社保檔案管理(社保檔案管理的作用及措施)
社保檔案管理
社保檔案管理
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摘 要 本文對社會(huì )保險檔案管理的必要性進(jìn)行分析，并就新時(shí)期、新形勢下社保檔案管理的思路和方法進(jìn)行討論、總結，探究出適合本地區發(fā)展的社保檔案管理體系。
關(guān)鍵詞 社會(huì )保險事業(yè) 檔案 管理
隨著(zhù)社會(huì )保險改革不斷深化，社會(huì )保險覆蓋面逐漸擴大，社保檔案的數量也日益增多。
社保檔案管理是“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家萬(wàn)戶(hù)，關(guān)乎民計民生。
如何做好社會(huì )保險檔案工作，已成為社會(huì )保險經(jīng)辦機構的一項重要任務(wù)。
1加強社保檔案管理的必要性
社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案的規范化管理，不僅確定了社會(huì )保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。
(1)加強社保檔案管理，是深化社會(huì )保險制度改革的需要。
隨著(zhù)社會(huì )保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會(huì )人”。
社保部門(mén)不但要履行社會(huì )保障的責任，同時(shí)還要承擔起對離退休人員的社會(huì )化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì )系統工程，就要求我們建立完整安全的個(gè)人信息系統，即安全有序的社會(huì )保險檔案系統。
否則，社會(huì )保險部門(mén)的工作就會(huì )陷入困境，甚至會(huì )影響到社會(huì )保險改革的進(jìn)程。
(2)加強社保檔案管理，是社會(huì )保險業(yè)務(wù)本身的必然要求。
一個(gè)參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì )保險的各項待遇，要經(jīng)過(guò)諸多環(huán)節。
檔案作為最原始的參保資料，記載著(zhù)參保人的一切詳細信息，這些詳細的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì )保險待遇的重要依據。
社會(huì )保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
(3)加強社保檔案管理，有利于社保部門(mén)提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。
檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的.歸納。
對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結，從中找出經(jīng)驗教訓，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開(kāi)展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)。
可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領(lǐng)導科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。
檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會(huì )保險工作的前提條件。
2新時(shí)期加強社保檔案管理的方法
新時(shí)期如何實(shí)現社保檔案的規范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，是社保部門(mén)必須解決的現時(shí)問(wèn)題，責任重大，任重而道遠。
(1)提高思想認識，提供全面保障。
加大對社會(huì )保險檔案工作的重視程度， 及時(shí)解決工作中出現的問(wèn)題和困難，積極爭取各級領(lǐng)導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會(huì )保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實(shí)問(wèn)題，為建設和完善社會(huì )保險檔案工作創(chuàng )造良好氛圍和有利條件。
積極組織社保工作人員學(xué)習檔案知識，提高檔案意識，樹(shù)立依法管檔的觀(guān)念，增強做好檔案管理工作的自覺(jué)性和責任感。
(2)健全制度程序，理順社保檔案工作管理機制。
依據《檔案法》、《保密法》、《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定(試行)》等法規政策，制定社保檔案分類(lèi)大綱和管理細則。
對每一類(lèi)檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。
對各門(mén)類(lèi)檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。
平時(shí)工作中形成的文書(shū)材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會(huì )計帳簿等，要及時(shí)立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會(huì )各保障職能部門(mén)間交叉重復而造成的浪費，實(shí)現社會(huì )保險檔案的集中管理。
把檔案管理“星級達標”工作作為一項重要任務(wù)，納入社會(huì )保險工作的總體規劃，制定“星級達標”工作目標，明確檔案管理責任制，與其它日常工作一起部署、一起檢查、一起考核。
