)俯沖突擊，就宣布消滅了多少目標(biāo)；放幾個(gè)炸藥包就說(shuō)開(kāi)辟了道路。這種演習(xí)既難以檢驗(yàn)武器效能，也難以暴露問(wèn)題，更難發(fā)展戰(zhàn)役戰(zhàn)術(shù)。
這些想法的產(chǎn)生就是進(jìn)行思想積累的結(jié)果。我們讀報(bào)紙的時(shí)候，看文字的時(shí)候，調(diào)查研究的時(shí)候，與人交談的時(shí)候，要開(kāi)動(dòng)腦筋，思考問(wèn)題，使頭腦總處于一種準(zhǔn)備狀態(tài)，這樣，受領(lǐng)公文寫作任務(wù)以后，進(jìn)入情況就快，完成任務(wù)也快，不至于什么時(shí)候都是從零開(kāi)始。
（四）打破專業(yè)局限，多了解和熟悉全局性工作。機(jī)關(guān)工作分工是很細(xì)的，對(duì)分工的工作了如指掌是應(yīng)該，但不應(yīng)滿足于此，還要熟悉全局。
只有懂得全局，才能更好地把握局部，才能正確地估量本部門、本系統(tǒng)的工作在全局中的位置和份量。不懂得全局就往往見(jiàn)木不見(jiàn)林，把自己分管的工作強(qiáng)調(diào)到不適當(dāng)?shù)某潭龋o下面提出一些不適當(dāng)?shù)囊蟆?/p>
強(qiáng)調(diào)了解全局，還有一個(gè)原因，就是有些中心工作往往要從各個(gè)部門抽調(diào)人員完成。如果對(duì)全局性工作很生疏，就會(huì)感到不適應(yīng)。
因此，在精通專業(yè)的同時(shí)，必須多了解全局。年度工作要點(diǎn)，基本思路，重大活動(dòng)，近期召開(kāi)一些重要會(huì)議的情況，上級(jí)和本級(jí)制發(fā)的重要文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話和指示，重要典型的情況，都應(yīng)了解。
能多參加一些活動(dòng)多接觸部隊(duì)固然好，沒(méi)有這些條件，通過(guò)閱讀文件和有關(guān)材料也能了解不少情況。比如，某個(gè)單位的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)開(kāi)過(guò)以后，找來(lái)有關(guān)材料看看，也可以了解大體情況，并非只有到現(xiàn)。
6.關(guān)于公共基礎(chǔ)知識(shí)和公文寫作
1、事業(yè)單位主要考：綜合基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)（如音樂(lè)教師要考樂(lè)理、聲樂(lè)等），當(dāng)然，有的也要考行政能力測(cè)試。公務(wù)員主要考：公共基礎(chǔ)知識(shí)（或申論）、行政能力測(cè)試和專業(yè)（如監(jiān)獄基礎(chǔ)知識(shí)、公安基礎(chǔ)知識(shí)等）。所以，如果準(zhǔn)備考公務(wù)員復(fù)習(xí)了行測(cè)還需要專門復(fù)習(xí)公共基礎(chǔ)知識(shí)。
2、綜合基礎(chǔ)知識(shí)和公共基礎(chǔ)知識(shí)不同，前者考的泛而簡(jiǎn)，后者考的相對(duì)窄而深；前者的科技前沿和毛概、事務(wù)文書(shū)等內(nèi)容后者沒(méi)有，后者的公務(wù)員等章節(jié)前者也沒(méi)有。所以，這兩科只需要復(fù)習(xí)一課。
3、公文寫作是綜合基礎(chǔ)知識(shí)和公共基礎(chǔ)知識(shí)的一部分，前者包括行政公文和事務(wù)文書(shū)，后者只有行政公文（如果準(zhǔn)備考公務(wù)員，復(fù)習(xí)的是后者，一定注意吧行政機(jī)關(guān)公文與黨政機(jī)關(guān)公務(wù)做對(duì)比，而黨政機(jī)關(guān)公務(wù)寫作的部分是要自己上網(wǎng)找的）。
我考過(guò)幾輪了，這些是我總結(jié)的——但是，僅供參哦：
7.哪里有比較詳細(xì)的公文基礎(chǔ)知識(shí)
公文基礎(chǔ)知識(shí)-請(qǐng)示
請(qǐng)示。請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別：請(qǐng)示是要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件，而報(bào)告則是不要求答復(fù)的文件。
