辦活動(dòng)如同組飯局？六大步驟變身高級活動(dòng)策劃 | 附腦圖

作者：尹宏業(yè)

來(lái)源：鳥(niǎo)哥筆記（niaoge8）

本文為作者授權鳥(niǎo)哥筆記發(fā)布，轉載請聯(lián)系作者并注明出處。

“辦活動(dòng)”，這個(gè)概念可能對于大多數人來(lái)說(shuō)比較空泛，但是換成“組飯局”來(lái)理解，就非常容易，時(shí)至今日，誰(shuí)還沒(méi)有組個(gè)局請過(guò)客？不同的是做活動(dòng)涉及的工作會(huì )比簡(jiǎn)單組飯局更加多面和繁雜，如下圖所示:

本文主要針對上圖中的標紅色的優(yōu)先級工作分析，按照活動(dòng)策劃推廣時(shí)間順序，進(jìn)行復盤(pán)，給大家呈現活動(dòng)的重要環(huán)節。套用“組（ban）飯(huo)局(dong)”的樣式來(lái)掰碎了、揉開(kāi)了好好地講個(gè)清楚。拙見(jiàn)如下：

目錄

一、前期確認（組什么局，對飯局初步認識）

二、文案策劃（準備什么節目，吃什么酒菜）

三、招商與推廣（有無(wú)金主請客，找誰(shuí)來(lái)吃飯）

四、活動(dòng)準備（在哪吃，坐席怎么布置）

五、活動(dòng)現場(chǎng)（前面準備節目酒菜通通拿上來(lái)）

六、活動(dòng)后（吃好喝好，商量下次還搞不）

一、前期確認（組什么局，對飯局初步認識）

1.活動(dòng)初衷與主題

這次組局的的初衷是想要做什么呢？

這個(gè)問(wèn)題至少要追問(wèn)自己三遍，明確想要的是參與人數、招商總額或是達成其他的目的，得出確認答案就不要再去改動(dòng)。因為我們之后所有的工作，都是在這個(gè)基礎上去行動(dòng)；然后把初衷與主題確認，讓人一目了然，把最吸引人的亮出來(lái)。

確認活動(dòng)的主題：順口，易記，四字為佳。

若是仲秋飯局，一家人在一起團聚，那么便是“賞月·團圓”；若是老友聚會(huì )，沒(méi)有特定主題，那就不如“喝酒·我請”更為直接；若是某行業(yè)的活動(dòng)，也是要找到最能勾起用戶(hù)參與的癢點(diǎn)，并與活動(dòng)主題結合在一起，讓用戶(hù)欲罷不能。

2.核算活動(dòng)成本

準備出多少錢(qián)做活動(dòng)，這個(gè)應該最易理解的吧？

要對把這個(gè)局做成什么檔次、規模以及表演節目等預設做好，成本的核算是重中之重，對資金沒(méi)有一個(gè)清晰的認知，便不能厘清活動(dòng)的收益。

對于成本核算可參考這個(gè)比例：

成本預計
項目	活動(dòng)場(chǎng)地	搭建供應商	物料采買(mǎi)	差旅答謝	其他費用
費用占比	40%	30%	15%	10%	5%

3.制定時(shí)間表

在確認要舉辦活動(dòng)的意向時(shí)，就可以著(zhù)手制定時(shí)間規劃表，對之后的各項內容進(jìn)行分配，確定相應的負責人和任務(wù)deadline，避免職責不清、分工不明、時(shí)間拖沓等不必要工作失誤，工作可以多線(xiàn)同時(shí)推進(jìn)，快速完成。

《時(shí)間表（部分）》示例

二、文案策劃（準備什么節目，吃什么酒菜）

1.環(huán)節設定

環(huán)節設定，相對應的是準備的節目和酒菜，請什么樣明星表演節目，請哪種菜式的大廚主勺，這是吃飯的人最關(guān)注的點(diǎn)，當然你可以搞點(diǎn)小驚喜之類(lèi)助興。

在活動(dòng)之中，便是要規劃好呈現形式，權衡主辦方、嘉賓、參與者、贊助商等方面的權益，如何讓所有參與者滿(mǎn)意是本環(huán)節的重點(diǎn)。主要圍繞在：請嘉賓、做演講、頒獎?wù)隆⒃龌?dòng)、系情感，這五個(gè)環(huán)節上設計相應互動(dòng)。

