檔案存檔(怎樣做好檔案的收集和歸檔)
1.怎樣做好檔案的收集和歸檔
趙顯瑞 檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，必須重視并做好這項(xiàng)工作，這是管好用好檔案的第一步。
一、檔案收集要堅(jiān)持“寧多勿漏”原則。檔案是來(lái)源于各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，它真實(shí)再現(xiàn)了各項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果。檔案的價(jià)值是由檔案本身的屬性和社會(huì)對(duì)檔案的需求兩個(gè)方面決定的，其外在表現(xiàn)就是它的有用性，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，對(duì)各項(xiàng)工作活動(dòng)，起著重要的依據(jù)和參考作用。在檔案材料收集過(guò)程中，我們始終圍繞一個(gè)“用”字，按照文書(shū)歸檔范圍，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來(lái)。
二、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案材料的歸集。不少同志把開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的文件材料據(jù)為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來(lái)方便。針對(duì)這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以?xún)?yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們，使他們自覺(jué)自愿地把自己擁有的文件材料拿出來(lái)交給檔案室。一是對(duì)來(lái)查檔案的人熱情接待，有時(shí)他們只提供查閱內(nèi)容，具體文號(hào)、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開(kāi)始，一年一年挨個(gè)查，直至查全查清楚為止。如市勞保處為企業(yè)離休干部適當(dāng)增加待遇以使他們與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的同類(lèi)人員待遇持平，準(zhǔn)備向市委老干部局提出實(shí)施意見(jiàn)，需要查閱1985年以來(lái)的有關(guān)增資文件。我們按照查閱單找到后，每份文件各復(fù)印一份給他們，為他們提供了政策依據(jù)。二是提供多種形式的服務(wù)，如我們開(kāi)展“電話(huà)查檔”，查檔人不必到檔案室來(lái)，只要在電話(huà)中說(shuō)明要查的文件材料，我們查清以后“電話(huà)答復(fù)”。因此，他們都主動(dòng)把文件材料送到檔案室，用他們自己的話(huà)說(shuō)，放在檔案室比放在自己手中查找方便、及時(shí)。
三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過(guò)健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理。二是實(shí)行文件呈閱登記制度，就是文件材料送往何部門(mén)、何人，都有簽收，文件收回時(shí)注銷(xiāo)。同時(shí)，為縮短文件材料的傳閱過(guò)程，檔案室要及時(shí)催還。（作者單位：市人力資源和社會(huì)保障局）
2.檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)
檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。它的應(yīng)用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為人類(lèi)社會(huì)的進(jìn)步服務(wù)。
檔案學(xué)的內(nèi)容
檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對(duì)象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。
檔案學(xué)的研究?jī)?nèi)容主要有檔案基礎(chǔ)理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案應(yīng)用五個(gè)方面。
檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類(lèi)的劃分、檔案價(jià)值及其實(shí)現(xiàn)的規(guī)律性、國(guó)家檔案全宗的實(shí)質(zhì)與結(jié)構(gòu)；檔案工作系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能與社會(huì)環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書(shū)、圖書(shū)、情報(bào)工作的關(guān)系；國(guó)家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能及其與國(guó)家建設(shè)的關(guān)系，檔案法規(guī)體系結(jié)構(gòu)與功能；檔案學(xué)產(chǎn)生的條件與標(biāo)志、檔案學(xué)的研究對(duì)象與任務(wù)、檔案學(xué)的體系結(jié)構(gòu)、檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系、檔案學(xué)的研究方法等。
