一是下達命令,二是贊揚下級,三是批評下級。
正確的下達命令并不是一件容易的事。一方面,作為上級要正確傳達命令的意圖,把內容表達清楚。具體來(lái)說(shuō)就是要做到5W和2H。所謂5W2H,就是who誰(shuí)來(lái)執行,what做什么,when什么時(shí)候做,where在哪兒做,why為什么做以及how怎么做,how many工作量多少。命令要盡量將這些要素都覆蓋到,使下級能準確理解。
另一方面,要注意命令傳達的有效性,要保證下級能積極的接受命令。因此,在做下達命令的溝通時(shí),要注意態(tài)度和善,讓下級明白要做的工作的重要性,在方式上,要給予下級一定的自主權,和他們一同深入探討工作任務(wù),積極回應他們的疑問(wèn)。
贊揚是對下級的一種激勵,使下級更有自信,做得更好。對下級提出表?yè)P時(shí),態(tài)度要真誠,表?yè)P的內容要具體,選擇的場(chǎng)合要恰當,同時(shí)還要注意技巧。例如可以適當使用一些間接贊揚的方式,如在背后贊揚等,讓對方充分感受到你的善意。
批評下級時(shí),盡量避免直接指責。批評應當以解決問(wèn)題為目的,態(tài)度真誠,做到對事不對人。要選擇適當的場(chǎng)合,盡量不在大庭廣眾下或是下級的下級面前批評,避免傷害下屬自尊、自信。批評的內容要符合客觀(guān)實(shí)際,不盲目指責,更切忌一時(shí)沖動(dòng),批評過(guò)火。要注意批評的藝術(shù),運用“漢堡包”原則,上面一片“面包”指出優(yōu)點(diǎn),中間的“牛肉”提出批評,指出需要改進(jìn)的方面,而下面一片“面包”表達鼓勵和期望,以友好的方式來(lái)結束批評。
下行溝通的策略有哪些?
實(shí)戰派營(yíng)銷(xiāo)管理博客論壇資深訂貨會(huì )培訓專(zhuān)家郭漢堯老師指出:1.將「影響員工」列入管理目標。
2.時(shí)常對員工卓越的工作表現作有意義的贊賞。
3.以輕松的形式與員工交流。
4.探訪(fǎng)員工的工作地方,在員工的地方與他們會(huì )面。
5.以開(kāi)放的心態(tài)咨詢(xún)及聆聽(tīng)員工的意見(jiàn),嘗試了解員工的立場(chǎng)。
6.與員工分享非機密的資料,并諮詢(xún)他們的意見(jiàn)。
7.停止打擊員工士氣的行動(dòng)或項目,并藉此來(lái)作一個(gè)學(xué)習機會(huì )。
8.聆聽(tīng)占時(shí)間百分之八十;說(shuō)話(huà)占百分之二十。
9.向員工收取他們留傳的謠言,并作跟進(jìn)。
10.置身于員工的崗位中,加深對員工職責的了解。
11.每次管理層會(huì )議召開(kāi)后,都向員工提供有關(guān)的資料。
12.詢(xún)問(wèn)員工:「我是否已將我的愿景、使命和目標清楚地列明?」
13.詢(xún)問(wèn)員工:「我怎樣可以幫助你的工作?」
14.詢(xún)問(wèn)員工:「甚么因素會(huì )令我們的顧客更滿(mǎn)意或不滿(mǎn)?」
15.贊賞于眾人前;提點(diǎn)于個(gè)別中。
16.找尋每位員工的優(yōu)點(diǎn)。
17.每天圍繞一個(gè)主題,主動(dòng)與員工交談。
18.與生疏的員工打開(kāi)話(huà)匣子。
19.訂下每月與員工溝通的目標。間中與員工一起享用午餐,藉此機會(huì )建立彼此間的信任。
下行溝通。下行溝通是指處在管理層的公務(wù)員通過(guò)層級體系將信息向下傳遞的過(guò)程。下行溝通的主要作用是:上級領(lǐng)導把組織的路線(xiàn)、方針、政策及意圖等傳遞給下屬,從而給下屬指明工作的目標,明確其職責和權利;擔任領(lǐng)導職務(wù)的公務(wù)員可以把工作中存在的問(wèn)題、要求等傳達給下屬,以增強下屬的歸屬感;協(xié)調組織中各層次的活動(dòng),增進(jìn)各層次、各職能部門(mén)之間的聯(lián)系和了解。下行溝通的缺點(diǎn)是:由于信息是逐級傳遞的,因而傳遞過(guò)程中可能會(huì )發(fā)生信息的擱置、誤解、歪曲,從而影響溝通的效果,而且長(cháng)期過(guò)分依賴(lài)于下行溝通,一方面容易助長(cháng)形成權威主義,導致不民主的氛圍,影響士氣,另一方面會(huì )助長(cháng)下屬的懶惰主義,過(guò)分依賴(lài)上級,缺乏工作的積極性和創(chuàng )造性。為此,在下行溝通中,公務(wù)員應具有民主作風(fēng),放下宮架子,不打官腔,尊重下級的人格,加強對下屬的了解。