這個(gè)環(huán)節的坑一般會(huì )發(fā)生在：

（1）拍板人的猶豫不決，對于活動(dòng)文案毫無(wú)意義的修改，以致于活動(dòng)時(shí)間無(wú)限拖延。所以，文案寫(xiě)作者不只是要會(huì )寫(xiě)文案，更要懂得向上管理，如何去勸服上司、達到快速推進(jìn)的目的。

（2）根據活動(dòng)場(chǎng)地制定環(huán)節安排，比如是有無(wú)分會(huì )場(chǎng)的存在，數量有為多少等。前期策劃時(shí)可以暫以某個(gè)理想場(chǎng)地作為參考設計環(huán)節。

2.大會(huì )賣(mài)點(diǎn)

既然提到“賣(mài)點(diǎn)”，那自然就是要從外部獲取利益的，主要針對兩個(gè)方向：錢(qián)和人。

錢(qián)誰(shuí)會(huì )來(lái)出呢？自然是贊助商。那么如何打動(dòng)金主爸爸呢？自然是活動(dòng)能給予他們好處，對自身的品宣或者銷(xiāo)售能帶來(lái)極大的幫助，所以要把本次活動(dòng)能給的權益明明白的列舉出來(lái)，讓人一目了然，促進(jìn)銷(xiāo)售成單。

（活動(dòng)現場(chǎng)照片）

在“賣(mài)點(diǎn)”還可以做一些活動(dòng)，比如把產(chǎn)品分級：鉆石、黃金、白銀，不同層次的服務(wù)可以收取不同的費用，這樣可以滿(mǎn)足市場(chǎng)是不同的客戶(hù)需求。

人從哪里來(lái)？參會(huì )人員的職位或行業(yè)或需求等不盡相同，那么又能如何吸引他們來(lái)參會(huì )呢？一般從這幾點(diǎn)做文章：直面行業(yè)大牛、知識學(xué)習、現場(chǎng)社交、參會(huì )禮物。

（活動(dòng)現場(chǎng)照片）

根據用戶(hù)不同的癢點(diǎn)去宣傳活動(dòng)，吸引到更多的用戶(hù)參與其中。例如：職場(chǎng)焦慮，那就用活動(dòng)的知識學(xué)習來(lái)吸引用戶(hù)，明確指出活動(dòng)能給用戶(hù)帶來(lái)提升的可能性，以及其他的成長(cháng)機會(huì )，每次的宣傳點(diǎn)需明確一個(gè)，若分散則目標不清。

三、招商與推廣（有無(wú)金主請客，找誰(shuí)來(lái)吃飯）

1.銷(xiāo)售和招生

因為這兩點(diǎn)在上面有提到，所以我合并在一起講，根據確認的文案內容去找各自的目標全體。

關(guān)于招商贊助，文案是基礎，更多的要靠銷(xiāo)售人員去轉化成銷(xiāo)售話(huà)術(shù)，與潛在贊助商溝通。贊助商信息的獲取可在同類(lèi)其他活動(dòng)上尋找，也可搜索其他的潛在客戶(hù)。關(guān)于招生，可以使用自身宣傳渠道，也可合作其他渠道招生；活動(dòng)宣傳的引爆點(diǎn)和節奏，相信身經(jīng)百戰的各位會(huì )玩出不同的花樣。

2.邀請人員

這里的邀請，主要是指活動(dòng)里的嘉賓、重量級的人物。每次活動(dòng)邀請嘉賓都是一個(gè)頭疼的事，嘉賓的邀請難，而且變數還大。

有一次活動(dòng)要在10號舉行，7號都還沒(méi)有確認嘉賓，甚至臨時(shí)換嘉賓的情況都有存在；還有一次在上海舉辦活動(dòng)，嘉賓從北京來(lái)，遇上特殊天氣飛機無(wú)法起飛，只能臨時(shí)改了高鐵。所幸，這些嘉賓很容易溝通和配合。

那我們如何去邀請到這些嘉賓？這里面有很多的門(mén)道，以小撬大，調動(dòng)身邊資源的同時(shí)，一般要注意一些細節，比如不能跳太多級別邀請，一個(gè)A村長(cháng)可以邀請B鎮長(cháng)到他的活動(dòng)，但如果讓A村長(cháng)邀請C區長(cháng)就比較艱難，不過(guò)可以讓B鎮長(cháng)幫忙邀請C區長(cháng)就會(huì )容易一些，同理邀請嘉賓的時(shí)候也可以運用。