(3)加強信息化管理，實(shí)現“軟、硬、人”統一協(xié)調。
信息技術(shù)的不斷發(fā)展為我們創(chuàng )新檔案管理方式，實(shí)現智能、人性化管理提供了先決條件。
各級社保部門(mén)應克服資金緊張的困難，購置現代化設備裝備檔案室。
在機型上在市內要盡力做到統一，以便為下一步計算機聯(lián)網(wǎng)及共享社會(huì )保險檔案數據奠定基礎。
同時(shí)應著(zhù)力進(jìn)行檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)工作，由全市社會(huì )保險部門(mén)統一組織實(shí)施。
要逐步實(shí)現檔案的自動(dòng)快速編目、檔案信息的自動(dòng)檢索以及檔案資料的快速統計。
努力做到對檔案的分類(lèi)統計，綜合數字統計、相關(guān)信息資料統計等，最終實(shí)現系統的網(wǎng)上互聯(lián)和自助查詢(xún)，使每個(gè)參保人可以方便的查詢(xún)到自己的信息。
堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢(xún)、提高利用效率上不斷改進(jìn)管理方法，全方位為參保單位和個(gè)人服務(wù)。
(4)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴把服務(wù)水平。
社會(huì )保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業(yè)務(wù)知識，具備計算機實(shí)際操作能力。
為此，在檔案管理人員選拔上嚴格把關(guān)，切實(shí)將工作經(jīng)驗豐富、責任心強的干部選配到檔案工作崗位上外，同時(shí)狠抓檔案管理人員的培訓教育工作，采取崗位培訓、派送檔案管理人員參加檔案部門(mén)組織的專(zhuān)業(yè)培訓、到兄弟縣市學(xué)習取經(jīng)、邀請各地檔案部門(mén)業(yè)務(wù)骨干授課和現場(chǎng)業(yè)務(wù)指導等形式，努力提高檔案管理隊伍的專(zhuān)業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現代化管理水平。
社保部門(mén)還應與檔案行政管理部門(mén)加強聯(lián)系，開(kāi)展經(jīng)驗交流。
同時(shí)要加強檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設，穩定隊伍，以保證檔案工作的連續性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì )保險檔案管理隊伍。
(5)加強數據利用，實(shí)現應用縱深化。
緊緊圍繞信息化建設這個(gè)重點(diǎn)，創(chuàng )新思維，狠抓資源數據庫建設，開(kāi)發(fā)信息資源，服務(wù)決策，為領(lǐng)導決策服務(wù)、為業(yè)務(wù)建設服務(wù)、為行政管理服務(wù)。
做到檔案管理與完成目標任務(wù)相結合，檔案管理與發(fā)展業(yè)務(wù)相結合，檔案管理與退休人員管理服務(wù)相結合。
把單位和個(gè)人參保信息檔案這些“死信息”變成“活數據”，服務(wù)于社會(huì )保險業(yè)務(wù)工作，通過(guò)檔案信息定期向市委市政府提供有關(guān)就業(yè)、失業(yè)等方面檔案數據情況分析，提供決策依據。
分別在就業(yè)援助工作對策、強化職業(yè)技能培訓、解決失業(yè)保險社會(huì )化發(fā)放制度接軌、解決享受低保、就業(yè)、靈活就業(yè)人員參加醫療保險方案等方面提出的積極建議，為黨委政府科學(xué)決策和解民憂(yōu)保持社會(huì )穩定提供服務(wù)。
總之，社保檔案是民生檔案的重要組成部分，涉及千家萬(wàn)戶(hù)，既是我們以后工作的重點(diǎn)，也是我們工作中的難點(diǎn)。
我們必須以知難而進(jìn)、百戰百勝的勇氣腳踏實(shí)地、真抓實(shí)干，切實(shí)實(shí)現社保檔案的網(wǎng)絡(luò )化、信息化、人性化、規范化、多元化管理，保證社保檔案工作的順利進(jìn)行，推動(dòng)社會(huì )保障事業(yè)的和諧發(fā)展。
社保檔案管理的作用及措施
社保檔案管理的作用及措施
[摘 要]為了保障參保單位及個(gè)人的基本權益，滿(mǎn)足社會(huì )保險業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，社保檔案管理具有顯著(zhù)的作用。社保檔案管理牽涉到社會(huì )保險業(yè)務(wù)從保險登記到業(yè)務(wù)實(shí)施的全過(guò)程，有效、全面、準確的檔案管理是確保受保人員及單位的相關(guān)利益的主要依據。
[關(guān)鍵詞]社保檔案管理；作用與措施
社保檔案管理是社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理的簡(jiǎn)稱(chēng)。它是保障社會(huì )保險業(yè)務(wù)有序開(kāi)展的基礎工作，也是保障社會(huì )保險業(yè)務(wù)持續、穩定發(fā)展的重要基礎力量。社保檔案管理工作貫穿并滲透到社會(huì )保險業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節。因此，本文就社保檔案管理的作用及相關(guān)管理措施進(jìn)行了探討，以便于其發(fā)揮更好的作用。
一、社保檔案管理工作的作用及重要性
1.社保檔案管理是對參保人員及單位權益的重要保障
