在管理學(xué)中,計(jì)劃具有兩重含義,其一是計(jì)劃工作,是指根據(jù)對(duì)組織外部環(huán)境與內(nèi)部條件的分析,提出在未來一定時(shí)期內(nèi)要達(dá)到的組織目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方案途徑。其二是計(jì)劃形式,是指用文字和指標(biāo)等形式所表述的組織以及組織內(nèi)不同部門和不同成員,在未來一定時(shí)期內(nèi)關(guān)于行動(dòng)方向、內(nèi)容和方式安排的管理事件。
計(jì)劃的種類很多,可以按不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。主要分類標(biāo)準(zhǔn)有:計(jì)劃的重要性、時(shí)間界限、明確性和抽象性等。但是依據(jù)這些分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分,所得到的計(jì)劃類型并不是相互獨(dú)立的,而是密切聯(lián)系的。比如,短期計(jì)劃和長(zhǎng)期計(jì)劃,戰(zhàn)略計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃等。
哈羅德·孔茨和海因·韋里克從抽象到具體,把計(jì)劃劃分為:目的或使命、目標(biāo)、戰(zhàn)略、政策、程序、規(guī)則、方案,以及預(yù)算。
1、認(rèn)識(shí)機(jī)會(huì)
認(rèn)識(shí)機(jī)會(huì)先于實(shí)際的計(jì)劃工作開始以前,嚴(yán)格來講,它不是計(jì)劃的一個(gè)組成部分,但卻是計(jì)劃工作的一個(gè)真正起點(diǎn)。
因?yàn)樗A(yù)測(cè)到了未來可能出現(xiàn)的變化,清晰而完整地認(rèn)識(shí)到組織發(fā)展的機(jī)會(huì),搞清了組織的優(yōu)勢(shì)、弱點(diǎn)及所處的地位,認(rèn)識(shí)到組織利用機(jī)會(huì)的能力,意識(shí)到不確定因素對(duì)組織可能發(fā)生的影響程度等。
2、確定目標(biāo)
制定計(jì)劃的第二個(gè)步驟是在認(rèn)識(shí)機(jī)會(huì)的基礎(chǔ)上,為整個(gè)組織及其所屬的下級(jí)單位確定目標(biāo),目標(biāo)是指期望達(dá)到的成果,它為組織整體、各部門和各成員指明了方向,描繪了組織未來的狀況,并且作為標(biāo)準(zhǔn)可用來衡量實(shí)際的績(jī)效。
計(jì)劃的主要任務(wù),就是將組織目標(biāo)進(jìn)行層層分解,以便落實(shí)到各個(gè)部門、各個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié),形成組織的目標(biāo)結(jié)構(gòu),包括目標(biāo)的時(shí)間結(jié)構(gòu)和空間結(jié)構(gòu)。
3、確定前提條件
所謂計(jì)劃工作的前提條件就是計(jì)劃工作的假設(shè)條件,簡(jiǎn)言之,即計(jì)劃實(shí)施時(shí)的預(yù)期環(huán)境。負(fù)責(zé)計(jì)劃工作的人員對(duì)計(jì)劃前提了解得愈細(xì)愈透徹,并能始終如一地運(yùn)用它,則計(jì)劃工作也將做得越協(xié)調(diào)。
4、擬定可供選擇的可行方案
編制計(jì)劃的第四個(gè)步驟是,尋求、擬定、選擇可行的行動(dòng)方案。“條條道路通羅馬”,描述了實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)的方案途徑是多條的。
通常,最顯眼的方案不一定就是最好的方案,對(duì)過去方案稍加修改和略加推演也不會(huì)得到最好的方案,一個(gè)不引人注目的方案或通常人提不出的方案,效果卻往往是最佳的,這里體現(xiàn)了方案創(chuàng)新性的重要。
5、評(píng)價(jià)可供選擇的方案
在找出了各種可供選擇的方案和檢查了它們的優(yōu)缺點(diǎn)后,下一步就是根據(jù)前提條件和目標(biāo),權(quán)衡它們的輕重優(yōu)劣,對(duì)可供選擇的方案進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估實(shí)質(zhì)上是一種價(jià)值判斷,它一方面取決于評(píng)價(jià)者所采用的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn);另一方面取決于評(píng)價(jià)者對(duì)各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)所賦予的權(quán)重。