檔案專(zhuān)業(yè)史研究，即以歷史時(shí)期為序，運(yùn)用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程及其規(guī)律。其任務(wù)是闡明各個(gè)社會(huì)形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點(diǎn)，及其與當(dāng)時(shí)的政治、經(jīng)濟(jì)科學(xué)文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會(huì)效果，尋求對(duì)今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗(yàn)；在分析、總結(jié)前人檔案學(xué)研究成果的基礎(chǔ)上，探索檔案學(xué)思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認(rèn)識(shí)和理解檔案學(xué)思想、理論、原則的形成過(guò)程，提高檔案學(xué)理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導(dǎo)思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計(jì)劃手段、經(jīng)濟(jì)手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學(xué)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的研究，即對(duì)檔案實(shí)體管理系統(tǒng)、檔案信息開(kāi)發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個(gè)過(guò)程的研究。檔案實(shí)體管理研究包括對(duì)檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開(kāi)發(fā)研究包括對(duì)檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對(duì)檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計(jì)工作、檔案用戶(hù)調(diào)查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶(hù)提供高效率服務(wù)。
檔案工作應(yīng)用技術(shù)研究。包括檔案保護(hù)技術(shù)研究，如對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復(fù)技術(shù)的研究；檔案縮微復(fù)制技術(shù)研究，如對(duì)檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲(chǔ)、檢索等技術(shù)過(guò)程的研究；計(jì)算機(jī)輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計(jì)算機(jī)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和加工，計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息輸出的整個(gè)過(guò)程的研究，其任務(wù)是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學(xué)科體系 檔案學(xué)產(chǎn)生初期，學(xué)科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問(wèn)題。隨著各種類(lèi)型檔案的大量增長(zhǎng)和檔案工作實(shí)踐、檔案事業(yè)建設(shè)的發(fā)展，檔案學(xué)分化和發(fā)展出多門(mén)分支學(xué)科，分別擔(dān)負(fù)著某一方面的研究任務(wù)。
3.城建聲像檔案的收集與歸檔的基本知識(shí),比如：范圍,時(shí)間,要求,
一、聲像檔案資料的歸檔范圍 建設(shè)單位報(bào)送聲像檔案資料的歸檔范圍如下： 1、2000平方米以上所有的建設(shè)工程項(xiàng)目都要報(bào)送有關(guān)照片檔案資料。
2、符合下列條件之一的建設(shè)工程報(bào)送有關(guān)照片和錄像資料： 7層（含7層）以上建筑；單項(xiàng)工程建筑面積3000平方米以上；項(xiàng)目總建筑面積1萬(wàn)平方米以上；住宅小區(qū)3萬(wàn)平方米以上；單跨跨度16米以上廠房；人防設(shè)施；市政主要道路；多孔100米或單孔40米以上橋梁；污水處理廠；垃圾處理廠；自來(lái)水廠；燃?xì)鈴S；發(fā)電廠；220千伏以上輸變電站；一級(jí)公路；港口碼頭；水利防洪設(shè)施。 3、符合下列條件之一的建設(shè)工程報(bào)送有關(guān)照片、錄音、錄像資料以及專(zhuān)題錄像片： 列為市級(jí)以上重點(diǎn)（或?qū)嵤拢┕こ痰捻?xiàng)目；需申報(bào)市級(jí)以上優(yōu)質(zhì)工程的項(xiàng)目。
二、建設(shè)工程聲像檔案資料歸檔內(nèi)容 （一）開(kāi)工前原貌 1、原址、原貌及周邊狀況； 2、重要建（構(gòu)）筑物、紀(jì)念物； 3、拆遷情況。 （二）基礎(chǔ)工程 1、基礎(chǔ)異常情況技術(shù)處理，土壤巖樣分析過(guò)程等情況； 2、建筑物基礎(chǔ)類(lèi)型及施工，特殊施工的技術(shù)工藝現(xiàn)場(chǎng)； 3、建筑物位移、沉降、變形及處理。
（三）主體工程 1、主體設(shè)計(jì)模型； 2、鋼筋結(jié)構(gòu)、管線(xiàn)等主要隱蔽工程施工情況； 3、砌體、砼灌注、屋面工程； 4、主體結(jié)構(gòu)布局、大型構(gòu)件安裝等現(xiàn)場(chǎng)； 5、防水、保溫、防腐工程的工藝現(xiàn)場(chǎng)； 6、采用新材料、新技術(shù)、新工藝等施工情況； 7、質(zhì)量事故及處理情況。 （四）竣工后新貌 1、工程整體外觀和立面狀況； 2、消防等主要設(shè)施情況等。
（五）其它方面 1、工程總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)方案圖 2、開(kāi)工、竣工儀式； 3、施工建設(shè)中的重要活動(dòng)、重大事件； 4、工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收情況； 5、竣工驗(yàn)收情況。 其中：開(kāi)工前原貌、基礎(chǔ)處理、隱蔽工程、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣工后新貌為聲像檔案資料歸檔的必備內(nèi)容。
