秘書在文件復(fù)制打印時的(秘書怎樣進(jìn)行文件管理?)

1.秘書怎樣進(jìn)行文件管理?

Windows XP是一個面向?qū)ο蟮奈募芾硐到y(tǒng)，具有完善的文件管理功能，可以對文件以及文件夾進(jìn)行創(chuàng)建、復(fù)制、移動、刪除、生命名、查找以及查看等操作。

（一）創(chuàng)建文件夾或文檔 如何創(chuàng)建文件夾或文檔？ 創(chuàng)建文件夾的最簡單方法就是在想創(chuàng)建文件夾的地方單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“新建”—“文件夾”命令，系統(tǒng)便會創(chuàng)建一個名為“新建文件夾”的文件夾，并且文件夾的名字處于被選中狀態(tài)，可以直接鍵入想要的名字從而自定義該文件夾名。

2.會議秘書工作需要注意哪些問題

1、接受任務(wù)、擬定方案 會議方式、時間地點、參加人員、會議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費預(yù)算； 2、文稿準(zhǔn)備 主報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂，制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證； 3、制發(fā)通知 會議內(nèi)容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間； 4、收集名單 單位職務(wù)、姓名性別、民族、人數(shù)、到達(dá)車次時間、返程車次時間、分組； 5、會場準(zhǔn)備 會標(biāo)徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛(wèi)生； 6、后勤準(zhǔn)備 文件裝袋、房間分配、伙食標(biāo)準(zhǔn)、食物衛(wèi)生、就餐桌次、用車計劃（接車安排）、醫(yī)療衛(wèi)生、文娛活動； 7、會前檢查 檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障； 8、接會議代表 了解車次到達(dá)時間、通知接車領(lǐng)導(dǎo)、安排車輛； 9、會間服務(wù) 簽到（文件分發(fā)）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛(wèi)安全、衛(wèi)生、返程票務(wù)、文娛活動； 10、會議秘書 會議簡報、會務(wù)通知、會議總結(jié)、決議、傳達(dá)提綱、會議新聞稿件； 11、會議收尾 食宿結(jié)算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告（會議。

1、接受任務(wù)、擬定方案 會議方式、時間地點、參加人員、會議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費預(yù)算； 2、文稿準(zhǔn)備 主報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂，制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證； 3、制發(fā)通知 會議內(nèi)容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間； 4、收集名單 單位職務(wù)、姓名性別、民族、人數(shù)、到達(dá)車次時間、返程車次時間、分組； 5、會場準(zhǔn)備 會標(biāo)徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛(wèi)生； 6、后勤準(zhǔn)備 文件裝袋、房間分配、伙食標(biāo)準(zhǔn)、食物衛(wèi)生、就餐桌次、用車計劃（接車安排）、醫(yī)療衛(wèi)生、文娛活動； 7、會前檢查 檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障； 8、接會議代表 了解車次到達(dá)時間、通知接車領(lǐng)導(dǎo)、安排車輛； 9、會間服務(wù) 簽到（文件分發(fā)）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛(wèi)安全、衛(wèi)生、返程票務(wù)、文娛活動； 10、會議秘書 會議簡報、會務(wù)通知、會議總結(jié)、決議、傳達(dá)提綱、會議新聞稿件； 11、會議收尾 食宿結(jié)算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告（會議紀(jì)要）、會議文件歸檔、會議財務(wù)結(jié)算； 12、會務(wù)工作總結(jié)。

3.從電腦復(fù)制到U盤中的文件打不開怎么辦

原因及解決辦法如下：

1、一種操作是，打開電腦文件夾，在文件上點右鍵，選“發(fā)送到-桌面快捷方式”。這樣，在電腦桌面上就出現(xiàn)了一個文件的快捷方式。

2、桌面上新建立的快捷方式文件，是可以打開文件的，看起來如同在文件夾里點擊文件來打開它一樣。

3、這時，你可能認(rèn)為把它復(fù)制到U盤里也沒問題的了。于是把U盤插入電腦USB口后，在桌面這個快捷方式文件上點右鍵，再點“發(fā)送到-可移動磁盤”。