根據國家檔案局、人力資源及社會(huì )保障部依法頒布的《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》及地方根據自身實(shí)際情況出臺的《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理工作方案》等法律法規的相關(guān)規定，社會(huì )保險機構要實(shí)現對參保人員及單位相關(guān)檔案的四項保障，即“記錄一生”、“管理一生”、“保障一生”及“服務(wù)一生”，社保檔案管理關(guān)系到參保人員及單位的切身利益。
2.社保檔案管理是推動(dòng)保險業(yè)務(wù)管理工作實(shí)現規范化、標準化的重要基礎
作為國家檔案系統資源的一部分，社保檔案管理有益于推動(dòng)保險業(yè)務(wù)實(shí)現規范化、標準化、程序化。不斷提高管理人員對社保檔案管理工作重要性的認識，促使管理人員認真、負責的完成相關(guān)管理工作，加快保險業(yè)務(wù)規范化、標準化，對于提高社會(huì )保險的業(yè)務(wù)水平及能力具有十分重要的作用。
3.社保檔案管理是促進(jìn)社會(huì )保險事業(yè)持續發(fā)展的重要力量
社保檔案是研究和分析社會(huì )保險事業(yè)發(fā)展狀況的重要資料及依據，檔案中記載的參保人員及單位的信息及相關(guān)資料是工作人員多年工作的成果，凝聚了工作人員的心血。除此之外，社保檔案管理還涉及到基金管理、勞動(dòng)保險等基礎業(yè)務(wù)，對于促進(jìn)社會(huì )保險事業(yè)的持續發(fā)展也具有重要的作用。
二、目前社保檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題及分析
1.社保檔案管理水平低、管理方式落后
目前，社會(huì )保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作普遍管理水平較低、管理手段較為落后，沒(méi)有充分利用現代科技及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及水平較低，致使檔案的管理工作一直得不到有效的提高。因此，要提高檔案管理水平，首先要提高管理人員的管理水平，定期對管理及工作人員進(jìn)行相關(guān)技能及知識的培訓，提高整體素質(zhì)。其次，在檔案的記錄、歸檔、整理分類(lèi)等方面有關(guān)部門(mén)應做到專(zhuān)人專(zhuān)項管理，確保責任落實(shí)到個(gè)人，提高管理力度。
2.社保檔案管理意識薄弱、管理理念落實(shí)不到位
目前，在社保檔案管理方面，相關(guān)的領(lǐng)導班子及管理人員沒(méi)有充分認識到檔案管理工作的作用及重要性，先進(jìn)的管理理念沒(méi)有得到深入的.貫徹和落實(shí)，使得管理人員在檔案的管理工作中經(jīng)常出現參保人員資料、信息殘缺不全，繳費程序缺乏規范、檔案分類(lèi)不準確及檔案信息記錄過(guò)程中出現“三色筆”涂圈等現象，使得檔案管理工作的整體水平及管理效率受到較大的影響。
三、加強社保管理工作的有效措施
1.加強管理制度建設，促進(jìn)高素質(zhì)的管理隊伍的形成
為了提高社會(huì )保險業(yè)務(wù)的管理水平，促使社保檔案管理工作有序的開(kāi)展，首先，要構建完善、健全的基礎管理制度。加強基礎建設要求相關(guān)檔案管理部門(mén)要做到合理分配、高效管理、責任到人、監督全面，在檔案的數據庫的建立、檔案資料及信息的統籌、保險業(yè)務(wù)繳費細則和檔案的歸放與核查等方面做到認真負責、逐一落實(shí)，構建良好的管理制度，使檔案的管理做到統一、全面、完善、準確。其次，要加強管理隊伍的建設，由于社會(huì )保險業(yè)務(wù)的檔案管理數據基數大、內容豐富、動(dòng)態(tài)性強，且內容評估要準確、真實(shí)，因此，在檔案的管理方面對于管理人員的管理素質(zhì)及水平要求較高。為了提高管理人員的管理水平，有關(guān)部門(mén)要加大管理人員的培訓力度，提高培訓工作的重要性。同時(shí)，在培訓方面，要積極響應時(shí)代的發(fā)展，注重高、精、專(zhuān)管理人員的培養，善于引入計算機技術(shù)及多種信息技術(shù)，促使管理及工作人員的整體素質(zhì)得到全面地提高，促使檔案管理工作的高效開(kāi)展。
2.加強領(lǐng)導隊伍建設，加大管理及宣傳力度
領(lǐng)導隊伍是促進(jìn)社會(huì )保險事業(yè)整體進(jìn)步的主要核心力量，在領(lǐng)導隊伍的建設方面，首先要做到目標明確、權責分明，即建立工作目標責任制度，使得具體的工作任務(wù)落實(shí)到各部門(mén)，再細分到各工作人員手中，確保工作任務(wù)準確無(wú)誤的完成。其次，要著(zhù)力發(fā)揮領(lǐng)導人員的模范帶頭作用，不論是在工作作風(fēng)還是工作態(tài)度等方面，領(lǐng)導人員始終要發(fā)揮模范作用，帶領(lǐng)全體員工共同進(jìn)步和提高。除此之外，在先進(jìn)的管理理念的貫徹與落實(shí)方面，一定加強領(lǐng)導與員工之間的溝通，使得管理理念滲透到管理工作的各個(gè)環(huán)節中去。
3.注重實(shí)現管理實(shí)效，突出管理服務(wù)功能
社保檔案關(guān)系到參保單位及個(gè)人的切身利益，為了突出社保檔案管理工作的服務(wù)功能，打造服務(wù)型的管理平臺，不斷提高管理的實(shí)際效果，體現“四位一體”的服務(wù)理念，促進(jìn)多功能服務(wù)平臺的建設，即手工查詢(xún)、觸摸屏查詢(xún)、網(wǎng)上查詢(xún)及政務(wù)公開(kāi)等服務(wù)，在最大限度上為社保人員的信息查詢(xún)及工作人員的業(yè)務(wù)管理提供方便。
四、結語(yǔ)
總而言之，社保檔案的高效管理不僅有益于促進(jìn)社會(huì )保障體系的建設，還有益于推動(dòng)社會(huì )保險事業(yè)的持續發(fā)展。目前，就我國的社保檔案管理工作方面還存在諸多問(wèn)題，為了保障社保人員的切身權益，促使社保檔案管理工作進(jìn)一步的發(fā)展，我們要統籌兼顧，善于總結發(fā)展經(jīng)驗，構建健全管理體制、提高管理人員素質(zhì)，使得檔案管理工作發(fā)揮更好的保障作用。