這個問題太大了,我先簡單回答一下印章如何管理吧
企業(yè)如何管理印章為了保障企業(yè)印章管理安全規(guī)范,企業(yè)印章應(yīng)該從兩個方面著手:怎么使用,怎么保管。
一、怎么使用
實體印章線下使用的模式沿襲多年,其中存在的印章偷用盜用、人情章等違規(guī)行為日漸明顯,甚至還有私自刻制印章等違紀(jì)行為。
出現(xiàn)上述情況主要有幾方面的原因:
1、誰使用、用在哪信息不準(zhǔn)確,傳統(tǒng)紙質(zhì)臺賬無法作為審計的有效憑證,給印章管理留下隱患;
2、僅通過肉眼查看,印跡真?zhèn)舞b別難,給私刻印章留下可乘之機;
針對以上使用環(huán)節(jié)出現(xiàn)的漏洞,通過電子化的使用流程可以有效規(guī)避:
1、電子簽章技術(shù)是通過數(shù)字簽名、CA認(rèn)證以及信息加密技術(shù)實現(xiàn)的,基于《電子簽名法》等法律法規(guī)建設(shè)。使用時經(jīng)權(quán)威CA認(rèn)證身份、操作全程留痕、可通過系統(tǒng)追溯每一次使用。有效改善傳統(tǒng)物理印章使用與臺賬記錄帶來的管理漏洞;
2、其次,數(shù)字簽名技術(shù)具備簽署身份可識別、簽署內(nèi)容不可篡改的特性。并且可在線實時鑒別真?zhèn)?,解決了物理印章真?zhèn)舞b別滯后(產(chǎn)生糾紛事后限定權(quán)責(zé)時鑒定顯然起不到任何防范風(fēng)險的作用)、鑒別流程繁雜(需當(dāng)事人攜帶糾紛文件至專業(yè)機構(gòu)去鑒別,如公安三所)等問題。
二、怎么管理
解決了“怎么使用”的問題后,再來了解一下“怎么管理”。管理環(huán)節(jié)應(yīng)分為“管章
和”管文件“。
1、一方面,印章管理員的職業(yè)操守關(guān)系到企業(yè)印章使用的安全性;另一方面,集團型企業(yè)中。集團總部如何管理分支結(jié)構(gòu)印章,做到權(quán)限收放自如、管而不僵也十分關(guān)鍵。
2、印章的固然重要,蓋章后的文件歸檔管理問題也是企業(yè)需要著重注意的。
針對印章管理與合同管理問題,契約鎖提供了一體化的管控方案。
1、通過電子印章技術(shù)實現(xiàn)印章物理印章統(tǒng)一收歸、集中管控;分支機構(gòu)在線提交印章試用申請,總部在線授權(quán)并用章,解決跨區(qū)域、跨層級、多人協(xié)作用章的問題;
2、對文件蓋章后的歸檔管理問題,以電子化歸檔方案給予解決。在線歸檔、智能檢索、分類管理、權(quán)限受控,保障文件信息安全,避免蓋章后的文件寄送、存儲等占用空間、被偷竊、被遺失或損毀等隱患。
防范印章帶來的法律風(fēng)險企業(yè)防范印章帶來的法律風(fēng)險,一方面需要嚴(yán)格審核文件內(nèi)容,避免條款內(nèi)容中隱藏風(fēng)險隱患;另一方面,還需加強企業(yè)印章的管理,確保企業(yè)印章使用的文件都是經(jīng)公司授權(quán)的行為。
針對加強文件條款審核,法務(wù)人員責(zé)無旁貸,對于條款的審核十分關(guān)鍵。對于印章的管理問題,企業(yè)則應(yīng)該從多方面入手,
其一,傳統(tǒng)物理印章的存管十分關(guān)鍵,對于分支機構(gòu)或部門印章的保管,要避免企業(yè)印章偷用盜用、人情章等情況,規(guī)避風(fēng)險隱患;
其二,防止印章制假隱患,由于物理印章使用后,很難通過肉眼準(zhǔn)確判斷真?zhèn)危蚨仨殢脑搭^防范,避免印章使用脫離監(jiān)管視線;
其三,當(dāng)印章外借時,需兩人以上同行,監(jiān)督印章使用合規(guī)、授權(quán),不得加蓋于任何有損企業(yè)利益的文件條款內(nèi)容上,避免企業(yè)被動承擔(dān)經(jīng)濟損失或法律風(fēng)險。
事實上,有更快捷簡單的方式規(guī)避以上的風(fēng)險問題,即通過電子簽章技術(shù),將傳統(tǒng)的物理印章使用模式轉(zhuǎn)變成線上的電子印章使用與管理模式。
一方面,線上的使用模式可做到物理印章存管收歸企業(yè),統(tǒng)一管控,員工需要用用章時,只需要在線發(fā)送印章請求,經(jīng)審批、授權(quán)后即可快捷用印,印章管理員可通過電腦、手機等設(shè)備快捷用印,提升印章使用的快捷性和及時性;
另一方面,數(shù)字簽章技術(shù)具備簽署身份可識別、簽署內(nèi)容不可篡改的特性,確保企業(yè)印章使用安全與文件信息的一致性。
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