上行溝通。上行溝通是指在黨和國家機關(guān)中,下級公務(wù)員向上級表達意見(jiàn)和態(tài)度的溝通方式。諸如下級向上級定期或不定期的工作匯報、反映情況和問(wèn)題等,都屬上行溝通。上行溝通的優(yōu)點(diǎn)是:下級能將自己的看法、意見(jiàn)向上級領(lǐng)導反映,獲得一定的滿(mǎn)足,能夠增強下級公務(wù)員的參與感;同時(shí),上級領(lǐng)導可以通過(guò)公務(wù)員的上行溝通了解下級、基層的情況、存在的閱題等,有助于上級做出符合實(shí)際情況的科學(xué)決策。上行溝通存在的問(wèn)題和缺陷是;在上行溝通過(guò)程中,下級因處于弱勢地位,容易產(chǎn)生一定的心理距離和心理障礙,因害怕領(lǐng)導打擊報復、給“小鞋”穿,往往報喜不報憂(yōu),不愿反映真實(shí)情況。為有效發(fā)揮上行溝通的優(yōu)點(diǎn),克服其可能的缺陷,應注意以下幾點(diǎn):建立對話(huà)機制,確保下級公務(wù)員表達意見(jiàn)渠道的通暢;上級公務(wù)員應激勵下屬勇于提出相關(guān)工作建議,并加強作風(fēng)修養,培養開(kāi)放的心態(tài)和容納部屬意見(jiàn)的雅量;創(chuàng )造有助于縮小上下級心理距離的和諧、民主、平等的寬松環(huán)境;多舉行工作座談會(huì )、民主對話(huà)會(huì )等等。
平行溝通。平行溝通是指在我國黨和國家機關(guān)中,處予相同層次的公務(wù)員、職能部門(mén)之間進(jìn)行的信息傳遞和交流。平行溝通具有很多優(yōu)點(diǎn),例如,辦事程序和手續簡(jiǎn)便,減少層級輾轉,節省時(shí)間,溝通效率高;有助于各職能部門(mén)的公務(wù)員之間加強相互了解和協(xié)調,培育團結意識,增強全局觀(guān)念,消除相互間的沖突、扯皮等不良現象,構建和諧的機關(guān)環(huán)境氛圍。
下行溝通的策略有哪些?實(shí)戰派營(yíng)銷(xiāo)管理博客論壇資深訂貨會(huì )培訓專(zhuān)家郭漢堯老師指出:1.將「影響員工」列入管理目標。
2.時(shí)常對員工卓越的工作表現作有意義的贊賞。3.以輕松的形式與員工交流。
4.探訪(fǎng)員工的工作地方,在員工的地方與他們會(huì )面。5.以開(kāi)放的心態(tài)咨詢(xún)及聆聽(tīng)員工的意見(jiàn),嘗試了解員工的立場(chǎng)。
6.與員工分享非機密的資料,并諮詢(xún)他們的意見(jiàn)。7.停止打擊員工士氣的行動(dòng)或項目,并藉此來(lái)作一個(gè)學(xué)習機會(huì )。
8.聆聽(tīng)占時(shí)間百分之八十;說(shuō)話(huà)占百分之二十。9.向員工收取他們留傳的謠言,并作跟進(jìn)。
10.置身于員工的崗位中,加深對員工職責的了解。11.每次管理層會(huì )議召開(kāi)后,都向員工提供有關(guān)的資料。
12.詢(xún)問(wèn)員工:「我是否已將我的愿景、使命和目標清楚地列明?」13.詢(xún)問(wèn)員工:「我怎樣可以幫助你的工作?」14.詢(xún)問(wèn)員工:「甚么因素會(huì )令我們的顧客更滿(mǎn)意或不滿(mǎn)?」15.贊賞于眾人前;提點(diǎn)于個(gè)別中。16.找尋每位員工的優(yōu)點(diǎn)。
17.每天圍繞一個(gè)主題,主動(dòng)與員工交談。18.與生疏的員工打開(kāi)話(huà)匣子。
19.訂下每月與員工溝通的目標。間中與員工一起享用午餐,藉此機會(huì )建立彼此間的信任。
下行溝通(Downward Communication)是指資訊的流動(dòng)是由組織層次的較高處流向較低處,通常下行溝通的目的是為了控制、指示、激勵及評估。
其形式包括管理政策宣示、備忘錄、任務(wù)指派、下達指示等。有效的下行溝通并不只是傳送命令而已,應能讓員工了解公司之政策,計劃之內容,并獲得員工的信賴(lài)、支持,因而得以有效的期待,同時(shí)有助于組織決策和計劃的控制,達成組織之目標。
但是當資訊自一方傳至另一方時(shí),有些資料會(huì )被忽略掉。當資訊傳經(jīng)許多人后,每一個(gè)傳送過(guò)程都會(huì )造成更多資訊的損失,甚至遭扭曲誤解。
在組織中,當訊息下行溝通經(jīng)過(guò)許多組織層級時(shí),許多資訊會(huì )遺失,最后接收者真正能收到的只是一小部分而已。因此精簡(jiǎn)組織,減少組織層次,能使溝通有效執行。
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