如何編制招標文件

[摘要] 招標文件是招標投標活動(dòng)中最重要的法律文件，本文闡述了招標文件編制的原則，招標文件編制的幾個(gè)重要環(huán)節，其中實(shí)質(zhì)性要求、條件、評標辦法、合同條款、分包都必須清晰明確。
　　[關(guān)鍵詞] 招標文件編制 原則 重要環(huán)節
　　招標采購，作為市場(chǎng)經(jīng)濟體制下一種經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明，能夠充分體現公平、公正、公開(kāi)原則的，科學(xué)合理又積極有效的交易模式，在高校物資采購中被積極推廣。招標文件是招標投標活動(dòng)中最重要的法律文件，它不僅規定了完整的招標程序，而且還提出了各項具體的技術(shù)標準和交易條件，規定了擬訂立的合同的主要內容，是投標人準備投標文件和參加投標的依據，是評審委員會(huì )評標的依據，也是擬訂合同的基礎。編制出完整、嚴謹、科學(xué)、客觀(guān)公正，集針對性、合理性與保護性一體的招標文件，是招標成敗的關(guān)鍵環(huán)節。招標文件制作不科學(xué)，往往會(huì )糾紛、投訴增多，影響高校采購的效率。為此，本文試就招標文件的編制，發(fā)表一些淺見(jiàn)。
　　所謂招標文件，是指招標人向投標人提供的為進(jìn)行投標工作而告知和要求性的書(shū)面性材料。招標文件的作用在于：闡明需要采購貨物或工程的性質(zhì)，通報招標程序將依據的規則和程序，告知訂立合同的條件。招標文件應至少包括下列內容：招標公告(或投標邀請函);投標人須知;招標項目的名稱(chēng)、數量、技術(shù)參數、性能(配置)和售后服務(wù)要求;投標報價(jià)的方式及計算方法;評標的標準和評標的辦法;交貨、竣工或者提供服務(wù)的時(shí)間;投標人應當提供的有關(guān)資格和資信證明文件;投標保證金的要求;提交投標文件的方式、地點(diǎn)和截止時(shí)間;開(kāi)標、評標、定標的日程安排;采購合同的基本條款及訂立方式等。
　　一、編制招標文件的依據和原則
　　1.遵守法律法規
　　招標文件的內容應符合國內法律法規，如招標投標法、政府采購法、政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法、合同法、知識產(chǎn)權法、商業(yè)競爭法等多項有關(guān)的法律，遵循國際慣例、行業(yè)規范等。如有的招標文件中要求必須有本省的某行業(yè)領(lǐng)域資格證書(shū)，限制外地供應商競爭的區域規定，就與我國法律相背離。
　　2.全面反映使用單位需求
　　招標的目的就是為需求服務(wù)，招標文件全面反映使用單位需求是編制招標文件的一個(gè)基本的要求。技術(shù)規格書(shū)是對擬采購產(chǎn)品的技術(shù)描述，是反映招標采購產(chǎn)品具體而詳細的內容要求，是招標采購產(chǎn)品的一個(gè)比較清晰的框架。技術(shù)規格書(shū)提供的要求越詳細、越接近采購人合法的實(shí)際要求，才能使采購結果更符合采購需求。招標文件應能全面準確反映用戶(hù)的需求，功能描述準確，技術(shù)指標、工藝方法、質(zhì)量水平檔次要求、驗收標準明確，當投標人閱讀招標文件時(shí)，知道應該以什么檔次的產(chǎn)品報價(jià)可滿(mǎn)足用戶(hù)的要求;商務(wù)條款、使用環(huán)境、地理位置條件也應明確，這些因素會(huì )影響到產(chǎn)品的配置和質(zhì)量，影響到投標人的正常報價(jià)和投標方案。這些問(wèn)題沒(méi)有明確，招標文件就不能貼近用戶(hù)需求，不僅給投標人編制投標文件帶來(lái)很多困惑和疑問(wèn)，最終影響了招標成效和質(zhì)量。
　　3.公正合理
　　公正是指公正、平等對待使用單位和供應商。招標文件是具有法律效力的文件，雙方都要遵守，都要承擔義務(wù)。合理是指采購人提出技術(shù)要求、商務(wù)條件必須依據充分并切合實(shí)際。技術(shù)要求根據可行性報告、技術(shù)經(jīng)濟分析確立，不能盲目提高標準、提高設備精度等，否則會(huì )多花不必要的錢(qián)。
　　4.公平競爭
　　公平競爭是指招標文件不能存有歧視性條款。招標的原則是公開(kāi)、公平、公正，只有公平、公開(kāi)才能吸引真正感性趣、有競爭力的投標廠(chǎng)商競爭。招標文件應載明配套的評標因素或方法，盡量做到科學(xué)合理，這樣會(huì )使招標活動(dòng)更加公開(kāi)，人為因素相對減少，也會(huì )使潛在的投標人更感興趣。還應該注意的是招標文件的各項規格，不得要求或者標明某一特定的專(zhuān)利、商標、名稱(chēng)、設計、型號、原產(chǎn)地或生產(chǎn)廠(chǎng)家，不得有傾向或排斥某一有興趣投標的法人或者其他組織的內容。
　　5.科學(xué)規范
　　以最規范的文字，把采購的目的、要求、進(jìn)度、售后服務(wù)等描述得簡(jiǎn)捷有序、準確明了。招標文件的用詞、用語(yǔ)一定要準確無(wú)誤，表述清楚，不允許用大概、大約等無(wú)法確定的語(yǔ)句以及表達上含糊不清的語(yǔ)句，盡量少用或不用形容詞，禁止使用有歧義的語(yǔ)言，防止投標人出現理解誤差。一份招標文件要做到五個(gè)統一，即格式統一、字體統一、語(yǔ)言統一、數字運用統一、技術(shù)要求使用標準統一。
　　6.維護政府、學(xué)校、企業(yè)利益
　　招標文件編制要注意維護使用單位的秘密，如高校網(wǎng)絡(luò )設備采購就要考慮安全問(wèn)題。不得損害國家利益和社會(huì )公眾利益，如噪音污染必須達標。
　　二、編制招標文件的幾個(gè)重要環(huán)節
　　1.前期論證工作應充分
　　論證主要解決三個(gè)方面的問(wèn)題。首先是為了避免設備購置的盲目性，克服重復購置、利用率低下等弊病。第二，統籌設備投資規劃，優(yōu)化資源配置。第三，通過(guò)論證，充分挖掘大精設備的使用潛力，促進(jìn)資源共享、專(zhuān)管共用。