三、聲像檔案資料的歸檔要求 1、總體要求 移交歸檔的聲像檔案資料，應(yīng)當(dāng)真實(shí)全面地反映工程面貌和建設(shè)情況，必備內(nèi)容應(yīng)當(dāng)齊全；要按有關(guān)要求整理立卷，制成光盤(pán)，并填寫(xiě)聲像檔案著錄卡。 2、照片檔案資料歸檔要求 （1）照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫(huà)面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象； （2）照片應(yīng)一律洗印成6寸的彩色照片； （3）數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)盡量使用不低于400萬(wàn)像素的數(shù)碼相機(jī)拍攝； （4）照片整理時(shí)，應(yīng)注明拍攝內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等； （5）照片的數(shù)量視工程項(xiàng)目而定，一般不少于30張。
3、錄像檔案資料歸檔要求 （1）錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用DV攝像機(jī)或比DV攝像機(jī)拍攝效果更好的機(jī)器拍攝； （2）錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)主題明確，圖像穩(wěn)定、畫(huà)面清晰，色彩真實(shí)； （3）錄像帶應(yīng)當(dāng)材質(zhì)完好，沒(méi)有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落現(xiàn)象； （4）錄像檔案資料片長(zhǎng)一般不少于30分鐘，并配有相應(yīng)的文字說(shuō)明； （5）專(zhuān)題錄像片應(yīng)當(dāng)結(jié)構(gòu)完整，片長(zhǎng)一般為5-10分鐘，并附有解說(shuō)詞稿。 4、錄音檔案資料歸檔要求 （1）錄音檔案資料應(yīng)當(dāng)內(nèi)容完整，聲音清楚，材質(zhì)完好； （2）每盒錄音帶應(yīng)當(dāng)配有錄音文字整理材料，注明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物。
5、聲像檔案的編制、整理由建設(shè)單位指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，依照工程聲像檔案的編制要求，根據(jù)工程進(jìn)度和階段進(jìn)行編制，在編制過(guò)程中，及時(shí)與城建檔案館聯(lián)系，接受城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 四、建設(shè)工程聲像檔案歸檔程序及有關(guān)事項(xiàng) 1、建設(shè)工程聲像檔案是建設(shè)工程竣工檔案的重要組成部分，應(yīng)與建設(shè)工程檔案一道進(jìn)行監(jiān)督管理和備案。
工程建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程形成的聲像檔案進(jìn)行收集和歸檔，在工程竣工驗(yàn)收前，一并和其它載體形式的工程檔案報(bào)送市城建檔案館進(jìn)行提前預(yù)驗(yàn)收；驗(yàn)收合格后，由城建檔案館出具《建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)》，方可辦理工程竣工備案等手續(xù)。不報(bào)送聲像檔案的，市城建檔案館不予驗(yàn)收竣工工程檔案。
2.建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向城建檔案館報(bào)送包括聲像檔案在內(nèi)的一套完整的竣工檔案。
4.人事檔案如何歸檔
八個(gè)要點(diǎn)：1.抓思想認(rèn)識(shí)；2.抓制度建設(shè)；3.抓收集歸檔；4.抓整理裝訂；5.抓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；6.抓信息現(xiàn)代化管理；7.抓優(yōu)質(zhì)服務(wù)；8.抓資源挖掘. 一份范本： 一、檔案調(diào)入須知： 1、存檔條件： 1）各類(lèi)企事業(yè)單位的具有中專(zhuān)以上學(xué)歷的在職專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、合同制工人和管理人員。
2）經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)接受派遣到不同所有制形式的企事業(yè)單位的大中專(zhuān)應(yīng)屆畢業(yè)生。 3）轉(zhuǎn)業(yè)或復(fù)員到地方單位、企業(yè)或要求自謀職業(yè)的軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部或復(fù)員軍人。
4）存檔年齡：男50歲以下，女在45歲以下。 5）單位人事代理存檔人員條件可放寬。
2、存檔程序： 1）、本人持身份證來(lái)中心簽訂《個(gè)人委托人事代理協(xié)議書(shū)》、開(kāi)具調(diào)令。存檔管理費(fèi)20元/人/月 2）、憑調(diào)函回原檔案所在單位調(diào)轉(zhuǎn)檔案及行政、工資關(guān)系。
二、檔案調(diào)出須知 本人持身份證、存檔憑證、調(diào)令（調(diào)令必須上是經(jīng)組織部門(mén)批準(zhǔn)有人事檔案管理權(quán)限單位開(kāi)具的）來(lái)辦理。（如系委托辦理必須持有委托書(shū)，經(jīng)辦人須持身份證）辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)前須結(jié)清存檔費(fèi)，存檔費(fèi)須交至提擋當(dāng)月。
1、單位委托存檔須出具委托單位的同意調(diào)出函。 2、調(diào)往外省市需提交外省市地、市級(jí)以上人事局出具的調(diào)令（戶(hù)口遷到外省市），如戶(hù)口不遷到外地，人事檔案關(guān)系調(diào)往外地時(shí)需地或縣級(jí)以上政府人事部門(mén)所屬人才機(jī)構(gòu)出具的調(diào)令。
3、若黨組織關(guān)系、社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系在人才中心的也須隨檔案一同轉(zhuǎn)出。 4、在調(diào)出之日還有剩余存檔費(fèi)并符合合同約定的退費(fèi)條件，請(qǐng)持原始收據(jù)和存檔憑證辦理退費(fèi)。
三、集體存檔轉(zhuǎn)個(gè)人存檔手續(xù) 存檔人員持： 1、身份證、單位同意調(diào)出函（注明單位交費(fèi)時(shí)間段）； 2、簽訂新的存檔合同。