（一）什么事情應(yīng)該請(qǐng)示？
一般而言，凡向上級(jí)請(qǐng)示的問(wèn)題，應(yīng)屬于以下幾種情況：
1、屬于主管上級(jí)單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。
2、對(duì)現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級(jí)單位明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)。
3、工作中發(fā)生了新情況，而無(wú)章可循，有等上級(jí)明確指示才能辦理的事項(xiàng)。
4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級(jí)重新指示才能辦理的事項(xiàng)。
5、因意見(jiàn)分岐，無(wú)法統(tǒng)一，難于工作，有待上級(jí)裁決才能辦理的事項(xiàng)。
6、有章可循，有法可依，可以開(kāi)展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請(qǐng)示上級(jí)審核的事項(xiàng)。
7、按上級(jí)明文規(guī)定，完成一個(gè)任務(wù)，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)審核的有關(guān)事項(xiàng)。
（二）撰寫請(qǐng)示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：來(lái)源：
1、詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請(qǐng)示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清，還要在在正文里寫明請(qǐng)示什么問(wèn)題，為什么要向上級(jí)請(qǐng)求。請(qǐng)示事項(xiàng)要專題專文，以便上級(jí)及時(shí)答復(fù)。
2、明確提出本單位對(duì)解決這一問(wèn)題的意見(jiàn)，供上級(jí)參考。意見(jiàn)要寫得有理有據(jù)，必要時(shí)可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見(jiàn)分岐，要分別陳述不同意見(jiàn)的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見(jiàn)，供上級(jí)權(quán)衡、批復(fù)。
3、具體提出對(duì)上級(jí)的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示；由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級(jí)盡快答復(fù)，甚至務(wù)請(qǐng)?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)答復(fù)；提請(qǐng)上級(jí)批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問(wèn)題，否則可能引起什么不良后果；在上級(jí)正式批復(fù)前，建議上級(jí)同意暫先按什么原則進(jìn)行工作；等等。向上級(jí)提出上述要求的目的，是為了得到上級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。
8.關(guān)于公共基礎(chǔ)知識(shí)和公文寫作
1、事業(yè)單位主要考：綜合基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)（如音樂(lè)教師要考樂(lè)理、聲樂(lè)等），當(dāng)然，有的也要考行政能力測(cè)試。
公務(wù)員主要考：公共基礎(chǔ)知識(shí)（或申論）、行政能力測(cè)試和專業(yè)（如監(jiān)獄基礎(chǔ)知識(shí)、公安基礎(chǔ)知識(shí)等）。所以，如果準(zhǔn)備考公務(wù)員復(fù)習(xí)了行測(cè)還需要專門復(fù)習(xí)公共基礎(chǔ)知識(shí)。