一個(gè)方案看起來可能是最有利可圖的,但是需要投入大量現(xiàn)金,而回收資金很慢;另一方案看起來可能獲利較少,但是風(fēng)險(xiǎn)較小;第三個(gè)方案眼前看沒有多大的利益,但可能更適合公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。應(yīng)該用運(yùn)籌學(xué)中較為成熟的矩陣評(píng)價(jià)法、層次分析法、多目標(biāo)評(píng)價(jià)法,進(jìn)行評(píng)價(jià)和比較。
6、選擇方案
計(jì)劃工作的第六步是選定方案。這是在前五步工作的基礎(chǔ)上,作出的關(guān)鍵一步,也是決策的實(shí)質(zhì)性階段——抉擇階段。可能遇到的情況是,有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)同時(shí)有兩個(gè)以上可取方案。在這種情況下,必須確定出首先采取哪個(gè)方案,而將其他方案也進(jìn)行細(xì)化和完善,以作為后備方案。
7、制定派生計(jì)劃
基本計(jì)劃還需要派生計(jì)劃的支持。比如,一家公司年初制定了“當(dāng)年銷售額比上年增長(zhǎng) 15% ”的銷售計(jì)劃,與這一計(jì)劃相連的有許多計(jì)劃,如生產(chǎn)計(jì)劃、促銷計(jì)劃等。
再如當(dāng)一家公司決定開拓一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)時(shí),這個(gè)決策需要制定很多派生計(jì)劃作為支撐,比如雇傭和培訓(xùn)各種人員的計(jì)劃、籌集資金計(jì)劃、廣告計(jì)劃等等。
8、編制預(yù)算
在做出決策和確定計(jì)劃后,計(jì)劃工作的最后一步就是把計(jì)劃轉(zhuǎn)變成預(yù)算,使計(jì)劃數(shù)字化。編制預(yù)算,一方面是為了計(jì)劃的指標(biāo)體系更加明確,另一方面是使企業(yè)更易于對(duì)計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)行控制。定性的計(jì)劃往往可比性、可控性和進(jìn)行獎(jiǎng)懲方面比較困難,而定量的計(jì)劃具有較硬的約束。
通俗地概括為六個(gè)方面,即做什么、為什么做、何時(shí)做、何地做、誰去做和怎么做。簡(jiǎn)稱5W1H。
1、做什么就是要明確計(jì)劃的目標(biāo)任務(wù)和要求,明確每一個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)。
2、為什么做就是要明確設(shè)立目標(biāo)任務(wù)的必要性,并論證實(shí)現(xiàn)目標(biāo)任務(wù)的可行性。
3、何時(shí)做就是選定計(jì)劃實(shí)施的時(shí)機(jī),以及規(guī)定計(jì)劃中各項(xiàng)工作的開始和完成的進(jìn)度,以便進(jìn)行有效地控制和對(duì)能力資源進(jìn)行平衡。
4、何地做就是規(guī)定計(jì)劃實(shí)施地點(diǎn)或場(chǎng)所,了解計(jì)劃實(shí)施的環(huán)境條件和限制,以便合理安排計(jì)劃實(shí)施的空間組織和布局。
5、誰去做就是計(jì)劃不僅要明確規(guī)定目標(biāo)任務(wù)、地點(diǎn)和進(jìn)度,還應(yīng)規(guī)定由哪個(gè)主管部門負(fù)責(zé)。
6、怎樣去做就是制定實(shí)施計(jì)劃的措施,以及相應(yīng)的政策和規(guī)則,對(duì)資源進(jìn)行合理分配和集中使用,對(duì)人力、生產(chǎn)能力進(jìn)行平衡,對(duì)各種派生計(jì)劃綜合平衡等。
如果想要成功的分配時(shí)間,你可以使用估計(jì)、分配與控制等方法,你還可以用排定事件先后次序、工作時(shí)間表以及分配任務(wù)等方式來達(dá)到目的。
對(duì)于各種不同的事,是否分配了恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間去做?是否將有限的,幾小時(shí)利用得有效?要將這些問題仔細(xì)地分析,然后,就必須決定何事應(yīng)先處理。有許多人都從公文堆最上面的一件開始做,結(jié)果很可能使堆在下面的舊公文"越陳越香"了。很多事,就是如被擱置以致成了無法解決的問題。