4、這時你打開可移動磁盤，看到快捷方式文件已經(jīng)發(fā)送到它里面了。只要U盤插在你自己的電腦上，點擊U盤里的這個快捷方式文件，也還是可以打開的。

請注意了：此快捷方式文件圖標(biāo)的左下角有一個黑色斜箭頭，有這個黑色斜箭頭就表示這是一個快捷方式類型文件。當(dāng)您撥出U盤，拿到其它的電腦上，再點擊可移動磁盤里的這個快捷方式文件，就會發(fā)現(xiàn)它是打不開的！

5、另一種操作是，在文件夾中的文件上點右鍵，選“復(fù)制”。

6、然后到電腦桌面上點右鍵，選“粘貼快捷方式”，桌面上也出現(xiàn)了快捷方式文件。接下來的操作如同第3步，把這個快捷方式文件發(fā)送到U盤中。出現(xiàn)的結(jié)果同樣是在別人的電腦上打不開！或者是復(fù)制之后直接到可移動磁盤中粘貼快捷方式，同樣會出現(xiàn)這種結(jié)果。

解決：正確復(fù)制文件到U盤的方法

1、以上分析探討了兩種初學(xué)者容易做出的錯誤操作，實際上還有可能有其它操作方式導(dǎo)致上述結(jié)果。那么應(yīng)該怎樣向U盤里復(fù)制文件才不會出錯呢？

向U盤中復(fù)制文件的正確操作：

1）打開電腦中的文件夾，找到要復(fù)制的文件（注意一定要是實際數(shù)據(jù)的文件，而不是帶有那種黑箭頭的快捷方式型的文件），在文件上點右鍵，在出現(xiàn)的菜單中用左鍵點“復(fù)制”。

2）插入U盤，在我的電腦上打開可移動磁盤，在其空白處點右鍵，在出現(xiàn)的菜單中用左鍵點“粘貼”。注意切切不可點“粘貼快捷方式”哦！

復(fù)制文件就這么簡單！

3）這時，可移動磁盤里出現(xiàn)了這個文件?？匆幌拢膱D標(biāo)左下角沒有黑色斜箭頭吧？這就對了。

4）有的朋友習(xí)慣把常用的文件放在桌面，這樣方便找到它。那么，建議您也是把文件夾中的文件先復(fù)制，然后在桌面上點右鍵再點“粘貼”，把實際文件數(shù)據(jù)存放到桌面上來（實際是存放到C盤中了）。這樣，既方便了您使用文件，又可以防止以后發(fā)送到可移動磁盤時出現(xiàn)快捷方式類型的錯誤。

5）還有一種復(fù)制文件的方法：打開含有要復(fù)制文件的文件夾（源文件夾），把它拖動到桌面左側(cè)；再打開要把文件復(fù)制進(jìn)去的文件夾（目標(biāo)文件夾），把它拖動到桌面右側(cè)。在源文件夾中用鼠標(biāo)左鍵按住要復(fù)制的文件，把它拖向目標(biāo)文件夾中，拖進(jìn)去后再松開鼠標(biāo)，文件就復(fù)制進(jìn)目標(biāo)文件夾中了。

6）同樣，也可以向可移動磁盤中拖放文件，把文件復(fù)制到U盤中。還可以向桌面上拖放文件，把文件復(fù)制到桌面上。同樣要注意的是，拖動前一定要看好，要復(fù)制的源文件一定是以實際數(shù)據(jù)存在的文件，而不是帶有那種帶黑箭頭的快捷方式型的文件。