2、綜合基礎(chǔ)知識(shí)和公共基礎(chǔ)知識(shí)不同，前者考的泛而簡(jiǎn)，后者考的相對(duì)窄而深；前者的科技前沿和毛概、事務(wù)文書(shū)等內(nèi)容后者沒(méi)有，后者的公務(wù)員等章節(jié)前者也沒(méi)有。所以，這兩科只需要復(fù)習(xí)一課。
3、公文寫作是綜合基礎(chǔ)知識(shí)和公共基礎(chǔ)知識(shí)的一部分，前者包括行政公文和事務(wù)文書(shū)，后者只有行政公文（如果準(zhǔn)備考公務(wù)員，復(fù)習(xí)的是后者，一定注意吧行政機(jī)關(guān)公文與黨政機(jī)關(guān)公務(wù)做對(duì)比，而黨政機(jī)關(guān)公務(wù)寫作的部分是要自己上網(wǎng)找的）。我考過(guò)幾輪了，這些是我總結(jié)的——但是，僅供參哦： 。
9.如何提高工作效率培訓(xùn)課件.ppt
（一）系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)的理論，打好理論根底。
恩格斯認(rèn)為，任何一個(gè)民族，要想保持旺盛的發(fā)展活力，就一刻也不能離開(kāi)理論思維。相比之下，我們往往不注意對(duì)工作進(jìn)行理論思維，而喜歡就事論事。
這直接導(dǎo)致我們一些公文起點(diǎn)不高，深度不夠。實(shí)踐證明，我們要正確地認(rèn)識(shí)全局工作中的各種現(xiàn)象，正確地處理工作中的各種矛盾、各種關(guān)系，就不能不認(rèn)真地學(xué)習(xí)有關(guān)的理論。
理論是我們觀察、認(rèn)識(shí)和分析有關(guān)問(wèn)題的指南。只有理論素質(zhì)提高了，才能頭腦更敏銳，思維更活躍，眼光更長(zhǎng)遠(yuǎn)，寫出來(lái)的東西才能有正確的立場(chǎng)觀點(diǎn)和深刻的思想內(nèi)容，才有不可動(dòng)搖的邏輯力量。
當(dāng)然，理論的作用是間接的。一份調(diào)查報(bào)告可能沒(méi)有直接談理論問(wèn)題，但它的觀點(diǎn)是對(duì)調(diào)查材料進(jìn)行透視和思維的成果。
理論的作用是潛移默化的，不能指望學(xué)理論立竿見(jiàn)影，現(xiàn)炒現(xiàn)賣。打牢理論基礎(chǔ)必須作長(zhǎng)期艱苦的努力。
（二）努力擴(kuò)大知識(shí)積累，建立起適合自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我們每天都在接觸知識(shí)，并在不自覺(jué)地進(jìn)行著知識(shí)積累。
在積累知識(shí)時(shí)，既要注意量的增長(zhǎng)，面的擴(kuò)大，還要注意根據(jù)自己的職務(wù)和專業(yè)分工，設(shè)計(jì)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，有目的地進(jìn)行知識(shí)積累。所謂知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，就是既有專業(yè)知識(shí)，又有外圍知識(shí)，專業(yè)知識(shí)精，外圍知識(shí)博。
專業(yè)知識(shí)的精，是沒(méi)有止境的，那么，外圍知識(shí)要寬到什么程度呢？如果要?jiǎng)澮粋€(gè)圈的話，這個(gè)圈應(yīng)該把日常公文寫作所涉及的領(lǐng)域基本覆蓋住。這樣，在寫作公文時(shí)，即使涉及不懂的知識(shí)，也不會(huì)是完全生疏的，起碼知道從哪里獲得這些知識(shí)，從什么書(shū)里查到所需要的資料、數(shù)據(jù)。
專業(yè)知識(shí)必須熟悉、精通。在寫作中用到這些知識(shí)時(shí)，不必每次都去查找。
要象律師熟悉法律條文那樣熟悉自己的專業(yè)知識(shí)。特別是工作中常用的條令條例、政策法規(guī)、基本數(shù)據(jù)，要十分熟悉。
（三）勤奮地進(jìn)行資料積累和思想積累。積累資料需要技巧，更需要毅力。
偶爾剪輯、摘記一點(diǎn)資料，做一點(diǎn)卡片，比較容易，長(zhǎng)期堅(jiān)持相當(dāng)不易。積累資料決不像有些同志想的那樣是剪刀加漿糊的工作，它會(huì)耗費(fèi)很多時(shí)間和精力。
要積累資料，就要閱讀資料，判斷資料的價(jià)值及分類。如果由他人代勞，自己對(duì)資料內(nèi)容沒(méi)有印象，用時(shí)就無(wú)處查找。