要避免這種錯(cuò)誤,只有在每天晚上或早晨,坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西,花點(diǎn)時(shí)間瀏覽一番,并且歸類,分成數(shù)堆,再分別緩急依次排好,例如使用日事清進(jìn)行日程管理,將收集箱內(nèi)的每一件事情按著四個(gè)象限的標(biāo)準(zhǔn)分配,之后再進(jìn)行下一步的處理。"陳年老酒"就可絕跡了。
計(jì)劃職能。計(jì)劃職能是對(duì)管理進(jìn)行預(yù)先籌劃和安排的一項(xiàng)活動(dòng)。
計(jì)劃職能的特點(diǎn):預(yù)先性;預(yù)測(cè)性;評(píng)價(jià)性;選擇性;調(diào)整性。
計(jì)劃工作主要包括的內(nèi)容:研究活動(dòng)條件、制定業(yè)務(wù)決策、編制行動(dòng)計(jì)劃
1)研究活動(dòng)條件
A.內(nèi)部能力研究;主要是分析組織內(nèi)部在客觀上對(duì)各種資源的擁有狀況和利用能力。
B.外部環(huán)境研究;是要分析組織活動(dòng)的環(huán)境特征及其變化趨勢(shì),以了解環(huán)境的變化規(guī)律,從而預(yù)測(cè)環(huán)境在明天可能呈現(xiàn)的狀態(tài)。
2)制定業(yè)務(wù)決策:所謂業(yè)務(wù)決策,是在活動(dòng)條件研究的基礎(chǔ)上,根據(jù)這種研究所揭示的環(huán)境變化中可能提供的機(jī)會(huì)或造成的威脅以及組織在資源擁有和利用上的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì),確定組織在未來某個(gè)時(shí)期內(nèi)的活動(dòng)方向和目標(biāo)。
3)編制行動(dòng)計(jì)劃。決策的基本特征:
目標(biāo)性(即決策必須有一個(gè)既定的目標(biāo),沒有目標(biāo),決策就失去了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù))
優(yōu)化性(決策的要求是在既定的目標(biāo)和條件下尋求優(yōu)化目標(biāo)和最佳地實(shí)現(xiàn)目標(biāo))
選擇性(進(jìn)行科學(xué)決策的重要條件是擬定盡可能多的可行方案以供選擇)
實(shí)施性(一個(gè)管理決策是否正確是在實(shí)踐中得到檢驗(yàn)的)
決策職能決策的基本要素:
決策者(是決策系統(tǒng)主觀能力的體現(xiàn)者,可以是個(gè)人,也可以是集體。)
決策對(duì)象(一般是指可調(diào)控地具有明確邊界的特定系統(tǒng)。)
信息(既包括決策對(duì)象系統(tǒng)內(nèi)部的信息,又包括決策系統(tǒng)外部所需的信息)
決策理論與方法(即要求決策者要運(yùn)用正確的決策理論與方法進(jìn)行決策。)
決策結(jié)果(對(duì)決策結(jié)果要進(jìn)行分析和科學(xué)的檢驗(yàn))
計(jì)劃的具體寫法:計(jì)劃由于大多以一個(gè)單位的工作內(nèi)容范圍,只在單位內(nèi)要求執(zhí)行,所以一般不以文件形式下發(fā),因而除標(biāo)題和正文外,往往還要在題下或文后標(biāo)明“*年*月*日制定”字樣,以示鄭重。計(jì)劃的標(biāo)題也是“四要素”寫法,其中哪一個(gè)要素都不應(yīng)省略。正文寫法,由于計(jì)劃是對(duì)一個(gè)單位的全面工作或某一項(xiàng)重要工作的具體要求,所以寫作是要比規(guī)劃和設(shè)想都要具體、詳細(xì)得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容:
(1)開頭,或闡述依據(jù),或概述情況,或直述目的,要寫得簡(jiǎn)明扼要;
(2)主體,即計(jì)劃的核心內(nèi)容,闡述“做什么”(目標(biāo)、任務(wù))、“做到什么程度”(要求)和“怎樣做”(措施辦法)三項(xiàng)內(nèi)容,既要寫得全面周到,又要寫得有條不紊,具體明白。全面工作計(jì)劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”(任務(wù)、措施分說)。