小貼士：

如果您將“我的文檔”中的文件向桌面拖放，則先要判斷“我的文檔”實際位置是否在C盤。若是在C盤，那么應(yīng)該先按下鍵盤上面左下角的Ctrl鍵，再進(jìn)行拖放操作。否則文件是出現(xiàn)在桌面上了，但“我的文檔”中的那個文件是要消失的哦！

判斷“我的文檔”實際位置在哪個盤，方法是：在桌面上“我的文檔”圖標(biāo)上點右鍵，在出現(xiàn)的菜單上左鍵點“屬性”，看出現(xiàn)的窗口中“目標(biāo)文件夾”那行字母的第一個字母（下圖紅鍵頭所指處），若是C，就說明“我的文檔”實際位置在C盤；若不是C，就說明“我的文檔”實際位置不在C盤。

不是C盤就可以直接拖放文件到桌面啦，就不必按Ctrl鍵了。

注意事項：實際上，文件復(fù)制到U盤后打不開的原因還有其它，如U盤損壞、感染病毒等。但以上復(fù)制成快捷方式的情況是很常見的，請您予以注意，避免此種錯誤操作。

4.淺談秘書怎樣做好會務(wù)工作

（一）會前超前籌措，精心準(zhǔn)備。

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！比魏螘h不管是大，是小，是長，是短，均須有目標(biāo)，有計劃，有分析，有論證，準(zhǔn)備工作必須充分。

甚至可以說，會務(wù)工作的成敗，很大程度上取決于會議的前期準(zhǔn)備工作細(xì)化程度。具體應(yīng)做好以下幾方面的工作： 1 了解掌握相關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議議題的確定。

議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書人員收集，但必須把握住一個原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開會的真正意圖，通過開會要解決什么問題，達(dá)到什么目的。對收集到的議題要不斷進(jìn)行篩選，反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便見縫插針，同時盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上去。

2 做好會議的經(jīng)費預(yù)算工作。包括占場費、租金費、用品費、設(shè)備費、培訓(xùn)費、資料費、住宿費、交通費等預(yù)算。

制定會議經(jīng)費預(yù)算應(yīng)本著勤儉辦會、節(jié)約辦會的原則，盡量降低會議的成本，另一方面也要有一定的彈性，注意留有余地。如果把一個只有幾十個人參加的工作會議預(yù)算經(jīng)費支出為10萬元，那就是一次失敗的會議費用預(yù)算。

3 做好會議議程、日程的制定。會議議程是對會議主要內(nèi)容所做的順序排列，應(yīng)當(dāng)簡明概略，切不可拖沓冗長。

會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式，將會議議程的各項分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，使與會者一目了然，反之，就會讓與會者之間互相打聽，誰也沒有一個準(zhǔn)確的說法。舉例來說： 2月18日 預(yù)備會議 2月19日 正式會議 2月20日 會議結(jié)束 上例的這個會議日程安排表制定得就不算很成功，因為它違反了會議日程的制定方針（應(yīng)把與與會者有關(guān)的需配合的事項準(zhǔn)確無誤地事先告之），所以在制定會議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無誤。

4 做好與會人員范圍的確定及會議通知的發(fā)送。注意何種規(guī)格檔次的會議由何種層次與何種身份的人參加。

據(jù)我所知，現(xiàn)在社會上有些單位辦會，動不動請上一堆“名人”，根本不按會議的實際需要確定與會人員。這樣做，除了給會議的主辦單位與會議的組織者增加會務(wù)工作負(fù)擔(dān)外，什么作用也達(dá)不到。

擬定與會人員名單，應(yīng)根據(jù)會議的實際需要，做到應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不請，盡量避免以上情況的發(fā)生。在發(fā)送會議通知時，一定要注意其準(zhǔn)確性，把會議的時間、地點、對象及注意事項預(yù)先打在一張通知單上，按單通知至相關(guān)單位與個人，秘書同時需記錄下接收此會議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。