如果能確認一兩個(gè)超重量級的嘉賓，便可以用此嘉賓去撬動(dòng)其他嘉賓，吸引同類(lèi)嘉賓的參與。如果能先邀請到A區長(cháng)參與活動(dòng)，那么再去邀請B區長(cháng)時(shí)，就可以告訴他A區長(cháng)同意前來(lái)，那么打動(dòng)B區長(cháng)同意的可能性會(huì )更高，換做去邀請C鎮長(cháng)，那么會(huì )更容易。

另外對嘉賓的邀請，可以參考下表：

四、活動(dòng)準備（在哪吃，坐席怎么布置）

1.場(chǎng)地篩選與搭建

選擇一個(gè)什么場(chǎng)所吃飯，是最能直面展示活動(dòng)的檔次。在選擇時(shí)要現場(chǎng)勘查場(chǎng)地大小、環(huán)境優(yōu)良、地理位置等因素，確保場(chǎng)地的達標。另外，同時(shí)進(jìn)行對活動(dòng)搭建供應商的選擇，可以通過(guò)多家比價(jià)、好評推薦等方式選擇最優(yōu)搭建供應商，控制成本的同時(shí)，保證活動(dòng)的質(zhì)量。

（場(chǎng)地參考效果圖）

選定場(chǎng)地后，主辦方、場(chǎng)地方與搭建供應商至少要做一次三方會(huì )談，一起重新勘查場(chǎng)地，查看細節，可讓搭建供應商出現場(chǎng)布置方案，是否可以新增游戲環(huán)節等，確保方案的可實(shí)施性。

2.物料采買(mǎi)

由之前確認的相關(guān)工作負責人給出物料清單和物料采購意向，確保物料在活動(dòng)開(kāi)始前5天準備完成，不會(huì )因誤差等原因造成不能使用的結果。永遠的Plan B、永遠擁有備案，以防意外情況的發(fā)生。

《活動(dòng)物料采購比價(jià)表》示例

五、活動(dòng)現場(chǎng)（前面準備節目酒菜通通拿上來(lái)）

1.人員分工安排時(shí)間表

確認表演節目、上菜的順序與對應人員，保證這是一場(chǎng)順暢的活動(dòng)，給諸位參與者賓至如歸的感覺(jué)。

這樣的好處就是各司其職，每個(gè)項目都有負責人，也有流動(dòng)支持的，既能有序不亂，又可以責任到人。即便是出了事故，事后追責也可以甩鍋，這是當然是玩笑話(huà)。

2.彩排與現場(chǎng)

正式開(kāi)場(chǎng)前要留出足夠時(shí)間，至少做一遍流程的彩排，看現場(chǎng)相關(guān)人員的工作安排，檢查大屏、PPT、燈光等細節，盡善盡美。

現場(chǎng)發(fā)揮只要按照事先安排去做就好，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)反饋，遇到突發(fā)事件快速反應，并予以解決。現場(chǎng)要注意用戶(hù)的情緒，隨時(shí)安撫，保證活動(dòng)的滿(mǎn)意度。

本環(huán)節的容易出錯的地方在于：現場(chǎng)人多擁擠、各模塊的人員聯(lián)系不暢，對于突然情況的處理容易出現不當，所以要事先安排好，防患于未然。

六、活動(dòng)后（吃好喝好，商量下次還搞不）

1.收官感謝

對參與用戶(hù)、嘉賓的酬謝等，維持與用戶(hù)的情感，一回生二回熟，下次邀請更容易被接受。

注意活動(dòng)二次宣傳，充分利用好活動(dòng)的影響力，并考慮怎么去擴大。我們的活動(dòng)一般都是系列性、有承接的，不會(huì )是一次單獨的活動(dòng)，所以要為未來(lái)的規劃做好鋪墊，這樣下屆活動(dòng)的運作更容易開(kāi)展。

2.復盤(pán)

可以從兩個(gè)方面展開(kāi)，一是客觀(guān)工作方面，就如你看到的本文內容；二是主觀(guān)感受方面，談個(gè)人在活動(dòng)中的感悟。

最后補充兩點(diǎn)：

1.一切準備工作都要做到活動(dòng)開(kāi)始之前，循序漸進(jìn)，穩而不亂，各管其能，各司所職。先做方案，再去行，結果自然有。

2.隨時(shí)準備Plan B，面對突發(fā)意外才不會(huì )手忙腳亂。

后記：

本文主要針對活動(dòng)整體中的關(guān)鍵點(diǎn)分析，盡可能的減少活動(dòng)在落地過(guò)程中因準備不足在事故多發(fā)處翻車(chē)的幾率。活動(dòng)的成功標準不只是在于順利完成，更要注意活動(dòng)的結果，看是否完成既定目標，達到最初策劃的要求。

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