(3)結(jié)尾,或突出重點(diǎn),或強(qiáng)調(diào)有關(guān)事項(xiàng),或提出簡(jiǎn)短號(hào)召,當(dāng)然也可不寫結(jié)尾。
計(jì)劃是一個(gè)使用得非常廣泛的用語,在不同場(chǎng)合的含義可能不完全相同。有人給計(jì)劃下的一個(gè)“簡(jiǎn)明的、不帶褒意或貶意的定義”是:“計(jì)劃”是未來行動(dòng)的方案。相應(yīng)地,計(jì)劃具有三個(gè)主要特征:(1)它必須與未來有關(guān);(2)它必須與行動(dòng)有關(guān);(3)必須有某個(gè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)促進(jìn)這種未來行動(dòng)。[①]
一般說來,計(jì)劃是指人們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)某種目的而對(duì)未來的行動(dòng)所作的設(shè)想和部署。它是人們?cè)诙囝I(lǐng)域、多層次上使用的一種自覺的行為。在任何領(lǐng)域、任何層次上完整的計(jì)劃,都必須具備目標(biāo)、時(shí)限和主體三大要素。常識(shí)告訴我們,工作的內(nèi)容越是復(fù)雜,參與實(shí)施計(jì)劃的行為主體和涉及的環(huán)節(jié)越多,越需要計(jì)劃性。我國(guó)古代就有“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”的思想。西方經(jīng)濟(jì)學(xué)家也闡明了這個(gè)道理:“雖然我們無法預(yù)見未來,但如果我們沒有根據(jù)當(dāng)時(shí)所得到的信息而制定的未來計(jì)劃,我們就無法合理地行事。”[②]工作有計(jì)劃,至少可取得有序、協(xié)調(diào)、效率的優(yōu)越性。所謂有序,是指因?yàn)橛辛嗣鞔_的目標(biāo)以及為此而確定的步驟、重點(diǎn)、分工等,可在實(shí)現(xiàn)過程中分別輕重緩急,保證重點(diǎn),為全局奠定基礎(chǔ),有條不紊。所謂協(xié)調(diào),是指通過計(jì)劃作出事先的協(xié)調(diào),處理好在計(jì)劃的制定和實(shí)施過程中的總目標(biāo)與子目標(biāo)之間、各具體目標(biāo)之間、預(yù)期目標(biāo)與時(shí)間約束之間、目標(biāo)與手段之間可能存在的矛盾,促進(jìn)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。所謂效率,是指因?yàn)橛行蚝蛥f(xié)調(diào),盡可能地激勵(lì)了行為主體的積極性,合理地挖掘并組織相關(guān)的條件,減少了盲目性,避免操作中的重復(fù)浪費(fèi),因而有利于提高效率。[③]有序、協(xié)調(diào)、效率的優(yōu)越性也就構(gòu)成了計(jì)劃的一般價(jià)值。
計(jì)劃主體是多層次的,計(jì)劃的對(duì)象也是多層次的,因此計(jì)劃有個(gè)人計(jì)劃、家庭計(jì)劃、企業(yè)計(jì)劃和國(guó)家計(jì)劃等。作為計(jì)劃法所涉及的計(jì)劃,是處于宏觀層次的國(guó)家計(jì)劃,而且側(cè)重于經(jīng)濟(jì)計(jì)劃。當(dāng)計(jì)劃被用作經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的調(diào)節(jié)手段,并與國(guó)家的職能和權(quán)力結(jié)合起來,就形成了國(guó)家經(jīng)濟(jì)計(jì)劃。
計(jì)劃是經(jīng)濟(jì)管理的一項(xiàng)重要職能,也是經(jīng)濟(jì)管理的一種重要手段。一般認(rèn)為,經(jīng)濟(jì)管理具有計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等職能,在這些職能中,由于計(jì)劃職能反映了管理者的決策意圖,決定著管理行為的方向,制約和決定著其他管理職能,因而被人們視為經(jīng)濟(jì)管理的首要職能。計(jì)劃作為經(jīng)濟(jì)管理的一般職能,是一個(gè)廣泛中性的概念,它普遍存在于不同社會(huì)制度和不同管理體制的國(guó)家之中,因而有無計(jì)劃不是區(qū)別社會(huì)制度和經(jīng)濟(jì)社會(huì)屬性的標(biāo)準(zhǔn)。[④]
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