賬簿的登記有著(zhù)自身特殊的要求,而且根據賬簿種類(lèi)的不同,具體的細節要求也是不一樣的。
登記賬簿進(jìn)要求認真仔細,但也難免有發(fā)生錯誤的時(shí)候,這個(gè)時(shí)候對錯賬的更正也需要遵循規定,不能再錯上加錯。賬簿記錄應做到整潔,記賬應力求正確,如果賬簿記錄發(fā)生錯誤,應按規定的方法進(jìn)行更正。
更正錯賬的方法有:劃線(xiàn)更正法、紅字更正法、補充登記法。1.劃線(xiàn)更正法在結賬以前,如果發(fā)現賬簿記錄有錯誤,而記賬憑證沒(méi)有錯誤,僅屬于記賬時(shí)文字或數字上的筆誤,應采用劃線(xiàn)更正法。
更正的方法是:先將錯誤的文字或數字用一條紅色橫線(xiàn)劃去,表示注銷(xiāo);再在劃線(xiàn)的上方用藍色字跡寫(xiě)上正確的文字或數字,并在劃線(xiàn)處加蓋更正人圖章,以明確責任。 【注意:劃掉錯誤數字時(shí),應將整筆數字劃掉,不能只劃掉其中一個(gè)或幾個(gè)寫(xiě)錯的數字,并保持被劃去的字跡仍可清晰辨認。】
如記賬時(shí)對錯了位數,錯把2,567。30寫(xiě)成了25,673。
00,會(huì )計憑證上沒(méi)有錯誤,只是在登記入賬時(shí)的筆誤。這時(shí)就可以使用劃線(xiàn)更正法。
2.紅字更正法紅字更正法是指由于記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發(fā)生錯誤,而用紅字沖銷(xiāo)原記賬憑證,以更正賬簿記錄的一種方法。紅字更正法適用于以下兩種情況:記賬以后,如果發(fā)現賬簿記錄的錯誤,是因記賬憑證中的應借、應貸會(huì )計科目或記賬方向有錯誤而引起的,應用紅字更正法進(jìn)行更正。
更正的方法是:先用紅字金額填寫(xiě)一張會(huì )計科目與原錯誤記賬憑證完全相同的記賬憑證,在“摘要”欄中寫(xiě)明“沖銷(xiāo)錯賬”以及錯誤憑證的號數和日期,并據以用紅字登記入賬,以沖銷(xiāo)原來(lái)錯誤的賬簿記錄;然后,再用藍字或黑字填寫(xiě)一張正確的記賬憑證,在“摘要”欄中寫(xiě)明“更正錯賬”以及沖賬憑證的號數和日期,并據以用藍字或黑字登記入賬。 例如:將一筆“管理費用”誤記為“銷(xiāo)售費用”,會(huì )計分錄為:借:銷(xiāo)售費用165貸:現金165發(fā)現錯誤后,要用紅字原樣沖回:(本例用負數表示,實(shí)際中要用紅筆書(shū)寫(xiě))借:銷(xiāo)售費用-165貸:現金-165第三步再做一筆正常分錄:借:管理費用165貸:現金165根據這三張記賬憑證登記入賬。
【說(shuō)明:現金日記賬的登記可以看到三筆的來(lái)龍去脈,在銷(xiāo)售費用上只能看到一正一負兩筆記錄,而在管理費用的登記上是只有一筆正確的記錄。】記賬以后,如果發(fā)現記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯誤(所記金額大于應記的正確金額),而應借、應貸的會(huì )計科目沒(méi)有錯誤,應用紅字更正法進(jìn)行更正。
更正的方法是:將多記的金額用紅字填制一張記賬憑證,而應借、應貸會(huì )計科目與原錯誤記賬憑證相同,在“摘要”欄寫(xiě)明“沖銷(xiāo)多記金額”以及原錯誤記賬憑證的號數和日期,并據以登記入賬,以沖銷(xiāo)多記的金額。例如:在做一筆進(jìn)貨時(shí),誤將票面金額5000記為6000,登記賬簿后才發(fā)現錯誤。
原分錄為:借:庫存商品6000貸:應付賬款6000改正時(shí)需要將多計的1000做紅字沖回。借:庫存商品-1000貸:應付賬款-10003.補充登記法記賬以后,如果發(fā)現記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯誤(所記金額小于應記的正確金額),而應借、應貸的會(huì )計科目沒(méi)有錯誤,應用補充登記法進(jìn)行更正。
更正的方法是:將少記的金額用藍字或黑字填制一張應借、應貸會(huì )計科目與原錯誤記賬憑證相同的記賬憑證,在“摘要”欄中寫(xiě)明“補充少記金額”以及原錯誤記賬憑證的號數和日期,并據以登記入賬,以補充登記少額。例如:在做一筆進(jìn)貨時(shí),誤將票面金額5000記為2000,登記賬簿后才發(fā)現錯誤。
原分錄為:借:庫存商品2000貸:應付賬款2000改正時(shí)需要將少計的3000做補充登記。借:庫存商品3000貸:應付賬款3000【說(shuō)明:補充登記會(huì )在賬簿上顯示為兩筆,與前例類(lèi)似。】
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調整分錄有兩種方法,一種是紅字調整,就是先按原先分錄的內容,用紅色的筆做同樣的分錄,然后再做正確的分錄。
一種是蘭字調整法,就是不做紅字分錄,通過(guò)轉賬分錄把錯誤科目調整到正確科目。就用你說(shuō)的例子一、紅字調整法1、先做紅字分錄借:經(jīng)營(yíng)費用(紅字)貸:現金(紅字)2、做正確的分錄借:其他業(yè)務(wù)支出(蘭字)貸:現金(蘭字)二、蘭字調整法直接做分錄借:其他業(yè)務(wù)支出(蘭字)貸:經(jīng)營(yíng)費用(蘭字)紅字調整法比較直觀(guān),不容易出錯,蘭字調整法做的分錄少,容易錯至于一張憑證上做幾個(gè)分錄,這一般是一筆業(yè)務(wù)一個(gè)憑證,實(shí)踐中也有些會(huì )計把幾筆相同業(yè)務(wù)都集中一個(gè)憑證(我就看到某個(gè)會(huì )計把一個(gè)月的相同費用科目全部只做一個(gè)憑證),但這不推薦,所以你說(shuō)一個(gè)憑證同時(shí)做紅字分錄和蘭字分錄,那也是可以的,分開(kāi)當然最好。
手工做賬會(huì )計科目錯誤已記賬,無(wú)論未月結前或者已月結后發(fā)現借誤,可用紅字更正法更正。
所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記賬憑證,據以用紅字登記入賬,沖銷(xiāo)原有的錯誤記錄;同時(shí)再用藍字填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正*年*月*號憑證”,據以登記入賬,這樣就把原來(lái)的差錯更正過(guò)來(lái)。應用紅字更正法是為了正確反映賬簿中的發(fā)生額和科目對應關(guān)系。 一般情況下適用兩種情況一,記賬以后,發(fā)現賬簿記錄的錯誤是因為記賬憑證中的會(huì )計科目或記賬方向有錯誤而引起的,應用紅字記賬法進(jìn)行更正。二,記賬以后,發(fā)現記賬憑證和賬簿記錄金額大于應計的正確金額,而會(huì )計科目沒(méi)有錯誤,應用紅字更正法進(jìn)行更正。
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