積累資料的過(guò)程，也是熟悉資料的過(guò)程。只有熟悉資料，才能在需要時(shí)，從資料儲(chǔ)備中迅速把它調(diào)出來(lái)。
當(dāng)然，這里說(shuō)的熟悉，并不熟悉資料的具體內(nèi)容，而是指了解資料的類別、屬性。資料是供備查用的，沒(méi)有必要把它的內(nèi)容都記住，知道能在那里找到它就行了。
為了便于查閱，積累資料要注意分類，并定期整理。 資料的積累不能代替思想的積累。
所謂思想積累，就是腦子要想事、裝事，注意把一些一閃即逝的想法捉住，記下來(lái)，并加以聯(lián)想。有一位參謀在翻閱報(bào)紙時(shí)，看到一篇題為《莊則棟談乒乓》的短文。
該文認(rèn)為，中國(guó)乒乓球之所以近年來(lái)走下坡路，從主觀上看有兩個(gè)原因，一是世界在研究中國(guó)，而中國(guó)研究世界不夠；二是中國(guó)自己研究自己不夠。全文不到200字，但很有新意。
這位參謀由此聯(lián)想到，世界研究中國(guó)具有特有的優(yōu)勢(shì)；大批乒乓精英出國(guó)執(zhí)教，他們對(duì)內(nèi)情最清楚，由他們幫助外國(guó)人尋找戰(zhàn)勝中國(guó)的方法，針對(duì)性最強(qiáng)。而我們沒(méi)有這樣的優(yōu)勢(shì)。
這位參謀的思維并沒(méi)就此停止，而是進(jìn)一步聯(lián)想，想到了軍事上對(duì)現(xiàn)實(shí)敵人和潛在敵人的研究，感到我們目前知敵的程度，不如70年代后期和80年代初期。這是戰(zhàn)法研究和訓(xùn)練內(nèi)容改革缺乏針對(duì)性的重要原因之一（這就是在進(jìn)行思想積累）。
后來(lái)在討論這幾年戰(zhàn)法研究缺少突破性的研究成果時(shí)，這位參謀又指出了另一條原因，就是我們?nèi)狈Ω咚降慕茖?shí)戰(zhàn)的戰(zhàn)役戰(zhàn)術(shù)演習(xí)，以少代多、因陋就簡(jiǎn)的東西太多了；強(qiáng)擊機(jī)一個(gè)編隊(duì)俯沖突擊，就宣布消滅了多少目標(biāo)；放幾個(gè)炸藥包就說(shuō)開(kāi)辟了道路。這種演習(xí)既難以檢驗(yàn)武器效能，也難以暴露問(wèn)題，更難發(fā)展戰(zhàn)役戰(zhàn)術(shù)。
這些想法的產(chǎn)生就是進(jìn)行思想積累的結(jié)果。我們讀報(bào)紙的時(shí)候，看文字的時(shí)候，調(diào)查研究的時(shí)候，與人交談的時(shí)候，要開(kāi)動(dòng)腦筋，思考問(wèn)題，使頭腦總處于一種準(zhǔn)備狀態(tài)，這樣，受領(lǐng)公文寫作任務(wù)以后，進(jìn)入情況就快，完成任務(wù)也快，不至于什么時(shí)候都是從零開(kāi)始。
（四）打破專業(yè)局限，多了解和熟悉全局性工作。機(jī)關(guān)工作分工是很細(xì)的，對(duì)分工的工作了如指掌是應(yīng)該，但不應(yīng)滿足于此，還要熟悉全局。
只有懂得全局，才能更好地把握局部，才能正確地估量本部門、本系統(tǒng)的工作在全局中的位置和份量。不懂得全局就往往見(jiàn)木不見(jiàn)林，把自己分管的工作強(qiáng)調(diào)到不適當(dāng)?shù)某潭?，給下面提出一些不適當(dāng)?shù)囊蟆?/p>
強(qiáng)調(diào)了解全局，還有一個(gè)原因，就是有些中心工作往往要從各個(gè)部門抽調(diào)人員完成。如果對(duì)全局性工作很生疏，就會(huì)感到不適應(yīng)。
因此，在精通專業(yè)的同時(shí)，必須多了解全局。年度工作要點(diǎn)，基本思路，重大活動(dòng)，近期召開(kāi)一些重要會(huì)議的情況，上級(jí)和本級(jí)制發(fā)的重要文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話和指示，重要典型的情況，都應(yīng)了解。
能多參加一些活動(dòng)多接觸部隊(duì)固然好，沒(méi)有這些條件，通過(guò)閱讀文件和有關(guān)材料也能了解不少情況。比如，某個(gè)單位的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)開(kāi)過(guò)以后，找來(lái)有關(guān)材料看看，也可以了解大體情況，并非只有到。