5 做好會議文件的準(zhǔn)備。會議文件的準(zhǔn)備工作也是會前工作的一項重要內(nèi)容。

包括兩方面內(nèi)容，一是會議文件尤其是會議的報告稿、領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿等主旨文件的起草工作一定要提前做好準(zhǔn)備。為達(dá)到這一要求，秘書人員必須做到有快手備用，并能熬夜突擊。

二是會議文件的印制及復(fù)制工作，復(fù)制的文件一定要做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，同時在復(fù)印前一天對復(fù)印設(shè)備的功能進(jìn)行確認(rèn)，避免越是緊急，越是有重要的文件需要印，機器越是出毛病的情況發(fā)生。 6 做好會場布置。

主要包括會場的布置工作及會議用品的準(zhǔn)備工作。會場的布置，主席臺的設(shè)置，座次的安排以及為烘托渲染氣氛所做的裝飾都要依會議的性質(zhì)及會議的要求而定。

會場用品的準(zhǔn)備一般包括會議的必備用品（文具用品、桌椅、臺布、茶具及擴音、照明、通訊設(shè)備）的準(zhǔn)備及會議的特殊用品的準(zhǔn)備。專業(yè)性的特殊的會議還需準(zhǔn)備特定的會場用品。

如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領(lǐng)獎時的音樂；專業(yè)性會議所需的幻燈機、投影儀；談判性會議需準(zhǔn)備的簽字筆。這些必備用品及會議的特殊用品都要提前送到會場，且要一一檢查過確保好用，有效。

7 做好會議行政事務(wù)性準(zhǔn)備工作。主要包括做好與會人員的迎送、交通、食宿、后勤保障、醫(yī)療、參觀訪問、文化生活等安排，這些行政事務(wù)性工作要打好提前量，并一一細(xì)化，責(zé)任落實到人，每個人都把分內(nèi)的工作做好，會議的質(zhì)量就有了保證。

8 做好會議服務(wù)人員的培訓(xùn)工作。會務(wù)工作的成功與否與會議會務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量有直接的關(guān)系。

訓(xùn)練有素的稱職的秘書服務(wù)人員應(yīng)做到儀表舉止端莊得體；用語禮貌謙和；態(tài)度熱情大方，善于辦事，恪盡職守。不難想象，一個沒有經(jīng)過訓(xùn)練、不分場合，把持無度，舉手投足依個性所為的會議服務(wù)人員，怎能把會議籌劃、組織、服務(wù)得到位？ 以上所列的是會前準(zhǔn)備階段八個方面非常重要的工作，只有同時做好這八個方面的工作，會前工作的準(zhǔn)備才可稱之為充分，也只有做好這些，才能保證會議進(jìn)行階段及會后階段工作順利進(jìn)行。

（二）會中協(xié)調(diào)控制，做好管理保證。主要應(yīng)做好以下四方面的工作。

1 做好會議的報到、簽到工作。會議的簽到用品，會議簽到時發(fā)放的材料一定要準(zhǔn)備充足并提前送到會場，放到指定位置，擺設(shè)好，同時禮貌熱情地接待與會人員，并設(shè)專人引導(dǎo)與會人員做好簽到。

2 做好會議文件用品的發(fā)放及會場各種設(shè)備的操作工作。會議期間分發(fā)的文件主要是會前未發(fā)的文件及會中新產(chǎn)生的簡報類文件。

把會議用品及會議所需文具準(zhǔn)備充足。秘書還要熟練使用操作會場內(nèi)的音響、燈光及通風(fēng)設(shè)備。

5.一個辦公室文員應(yīng)具備哪些,注意些什么

一，當(dāng)文員的條件 1、認(rèn)真，文員與文件、材料、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項打交道，瑣碎事件很多，一定要認(rèn)真，保證每件事都有著落，不可丟東落西。

2、守時，按時上下班，不要遲到早退，因為文員要接聽電話，收發(fā)傳真，應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)隨時的分配工作，必須坐住登子。 3、搞好協(xié)調(diào)。

