出口跟單(外貿跟單員的基本常識)
1.外貿跟單員的基本常識
一、跟單員職責1、跟蹤每張單訂單的生產并將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。
2、同新、舊客戶保持聯(lián)系增加溝通，了解客戶所需。3、接收客戶的投訴信息，并將相關的信息傳遞到公司的相關部門。
4、掌握、了解市場信息，開發(fā)新的客源。5、做好售后服務。
二、跟單員在收到訂單后要做的工作首先談接單的方法1、客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書面訂單。下單時，我們要注意在各方面存在的問題。
舉例如：顏色、數(shù)量等。2、訂單的審查每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不一樣。
首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。要分清此單是加工單還是OP單。
3、開生產單、流程卡每張單開時，一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫了解生產原材料是否足夠本單的生產。
4、生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。5、小樣打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據(jù)。
一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。6、修改定單一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產。
當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料（生產單、流程卡）。7、大貨生產出來后，還要安排出貨。
三、售后服務客戶投訴或是退貨時：對客戶的投訴，我們要了解問題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到對策，避免下次出現(xiàn)。客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。
若能返修，則再對成品進行返修好后再出貨。很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。
還有采用相互讓步的折扣法。有時只能按客戶的要求來處理。
最重要的是如何想法讓公司同客戶達到雙贏。四、如何溝通好使跟單工作做得更好同本廠內的各部門溝通：面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負責的同時也要對客戶負責。
多同各生產部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求。同客戶的溝通：這只能代表我本人的體會，先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時間里，給他最好的貨，面價錢也希望是最低的。
如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們若能將手上的每張單子當作是自己的事至始至終的做好，客戶那當然也就不難交差的。
其實，只要我們能對客戶真誠地付出，他們也會在有些問題上理解你的，不會令你難做的。我們能盡可能的替對方多想一點，當客戶有錢賺時，結果就會是：客戶賺錢、老板有錢賺，你自己也能有升職加薪的機會。
我們何樂而不為了？ 外貿跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)，從銷售，生產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現(xiàn)。特點是：復雜的，全方位的。
1、責任大。外貿跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。
做好訂單與客戶的工作責任重大。2、溝通，協(xié)調：外貿跟單員工作涉及各部門。
跟單員與客戶，與計劃部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。
溝通，協(xié)調能力特別重要。3、做好客戶的參謀：外貿跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。
同時也了解工廠的生產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。4、工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，外貿跟單員的工作節(jié)奏應是多變的。
另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。
這就要求外貿跟單員的工作效率是快速的。5、工作是綜合性的：外貿跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。
對外執(zhí)行的是銷售人員的職責。對內執(zhí)行的是生產管理協(xié)調。
所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。 外貿跟單員考試為每年一次，全國統(tǒng)一命題、統(tǒng)一考試、統(tǒng)一閱卷.6月網(wǎng)上報名，9月考點確認，11月考試。
2013年跟單員考試時間已經公布：2013年全國外貿跟單員考試時間：11月17日外貿跟單基礎理論 上午9:00-11:00外貿跟單操作實務 下午2:00-4:30 符合下列條件的人員，可以報名參加跟單員全國統(tǒng)一考試.1、中專、職高以上或同等學歷應、歷屆學生；2、從事相關工作一年以上者。報名方式：第一階段：網(wǎng)上報名（考試前3個月開放預報名，預報名時間為1個月）1、進入報名網(wǎng)站2、注冊登記（閱讀報名協(xié)議及設置用戶名、密碼、找回密碼使用問題及答案）3、登錄4、選擇考點（考生所在地）5、填寫報名信息6、預覽報名表及準考證I7、確認打印報名表及準考證I8、網(wǎng)上報名完成注：如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，在網(wǎng)上報名截止日前，可登錄網(wǎng)站進行修改及打印。
第二階段：考生資格確認1、考生持有效證件（同報名表上填寫的證件原件和證件復印件，如身份證和身。
2.外貿跟單員應該具備哪些知識
外貿跟單員的基本常識
一.跟單員職責：
1.跟蹤每張單訂單的生產并將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。
2.同新、舊客戶保持聯(lián)系增加溝通，了解客戶所需。
3.接收客戶的投訴信息，并將相關的信息傳遞到公司的相關部門。
4.掌握、了解市場信息，開發(fā)新的客源。
5.做好售后服務。
二.跟單員在收到訂單后要做的工作：
首先談接單的方法
1.客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書面訂單。下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量等。
2.訂單的審查每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。要分清此單是加工單還是OP單。
3.開生產單、流程卡每張單開時，一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫了解生產原材料是否足夠本單的生產。
4.生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。
5.小樣打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。
6.修改定單
一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產。
當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料（生產單、流程卡）。
7.大貨生產出來后，還要按排出貨。
三.售后服務客戶投訴或是退貨時：
對客戶的投訴，我們要了解問題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到對策，避免下次出現(xiàn)。客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。若能返修，則再對成品進行返修好后再出貨。很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。
還有采用相互讓步的折扣法。有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達到雙贏。
四.如何溝通好使跟單工作做得更好同本廠內的各部門溝通：
面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負責的同時也要對客戶負責。
多同各生產部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求
3.外貿跟單流程知識
一.接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。
合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。
1.下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。2.接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。
3.接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
（2） 確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。
它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。
而合同用的比較正規(guī)。機器設備，大棕貿易的進出口。
還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。
4.接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。
在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。二.審單：即審核合同1.審單內容： 確認產品名稱，規(guī)格，質量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2.審單方法：（1）產品名稱，規(guī)格： 審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。（2）質量：也稱品質。
是貨物的外觀形態(tài)和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。
（3） 數(shù)量： 應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。
國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。
5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價，總額的審查：1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。
要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元） （5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）， C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格。
常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：（1） FOB價格換算為其它價：CFR價 = FOB價 + 運費 FOB價 +運費 CIF價 = --------------------------------1 - 保險費率 X 投保加成 （2） CFR價格換算為其它價：FOB價 = CFR價 – 運費 CFR價 CIF價 = ---------------------------------1 – 保險費率 X 投保加成 （3） CIF價格換算為其它價：FOB價 = CIF價 X (1 – 投保加成 X 保險費率) - 運費 CFR價 = CIF價 X ( 1 – 投保加成 X 保險費率) （6）付款方式審查：1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的貨幣能否接受？（7）包裝要求的審查：1. 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2. 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？3. 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書） 內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。
最主要是嘜頭印刷。（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。
交貨期一般應規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。
可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。
如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1. 寄目錄，樣本：2. 準備樣品。（1） 工廠現(xiàn)有的款式 （2） 新款 （3） 客戶來樣。
要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。
跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。
作為 跟單員，我們要做到：A： 有完整的產品資料，主動進行。
4.外貿跟單需要掌握哪幾方面知識
1.英語閱讀和電子商務函電-用于制作外貿單據(jù)和客戶郵件往來
2.國際貿易基礎知識-熟悉外貿進出口流程
3.外貿單證的制作-熟悉運用EXCEL制作各種單證
4.基本的包裝知識
5.船務知識-租船訂艙
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5.我這有很多外貿跟單 外貿業(yè)務 船務流程
所有的知識其實都是在工作中接觸，而且每個公司都會不一樣的，側重點也不一樣。
有的是全部要弄，有的只做其中一部分，略知皮毛
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