文員經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)、同事之間發(fā)文件，協(xié)調(diào)事件，必須搞好關(guān)系，才能做好工作。 技術(shù)部文員 職責(zé)：技術(shù)部文件的歸檔、管理。

技術(shù)部文件的打印。繪制機械圖紙。

技術(shù)部環(huán)境衛(wèi)生的管理及維護(hù)各種溝通信息的傳達(dá) 推廣文員 職責(zé)：收信整理各地廣告投放計劃、廣告預(yù)算、廣告投放報表及監(jiān)播資料；與財務(wù)核對當(dāng)月宣傳推廣品費用及與代理商核對宣傳品發(fā)入數(shù)量；促銷員銷售報表及促銷員管理費、培訓(xùn)費的報銷等 傳焦 ？文員 職責(zé)：管理一個數(shù)據(jù)庫，負(fù)責(zé)把客戶的資料發(fā)類，輸入，核對，存檔，負(fù)責(zé)幫查找資料，把客戶資料和供求信息投入在網(wǎng)上。另協(xié)助設(shè)計人員排版和處理廣告圖片。

工程文員 職責(zé)：負(fù)責(zé)跟客戶、業(yè)務(wù)員、銷售人員溝通打樣的公差，材質(zhì)、規(guī)格及樣品的用途。開打樣單，踀打樣的進(jìn)程，畫圖紙，查找技術(shù)資料并把資料歸類存檔。

電腦公司 職務(wù)：業(yè)務(wù)文員職責(zé)：負(fù)責(zé)計算機軟硬件售后、調(diào)試、維護(hù)、操作系統(tǒng)的安裝及工具軟件的使用，接待客戶、接聽電話，打印資料，起草合同，負(fù)責(zé)招聘及培訓(xùn)各學(xué)校電腦教師及教授電腦英語的工作。 電子有限公司 職務(wù)：物控兼文員職責(zé)：從事與電子產(chǎn)品及庫存物品采購，進(jìn)銷存貨單據(jù)的登記物料控制文員等電腦操作工作及擬訂公司會議通知和起草簡單的合同。

通信責(zé)任有限公司 職務(wù)：客服兼出納職責(zé)：主要從事與鐵通相關(guān)的安裝電話、辦理長途業(yè)務(wù)及處理客戶投訴、建立客戶檔案、催繳各代理商長途話費、打印長途話單和統(tǒng)計帳單等工作。 二，做一個文員應(yīng)該具備哪些條件 辦公軟件的熟練操作，打字速度快（視工作崗位、業(yè)務(wù)范圍不同而要求不同），電腦的維護(hù)和保養(yǎng)， 上網(wǎng)的熟練程度。

三，行政文員職位說明書 內(nèi)容預(yù)覽： 行政文員職位說明書崗位名稱行政文員任職人所在部門企管部崗位定員 直接上級企管部經(jīng)理主管簽字 執(zhí)行日期 應(yīng)具備的條件和要求.一、學(xué)歷：中專以上文化程度；二、工作經(jīng)驗：有文件管理工作經(jīng)驗；三、應(yīng)具備的知識：1、文秘知識；2、文件管理知識；3、會做賬表；四、具有強烈的責(zé)任心與團(tuán)隊意識；工作內(nèi)容及方法簡述一、負(fù)責(zé)公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；二、負(fù)責(zé)起草公司行政會議及其他例會的會議紀(jì)要；三、負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；四、負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；五、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用記錄；六、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作； 七、負(fù)責(zé)歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便；八、負(fù)責(zé)定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進(jìn)行修補和復(fù)制；十、完成部門經(jīng)理臨時交辦的相關(guān)任務(wù)。責(zé)任一、對文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；二、對所保管的文件安全保密負(fù)責(zé)；對工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。

權(quán) 利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件 ……。